【2025年最新版】ペーパーレス会議システムおすすめ7選
更新日:
近年、企業や組織においてペーパーレス会議システムの導入が進んでいます。 これは、紙を使用せずにデジタルデバイスやソフトウェアを活用して、会議に必要な資料を効率的に配布・共有・閲覧・記録できる仕組みです。 ペーパーレスの利点は、環境への配慮だけでなく、情報の即時更新や参加者間のスムーズなコミュニケーションを実現し、会議の効率化を図れる点にあります。 2025年に向けて、より多くの企業がこのシステムを取り入れ、業務のデジタル化を進めています。 そこで本記事では、最新のペーパーレス会議システムの中から特におすすめの7選をご紹介します。 これにより、会議運営の質を向上させるためのヒントを提供します。
目次
ペーパーレス会議システムとは？
ペーパーレス会議システムとは？
ペーパーレス会議システムとは、デジタルデバイスを用いて会議資料の配布・共有・閲覧・記録を行う環境負荷の少ないシステムです。
ペーパーレス会議システムとは、紙を使用せずにデジタルデバイスやソフトウェアを活用して会議の資料配布、共有、閲覧、記録を行うシステムです。
これにより、紙資源の節約や情報の即時更新、参加者間の円滑なコミュニケーションが可能となり、効率的な会議運営を実現します。
ペーパーレス会議システムの主な機能
ペーパーレス会議システムの主な機能は次の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| PDF作成 | 高品質なPDFを生成する機能 |
| PDF編集 | PDF上のテキストやフォント、色を直接編集する機能 |
| PDF変換 | 様々なファイル形式からPDFに変換したり、PDFをWordやExcel形式に戻す機能 |
| 注釈機能 | 文書に注釈を追加したり、内容を修正することができる機能 |
| セキュリティ機能 | PDFファイルに対する暗号化やアクセス制限を設定する機能 |
| OCR機能 | スキャンした文書をテキストデータに変換し、編集可能にする機能 |
| 共有機能 | 参加者が自身のデバイスで資料を閲覧・管理できる機能 |
| 会議管理機能 | 会議のスケジュールや参加者を管理し、効率的に運営する機能 |
| リアルタイム編集 | 参加者全員が同時に文書を編集できる機能 |
| 自動記録機能 | 会議の内容を自動で記録し、後で確認できる機能 |
ペーパーレス会議システムのメリット
ペーパーレス会議システムのメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。
メリット
- 1紙資源の節約により環境保護に貢献できる
- 2情報がリアルタイムで更新され、最新の資料を共有できる
- 3参加者間のコミュニケーションが円滑になり、意見交換が活発化する
- 4会議の記録や議事録をデジタルで簡単に保存・管理できる
- 5コスト削減が可能で、印刷や配布にかかる費用が不要になる
- 6場所を選ばず、リモート参加が容易になる
1. 紙資源の節約により環境保護に貢献できる
ペーパーレス会議システムを導入することで、紙の使用を大幅に削減でき、環境への負荷を軽減します。
これにより、森林資源の保護や廃棄物削減に寄与し、持続可能な社会の実現に貢献することができます。
2. 情報がリアルタイムで更新され、最新の資料を共有できる
情報がリアルタイムで更新されることで、参加者は常に最新の資料にアクセス可能になります。
これにより、議論の進行がスムーズになり、誤解や不一致を防ぐことができ、効率的な意思決定が促進されます。
3. 参加者間のコミュニケーションが円滑になり、意見交換が活発化する
参加者間のコミュニケーションが円滑になり、意見交換が活発化します。
デジタルツールを活用することで、リアルタイムでの情報共有が可能になり、意見のフィードバックが迅速に行えるため、活発な議論が促進されます。
これにより、より多様な視点が集まり、創造的な解決策が生まれやすくなります。
4. 会議の記録や議事録をデジタルで簡単に保存・管理できる
会議の記録や議事録をデジタルで簡単に保存・管理できるため、過去の議事を迅速に検索・参照できます。
これにより、情報の一元化が図られ、次回の会議に活かすことができるため、組織の知識の蓄積にも寄与します。
5. コスト削減が可能で、印刷や配布にかかる費用が不要になる
印刷や配布にかかる費用が不要になるため、ペーパーレス会議システムはコスト削減に寄与します。
これにより、予算の有効活用が可能となり、企業の資源をより効率的に使うことができます。
6. 場所を選ばず、リモート参加が容易になる
場所を選ばずにリモート参加が可能になるため、地理的な制約がなくなります。
これにより、さまざまな場所から参加できるため、より多くの意見やアイデアが集まり、柔軟な働き方が実現します。
ペーパーレス会議システムの選び方のポイント
選び方のポイント
- 1目的に合った機能があるか
- 2ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいか
- 3デバイス間での互換性があるか
- 4セキュリティ対策がしっかりしているか
- 5サポート体制が充実しているか
1. 目的に合った機能があるか
ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、まずそのシステムが自社の会議の目的に合った機能を提供しているかを確認することが重要です。
たとえば、資料の共有に特化した機能や、リアルタイムでのコメントやフィードバックが可能なツールが求められることがあります。
