【2025年最新版】会議室予約システムおすすめ3選

会議室予約システムとは？

会議室予約システムとは、企業や組織内の会議室や共有スペースを効率的に管理し、予約プロセスを合理化するためのソフトウェアツールです。

このシステムは、会議室の予約と入退室など会議室運営に関する業務を自動化し、空き状況を簡単に把握できることから、業務の生産性を向上させます。

ユーザーが会議の種類や必要な設備、参加者数に応じて最適な部屋を選択し、ワンクリックで予約を完了できる機能を持ち、リマインダー機能や予約の変更・キャンセルも容易に行えるため、柔軟で効率的な会議運営が実現されます。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムの主な機能は次の通りです。

会議室予約システムのメリット

会議室予約システムのメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 1

  会議室の空き状況をリアルタイムで把握できるため、効率的なスケジュール管理が可能になる
• 2

  予約プロセスが自動化されることで、手間や時間を大幅に削減できる
• 3

  必要な設備や参加者数に応じた最適な部屋を簡単に選択できるため、会議の質を向上させる
• 4

  リマインダー機能により、予約忘れや遅刻を防止できる
• 5

  予約の変更やキャンセルが容易に行えるため、柔軟な対応が可能になる
• 6

  データ分析機能を活用することで、利用状況を把握し、リソースの最適化が図れる
• 7

  複数のユーザーが同時にアクセスできるため、チームのコラボレーションが促進される

会議室の空き状況をリアルタイムで把握できるため、重複予約を防ぎ、効率的なスケジュール管理が実現します。

これにより、会議の準備や進行がスムーズになり、業務全体の生産性向上に寄与します。

予約プロセスが自動化されることで、手間や時間を大幅に削減できます。

ユーザーは煩雑な手続きから解放され、迅速に予約を完了できるため、業務に集中しやすくなります。

これにより、従業員の効率が向上し、全体の生産性向上に寄与します。

必要な設備や参加者数に応じた最適な部屋を簡単に選択できるため、会議の質が向上します。

これにより、参加者は快適な環境で議論を進めることができ、より効果的なコミュニケーションが実現します。

リマインダー機能により、予約忘れや遅刻を防止できます。

事前に通知を受け取ることで、参加者は会議に対する意識を高め、時間通りに集まることができるため、会議の効率が向上します。

予約の変更やキャンセルが容易に行えるため、突発的な予定変更にも柔軟に対応できます。

これにより、参加者のニーズに応じた最適な会議設定が可能となり、スムーズな運営が実現します。

データ分析機能を活用することで、会議室の利用状況を把握し、リソースの最適化が可能になります。

これにより、利用の少ない会議室を特定し、必要に応じた改善策を講じることができ、コスト削減や効率的なスペース活用が実現します。

複数のユーザーが同時にアクセスできるため、チーム内でのコラボレーションが促進されます。

これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、情報共有が円滑に行えるため、業務の効率がさらに向上します。

会議室予約システムの選び方のポイント

• 1

  目的に合った機能があるか
• 2

  ツールの使いやすさ（UI/UX）
• 3

  費用対効果が高いか
• 4

  サポート体制が充実しているか
• 5

  他のシステムとの連携が可能か

会議室予約システムを選ぶ際には、まずそのシステムが自社のニーズに合った機能を提供しているかを確認することが重要です。

例えば、予約の際に必要な設備（プロジェクターやホワイトボードなど）を選択できる機能や、会議の種類に応じて最適な部屋を自動的に提案する機能があると便利です。

また、参加者数に基づいて適切な広さの部屋を選ぶことができるかも検討ポイントです。

さらに、リマインダー機能や、予約の変更・キャンセルが簡単に行えるかどうかも考慮すべきです。

これらの機能が充実していることで、会議の運営がスムーズになり、業務の効率化が図れます。

ツールの使いやすさ（UI/UX）は、会議室予約システムを選ぶ際の重要なポイントです。

直感的な操作が可能なインターフェースは、ユーザーの負担を軽減し、スムーズな予約体験を提供します。

特に、初めてシステムを利用するユーザーや、ITに不慣れな社員でも簡単に扱えることが求められます。

視覚的にわかりやすいカレンダー表示や、必要な情報が一目で確認できるダッシュボードは、業務の効率化に寄与します。

また、モバイル対応のアプリケーションがあれば、外出先からでも簡単に予約を行えるため、利便性が一層向上します。

これらの要素を考慮することで、ユーザーのストレスを減らし、会議運営をより円滑に進めることができるでしょう。

費用対効果が高いか

会議室予約システムを選ぶ際には、導入コストや運用コストを十分に検討することが重要です。

初期投資としてのライセンス料やシステム設定費用に加え、月々の利用料やメンテナンス費用なども考慮する必要があります。

また、システムの機能が業務効率を向上させることで、長期的にはコスト削減につながる可能性もあります。

たとえば、会議の重複予約や不適切なスペースの利用を防ぐことで、無駄な時間やリソースを削減できます。

さらに、導入後のサポートやアップデートが費用に含まれているかも確認し、全体のコストパフォーマンスを評価することが、賢い選択につながります。

会議室予約システムを選ぶ際には、サポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。

システム導入後にトラブルが発生した場合や、操作方法についての疑問が生じた際に、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポートがあることは、ユーザーにとって大きな安心材料となります。

