【2025年最新版】ペーパーレス会議システムおすすめ6選

ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、紙を使用せずにデジタルデバイスやソフトウェアを活用して会議の資料配布、共有、閲覧、記録を行うシステムです。

これにより、紙資源の節約や情報の即時更新、参加者間の円滑なコミュニケーションが可能となり、効率的な会議運営を実現します。

ペーパーレス会議システムの主な機能

ペーパーレス会議システムの主な機能は次の通りです。

ペーパーレス会議システムのメリット

ペーパーレス会議システムのメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 1

  紙資源の節約により環境負荷を軽減できる
• 2

  会議資料の即時更新が可能で、情報の正確性を保てる
• 3

  参加者間での情報共有が容易になり、コミュニケーションが向上する
• 4

  会議の進行がスムーズになり、時間を効率的に活用できる
• 5

  デジタルデバイスを使用することで、場所を選ばずに参加できる柔軟性がある
• 6

  会議の記録や議事録を自動生成する機能により、作業負担を軽減できる

ペーパーレス会議システムを導入することで、印刷や配布にかかるコストが削減され、紙資源の消費を抑えることができます。

これにより、環境負荷が軽減され、持続可能な社会への貢献が期待されます。

会議資料をデジタル化することで、最新の情報に即座にアクセスできるため、参加者全員が同じ内容に基づいて議論を進めることができます。

これにより、情報の正確性が保たれ、誤解を避けることが可能になります。

参加者がリアルタイムで資料にアクセスできるため、意見や質問を迅速に共有できます。

これにより、議論が活発になり、より多角的な視点からの意見交換が促進され、会議の質が向上します。

会議中に資料を瞬時に表示・切り替えができるため、進行がスムーズになります。

これにより、時間を無駄にすることなく、効率的に議論を進めることができるため、全体の生産性が向上します。

デジタルデバイスを活用することで、参加者はオフィスや自宅など、どこからでも会議に参加可能です。

この柔軟性により、移動時間の削減やリモートワークの促進が実現し、より効率的な働き方が可能になります。

会議の記録や議事録を自動生成する機能を活用することで、手作業による記録の負担を軽減できます。

これにより、参加者は議論に集中でき、重要なポイントを逃すことなく、効率的な情報管理が実現します。

ペーパーレス会議システムの選び方のポイント

• 1

  目的に合った機能が備わっているか
• 2

  使いやすさ（UI/UX）が優れているか
• 3

  セキュリティ対策が充実しているか
• 4

  サポート体制が整っているか
• 5

  他のツールとの連携が可能か

ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、まずそのシステムが自社の目的に合った機能を備えているかを確認することが重要です。