また、議事録の自動生成機能やタスク管理機能など、会議後のフォローアップを容易にする機能も考慮すべきです。
これらの機能が充実していることで、会議の効率が向上し、参加者全員がスムーズに情報を共有できる環境が整います。
自社のニーズにマッチした機能を選ぶことで、より効果的な会議運営が実現できるでしょう。
2. ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいか
ペーパーレス会議システムを選ぶ際、ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいことは非常に重要です。
特に、会議に参加するメンバーは多様なバックグラウンドを持つため、誰でも簡単に操作できるインターフェースが求められます。
使いやすいデザインは、参加者がストレスなくシステムを利用できるようにし、会議のフォーカスを高めます。
また、直感的な操作性は、初めてシステムを利用する人にも優しく、トレーニングの負担を軽減します。
加えて、視覚的に分かりやすいナビゲーションや機能の配置は、効率的な情報アクセスを可能にし、会議の進行を円滑にします。
これらの要素を考慮することで、参加者全員が積極的に会議に関与できる環境を整えることができます。
3. デバイス間での互換性があるか
デバイス間での互換性は、ペーパーレス会議システムを選ぶ際の重要なポイントです。
参加者が異なるデバイスやオペレーティングシステムを使用している場合でも、スムーズに利用できることが求められます。
たとえば、PC、タブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスで同じ機能を利用できることで、誰もが快適に会議に参加できます。
また、異なるブラウザーでも対応しているかどうかも確認が必要です。
互換性が高いシステムを選ぶことで、技術的なトラブルを減少させ、会議の円滑な進行をサポートします。
これにより、参加者は集中して議論に臨むことができ、より効果的なコミュニケーションが実現します。
4. セキュリティ対策がしっかりしているか
ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、セキュリティ対策がしっかりしていることが不可欠です。
機密情報を扱う会議では、データの漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が求められます。
具体的には、データの暗号化、ユーザー認証機能、アクセス権限の設定が重要です。
また、システムが定期的にセキュリティアップデートを行っているかも確認しましょう。
さらに、万が一のトラブルに備え、バックアップ機能があることも安心材料となります。
これらのセキュリティ対策が整っていることで、参加者は安心して会議に臨むことができ、信頼性の高い環境でのディスカッションが可能となります。
5. サポート体制が充実しているか
ペーパーレス会議システムを選ぶ際、サポート体制が充実していることも重要なポイントです。
システム導入後、利用者が困った際に迅速に対応してくれるサポートが必要です。
特に、初めてシステムを使用する参加者が多い場合、トラブルシューティングや操作に関する質問に対して、電話やメール、チャットなど多様な手段でサポートが受けられることが望ましいです。
また、オンラインでのFAQやチュートリアルが充実していると、自己解決が可能になり、会議運営がスムーズになります。
これにより、システムの利便性が向上し、参加者全員が安心して会議に参加できる環境が整います。
主要ペーパーレス会議システム5選の比較表
ここでは、主要なペーパーレス会議システム5選を比較します。
それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、ペーパーレス会議システムを検討している方は参考にしてください。
| 費用目安 | 導入実績 | 特徴 | |
|---|---|---|---|
 moreNOTE |
|
|
|
 スマートセッション |
|
|
|
 ECO Meeting CLOUD |
|
|
|
S SmartDiscussion |
|
|
|
l letaria |
|
|
ペーパーレス会議システムおすすめ7選
1.moreNOTE - 富士ソフト株式会社
moreNOTE
富士ソフト株式会社
クラウドで資料管理するペーパーレス会議ツール
moreNOTEは、富士ソフトが提供するペーパーレス会議システムで、資料をクラウドで一元管理し、リアルタイムでの共有と編集を可能にします。効率的な会議運営と環境保護を実現し、リモートワークにも対応した柔軟なビジネスツールです。
画像引用元:https://www.morenote.jp/
料金プラン
PRポイント
2.スマートセッション - 日本インフォメーション株式会社
スマートセッション
日本インフォメーション株式会社
直感的操作が可能なペーパーレス会議ツール
「スマートセッション」は、直感的に操作できるペーパーレス会議システムで、セキュリティと操作の簡便さを両立。画面同期、手書きメモ、キーワード検索機能を備え、業務効率を向上させ、DX推進を支援します。
画像引用元:https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/
料金プラン
PRポイント
3.ECO Meeting CLOUD - 株式会社エステック
ECO Meeting CLOUD
株式会社エステック
環境配慮型ペーパーレス会議システムツール