具体的には、電話やメールでの問い合わせに加え、チャットサポートやFAQページの充実度も確認しましょう。

また、定期的なウェビナーやトレーニングセッションを提供しているかどうかもチェックポイントです。

これらのサポートが充実していることで、システムを最大限に活用し、業務効率の向上に寄与することが期待できます。

他のシステムとの連携が可能かも、会議室予約システムを選ぶ際の重要な要素です。

特に、カレンダーアプリやプロジェクト管理ツール、社内コミュニケーションツールとの統合ができると、スムーズな業務運営が実現します。

例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookとの連携があれば、予約状況を一目で把握でき、会議のスケジュール調整が容易になります。

また、CRMシステムとの連携により、顧客との打ち合わせ予約を自動化することも可能です。

これにより、情報の一元管理が促進され、業務の効率化が図れるため、システム選定時には連携機能の充実度を確認することが重要です。

主要会議室予約システム3選の比較表

ここでは、主要な会議室予約システム3選を比較します。

それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、会議室予約システムを検討している方は参考にしてください。

会議室予約システムおすすめ3選

1.予約ルームズ - 株式会社RECEPTIONIST

予約ルームズ

株式会社RECEPTIONIST

効率的な会議室予約管理ツール

「予約ルームズ」は、会議室の予約管理を効率化するクラウドサービスです。カレンダー連携、マルチテナント機能、スマホ対応の簡単な予約管理が特徴で、企業ニーズに応じたプランを提供。業務の生産性向上に寄与します。

Point1

Google WorkspaceやMicrosoft 365などの主要なグループウェアとカレンダー連携が可能

Point2

複数のユーザーグループや部署が利用できるマルチテナント機能を搭載

Point3

スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできる直感的なユーザーインターフェース

引用元: https://rooms.receptionist.jp/

詳細

2.SmartRooms - 株式会社内田洋行

SmartRooms

株式会社内田洋行

企業の会議室予約を効率化するツール

「SmartRooms」は、内田洋行が提供する会議室予約システムで、500社以上の実績があります。多様なグループウェアと連携し、端末も幅広く対応。専用サーバー不要で導入コストを抑え、柔軟な規模対応が可能です。企業の生産性向上に寄与します。

Point1

主要なグループウェアとシームレスに連携可能(サイボウズ、Microsoft 365、Google Workspaceなど)

Point2

Android、Windows、iOS対応の端末からアクセス可能

Point3

専用サーバー不要で、導入コストを抑えられる

引用元: https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

詳細

3.Acall(アコール) - Acall株式会社

A

A

Acall(アコール)

Acall株式会社

リモートワーク対応のオフィス管理ツール

Acallは、会議室や座席の予約、受付自動化、データ分析機能を備えたオフィスファシリティ管理ソリューションです。リモートワークやハイブリッドワークに対応し、効率的なオフィス運営を支援します。7,000社以上の導入実績があります。

引用元: https://pardot.go.workstyleos.com/l/886903/2022-10-05/3w268

詳細

よくある質問

会議室予約システムに関するよくある質問をまとめました。

会議室予約システムの導入には、まず自社のニーズを明確にし、適切なソフトウェアを選定することが重要です。

その後、システムの設定やカスタマイズを行い、社内のユーザーへのトレーニングを実施します。

多くの会議室予約システムでは、リアルタイムで空き状況を確認できるダッシュボード機能があります。

ユーザーは、日付や時間を指定することで、利用可能な会議室を簡単に見つけることができます。

予約の変更やキャンセルは、システム内の予約管理機能から簡単に行えます。

通常、ユーザーは自身の予約を選択し、変更やキャンセルのオプションを選ぶことで手続きを進めることができます。

リマインダー機能は、会議室予約システムの設定画面からカスタマイズできます。

ユーザーは、通知のタイミングや方法（メール、アプリ通知など）を選択し、会議の前にリマインダーを受け取ることができます。

多くの会議室予約システムは、モバイル端末に対応したアプリやウェブサイトを提供しており、外出先からでも会議室の予約や管理が可能です。

会議室予約システムのまとめ

会議室予約システムは、現代のビジネス環境において欠かせないツールとなっています。

効率的な会議運営を実現し、業務の生産性を向上させるためには、適切なシステムの導入が求められます。

今回ご紹介した3つのシステムは、それぞれ異なる特徴や機能を持ちながらも、共通してユーザーの利便性を追求しています。

選択肢が多い中で、自社のニーズに最適なシステムを見つけることが、円滑なコミュニケーションと効果的な会議運営につながります。

ぜひ、これらの情報を参考にして、会議室予約システムの導入を検討してみてください。

業務の効率化だけでなく、従業員の満足度向上にも寄与することでしょう。