たとえば、資料の共有やリアルタイムのコメント機能、議事録作成機能など、会議の進行を円滑にするためのツールが充実しているかをチェックしましょう。

また、参加者が簡単にアクセスできるよう、デバイスに依存せずに利用できるプラットフォームであることも大切です。

さらに、ビデオ会議やチャット機能など、リモート参加者を考慮した機能が整っているかもポイントです。

これらの機能が充実していることで、会議の質が向上し、効率的な議論が可能となります。

ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、使いやすさ（UI/UX）が非常に重要です。

直感的なインターフェースは、参加者がスムーズに操作できることを意味します。

特に、初めて利用するメンバーが多い場合、システムの使い方が複雑だと、会議の進行に支障をきたす可能性があります。

シンプルかつ分かりやすいデザインが施されていること、また、必要な機能に容易にアクセスできることが求められます。

さらに、モバイルデバイスでも快適に使用できるレスポンシブデザインがあれば、出先からでも会議に参加しやすくなり、全体の生産性が向上します。

ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、セキュリティ対策が充実していることが不可欠です。

会議では機密情報や重要なデータが扱われるため、適切なセキュリティ機能が求められます。

具体的には、データの暗号化、ユーザー認証機能、アクセス制御などが挙げられます。

特に、参加者が異なる場所からアクセスする場合、情報漏洩を防ぐための対策が重要です。

また、定期的なセキュリティアップデートや脆弱性への迅速な対応が行われているシステムを選ぶことで、安心して利用できる環境が整います。

十分なセキュリティが確保されていることは、会議の信頼性を高める要素となります。

ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、サポート体制が整っていることも重要なポイントです。

導入後に問題が発生した場合、迅速かつ適切なサポートを受けられることは、システムの利用を円滑に進めるために欠かせません。

特に、初めて使うユーザーやトラブルが発生した際には、充実したFAQやオンラインヘルプ、チャットサポートなどがあると安心です。

また、定期的なトレーニングやウェビナーを提供しているシステムでは、参加者がより効果的にツールを活用できるようになります。

サポートの質が高いことで、システムへの信頼感も向上し、会議の生産性をさらに高めることが可能になります。

ペーパーレス会議システムを選ぶ際に重要なのが、他のツールとの連携が可能かどうかです。

例えば、プロジェクト管理ツールやカレンダーアプリ、メールシステムとの統合ができると、会議の準備やフォローアップがスムーズになります。

これにより、参加者は異なるプラットフォーム間で情報を簡単に共有でき、効率的な作業が実現します。

また、APIの提供やサードパーティとの連携機能が充実しているシステムを選ぶことで、自社のニーズに応じたカスタマイズが可能となり、さらなる業務効率化が期待できます。

他のツールとの連携がしっかりしていることで、ペーパーレス会議システムの利便性が高まります。

主要ペーパーレス会議システム5選の比較表

ここでは、主要なペーパーレス会議システム5選を比較します。

それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、ペーパーレス会議システムを検討している方は参考にしてください。

ペーパーレス会議システムおすすめ6選

1.moreNOTE - 富士ソフト株式会社

moreNOTE

富士ソフト株式会社

クラウドで資料管理するペーパーレス会議ツール

moreNOTEは、富士ソフトが提供するペーパーレス会議システムで、資料をクラウドで一元管理し、リアルタイムでの共有と編集を可能にします。効率的な会議運営と環境保護を実現し、リモートワークにも対応した柔軟なビジネスツールです。

Point1

会議に必要な資料を事前にアップロードし、参加者全員がリアルタイムで閲覧可能

Point2

クラウド上で資料を一元管理し、どのデバイスからでもアクセスできる

Point3

資料の変更が即座に全デバイスに反映され、常に最新情報を共有

引用元: https://www.morenote.jp/

詳細

2.スマートセッション - 日本インフォメーション株式会社

スマートセッション

日本インフォメーション株式会社

直感的操作が可能なペーパーレス会議ツール

「スマートセッション」は、直感的に操作できるペーパーレス会議システムで、セキュリティと操作の簡便さを両立。画面同期、手書きメモ、キーワード検索機能を備え、業務効率を向上させ、DX推進を支援します。

Point1

直感的に利用できる操作性

Point2

セキュリティ対策が万全で安心

Point3

ペーパーレス会議を実現する機能

引用元: https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/

詳細

3.ECO Meeting CLOUD - 株式会社エステック

ECO Meeting CLOUD

株式会社エステック

環境配慮型ペーパーレス会議システムツール

ECO Meeting CLOUDは、iPadを利用したペーパーレス会議システムで、環境配慮とコスト削減を重視。多要素認証やAD/LDAP連携、柔軟な料金体系を提供し、企業のエコ活動を支援します。リモート会議にも対応し、効率的な会議運営を実現します。