ECO Meeting CLOUDは、iPadを利用したペーパーレス会議システムで、環境配慮とコスト削減を重視。多要素認証やAD/LDAP連携、柔軟な料金体系を提供し、企業のエコ活動を支援します。リモート会議にも対応し、効率的な会議運営を実現します。
画像引用元:https://ecomeeting.jp/em/
料金プラン
PRポイント
4.SmartDiscussion - キッセイコムテック株式会社
SmartDiscussion
キッセイコムテック株式会社
資料管理と表示が即時にできる会議支援ツール
SmartDiscussionは、iPadやWindowsタブレット向けのペーパーレス会議システムで、資料の即時差替えや2画面表示が可能です。月額35,000円で導入でき、会議の質と効率を向上させるため、多くの企業で利用されています。
画像引用元:https://www.kicnet.co.jp/mobile/smartdiscussion/lp/
料金プラン
PRポイント
5.letaria - エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社
letaria
エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社
ブラウザ利用の簡単なWeb会議ツール
letariaは、日本生まれの簡単に使えるWeb会議サービスで、アプリ不要でブラウザから利用可能です。録音・録画、チャット、画面共有など基本機能に加え、資料共有や発表者同期、リアクション機能、そして特定の相手へのチャットが特徴です。最大4人の画面共有も可能で、業務効率化やコミュニケーション活性化に貢献します。
画像引用元:https://www.nttcom.co.jp/dscb/letaria/
料金プラン
PRポイント
6.MetaMoJi Share for Business - 株式会社 MetaMoJi
MetaMoJi Share for Business
株式会社 MetaMoJi
リアルタイム資料共有を実現する会議効率化ツール
「MetaMoJi Share for Business」は、リアルタイムでの資料共有を通じてペーパーレス会議を効率化するシステムです。メモや指示を即時に書き込め、議事録も自動生成。多様なデバイスに対応し、働き方改革を促進します。
画像引用元:https://metamoji.com/jp/
PRポイント
7.SideBooksクラウド本棚 - 東京インタープレイ株式会社
SideBooksクラウド本棚
東京インタープレイ株式会社
組織文書を安全に管理・共有するクラウドツール
SideBooksクラウド本棚は、組織内の文書をセキュアに管理・共有できるクラウドベースのシステムです。会議機能や無限階層の文書管理機能を備え、ペーパーレス化や業務効率化を実現し、リモートワークにも対応しています。
画像引用元:https://sidebooks.jp/
料金プラン
PRポイント
よくある質問
ペーパーレス会議システムに関するよくある質問をまとめました。
Q1. ペーパーレス会議システムのメリットは何ですか？
ペーパーレス会議システムの主なメリットには、紙資源の節約、情報の即時更新、参加者間のリアルタイムなコミュニケーションの向上、そして会議の効率化が含まれます。
また、環境への配慮も大きな利点です。
Q2. ペーパーレス会議システムはどのように導入しますか？
システムの導入はまず、適切なソフトウェアやアプリを選定することから始まります。
次に、社内でのトレーニングと導入プロセスを設け、参加者が新しいシステムに慣れる時間を確保することが重要です。
Q3. ペーパーレス会議システムはどのデバイスで使用できますか？
ペーパーレス会議システムは、通常、パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデジタルデバイスで利用可能です。
多くのシステムはクラウドベースであるため、インターネット接続さえあればさまざまなデバイスからアクセスできます。
Q4. セキュリティはどのように確保されていますか？
ペーパーレス会議システムは、データの暗号化やアクセス制御、認証機能などのセキュリティ対策を講じています。
これにより、機密情報の漏洩を防ぎ、安全な情報共有が可能になります。
Q5. コスト削減にどのくらい貢献しますか？
ペーパーレス会議システムを導入することで、印刷費や紙代、保管スペースのコストを大幅に削減できます。
具体的なコスト削減額は、企業の規模や会議の頻度に依存しますが、長期的には大きな節約が期待できます。
ペーパーレス会議システムのまとめ
ペーパーレス会議システムは、効率的な会議運営を実現し、持続可能なビジネス環境を構築するための強力なツールです。
デジタル技術を活用することで、従来の会議の煩雑さを解消し、参加者間のコミュニケーションを円滑にします。
これからの時代、ペーパーレスを選択することは、企業の競争力を高める重要なステップとなるでしょう。
今回ご紹介したシステムの中から、自社のニーズに最適な選択を行い、会議の質を向上させる一助としてください。
未来の会議は、紙の束ではなく、デジタルの力で進化していくのです。
この記事の著者
O!Product編集部
ITツール・サービス・メディアなどあらゆるビジネスプロダクトに関する最新情報、用語解説、選び方のポイントなどを発信します。機能などの基本情報から実践的なアドバイスまで、業界の動向を追いながら信頼性の高いコンテンツをお届けします。 ビジネスの成功をサポートするために、常に最新の知識と情報を提供しています。