Point1

ペーパーレス会議を実現し、印刷コストや廃棄物を削減

Point2

多要素認証機能でセキュリティを強化

Point3

AD/LDAP認証サーバーとの連携により、ユーザー管理が容易

引用元: https://ecomeeting.jp/em/

詳細

4.SmartDiscussion - キッセイコムテック株式会社

S

S

SmartDiscussion

キッセイコムテック株式会社

資料管理と表示が即時にできる会議支援ツール

SmartDiscussionは、iPadやWindowsタブレット向けのペーパーレス会議システムで、資料の即時差替えや2画面表示が可能です。月額35,000円で導入でき、会議の質と効率を向上させるため、多くの企業で利用されています。

Point1

資料の即時差替え機能による最新情報の提供

Point2

タブレットの2画面表示切替え機能での情報の同時把握

Point3

月額35,000円でのコストパフォーマンスの良さ

引用元: https://www.kicnet.co.jp/mobile/smartdiscussion/lp/

詳細

5.MetaMoJi Share for Business - 株式会社 MetaMoJi

MetaMoJi Share for Business

株式会社 MetaMoJi

リアルタイム資料共有を実現する会議効率化ツール

「MetaMoJi Share for Business」は、リアルタイムでの資料共有を通じてペーパーレス会議を効率化するシステムです。メモや指示を即時に書き込め、議事録も自動生成。多様なデバイスに対応し、働き方改革を促進します。

Point1

リアルタイム資料共有が可能で、参加者全員が同時にメモやコメントを追加できる

Point2

ペーパーレス化を実現し、コスト削減と環境への配慮を促進

Point3

会議中に書き込まれたメモや指示を自動的に記録し、議事録として保存

引用元: https://metamoji.com/jp/

詳細

6.SideBooksクラウド本棚 - 東京インタープレイ株式会社

SideBooksクラウド本棚

東京インタープレイ株式会社

組織文書を安全に管理・共有するクラウドツール

トライアルあり

SideBooksクラウド本棚は、組織内の文書をセキュアに管理・共有できるクラウドベースのシステムです。会議機能や無限階層の文書管理機能を備え、ペーパーレス化や業務効率化を実現し、リモートワークにも対応しています。

Point1

クラウド上での電子文書のセキュアな管理と共有

Point2

会議の時間や参加者を管理する会議機能

Point3

ページ通知機能により迅速な情報共有が可能

引用元: https://sidebooks.jp/

詳細

よくある質問

ペーパーレス会議システムに関するよくある質問をまとめました。

ペーパーレス会議システムには、会議資料のデジタル配布、リアルタイムの共有、議事録の作成、参加者間のチャット機能、投票機能、そして会議の録画やアーカイブなど、さまざまな機能があります。

ペーパーレス会議システムを導入することで、紙資源の節約、情報の迅速な更新、参加者間のコミュニケーションの円滑化、会議の効率化、そして環境への配慮など、多くのメリットがあります。

ペーパーレス会議システムは、PC、タブレット、スマートフォンなど、インターネットに接続できるデジタルデバイスで利用可能です。

多くのペーパーレス会議システムは、データの暗号化やアクセス制限、ユーザー認証などのセキュリティ機能を備えており、機密情報を保護するための配慮がされています。

ペーパーレス会議システムの導入コストは、選択するシステムの種類や機能に依存しますが、初期投資と月額料金が発生する場合があります。

具体的なコストは各プロバイダーに確認することが重要です。

ペーパーレス会議システムのまとめ

ペーパーレス会議システムは、現代のビジネスシーンにおいて欠かせないツールとなっています。

効率的な情報共有やコミュニケーションの向上に寄与し、環境への配慮も実現できます。

今回ご紹介した6つのシステムは、それぞれ異なる特徴を持ち、企業や組織のニーズに応じた選択が可能です。

導入を検討する際には、機能やコスト、ユーザビリティをしっかりと比較し、自社に最適なシステムを見つけることが重要です。

ペーパーレス化を進めることで、会議の質を向上させ、業務効率を一層高めていきましょう。

これからの会議スタイルをよりスマートに、そして持続可能に進化させるために、ぜひペーパーレス会議システムを取り入れてみてください。