【2025年最新版】文書電子化サービス（スキャニング）おすすめ6選
更新日:
現代のビジネス環境において、文書管理の効率化は企業の競争力を左右する重要な要素となっています。 特に、紙媒体の書類をデジタル化する文書電子化サービス（スキャニング）は、業務のスピードアップやコスト削減に寄与します。 膨大な量の請求書や契約書、報告書を手軽に管理できるようになり、オフィススペースの有効活用も実現します。 しかし、選択肢が多い中で、どのサービスを利用するかは悩ましい問題です。 本記事では、2025年におすすめの文書電子化サービスを厳選し、それぞれの特徴や利点を紹介します。 あなたのビジネスに最適なサービスを見つける手助けとなれば幸いです。
目次
文書電子化サービス（スキャニング）とは？
文書電子化サービス（スキャニング）とは？
文書電子化サービス（スキャニング）とは、紙媒体のビジネス書類をデジタルフォーマットに変換する専門業者によるサービスです。
文書電子化サービス（スキャニング）とは、企業や組織が保有する紙媒体のビジネス書類をデジタルフォーマットに変換するプロセスを外部の専門業者が代行するサービスを指します。
このサービスは、請求書や契約書、報告書など多岐にわたる書類を高精度なスキャナで読み取り、検索可能なデータに変換することで、効率的な情報管理と迅速なアクセスを可能にします。
これにより、物理的な資料の管理負担を軽減し、オフィススペースの最適化や業務プロセスの効率化を促進します。
文書電子化サービス（スキャニング）の主な機能
文書電子化サービス（スキャニング）の主な機能は次の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 文書スキャニング | 紙の文書をスキャンしてデジタルフォーマット（PDF、JPEGなど）に変換する機能 |
| データ保存 | スキャンした文書をCD-RやDVD-Rなどのメディアに保存する機能 |
| OCR処理 | スキャンした文書の文字を認識し、検索可能なデジタルデータに変換する機能 |
| 大容量対応 | 大量の文書を短期間でスキャンできる機能 |
| フォーマット多様性 | 様々なフォーマット（PDF、JPEG、TIFFなど）でのデータ保存に対応する機能 |
| 原本の保護 | スキャン中に原本を傷めずにデジタル化する機能 |
| 検索機能の強化 | スキャンしたデータに対して効率的な検索を可能にする機能 |
| データ管理機能 | スキャンした文書を整理・分類し、管理する機能 |
| API連携 | 外部システムと連携し、データ利用を効率化する機能 |
| 即時確認 | スキャン後にすぐに文書を確認できる機能 |
| 高解像度スキャン | 高解像度でのスキャンが可能な機能 |
文書電子化サービス（スキャニング）のメリット
文書電子化サービス（スキャニング）のメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。
メリット
- 1紙媒体の書類をデジタル化することで、物理的なスペースを削減できる
- 2検索可能なデータに変換されるため、必要な情報への迅速なアクセスが可能
- 3情報管理が効率化され、業務プロセスのスピード向上に寄与する
- 4文書の紛失や劣化のリスクを軽減し、長期的な保管が容易になる
- 5セキュリティ向上に繋がり、情報漏洩リスクを低減できる
- 6共有やコラボレーションが容易になり、チームの生産性が向上する
1. 紙媒体の書類をデジタル化することで、物理的なスペースを削減できる
紙媒体の書類をデジタル化することで、オフィス内の物理的なスペースを大幅に削減できます。
これにより、整理整頓が容易になり、必要な資料を迅速に取り出せる環境が整います。
2. 検索可能なデータに変換されるため、必要な情報への迅速なアクセスが可能
検索可能なデータに変換されることで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
これにより、業務上の意思決定が迅速化し、時間の節約につながります。
結果として、業務の効率性が向上し、スタッフの生産性を最大限に引き出すことが可能となります。
3. 情報管理が効率化され、業務プロセスのスピード向上に寄与する
情報管理が効率化されることで、業務プロセスがスムーズに進行します。
デジタル化された資料は一元管理され、必要なデータを瞬時に呼び出せるため、業務のスピードが向上し、ミスや重複作業のリスクも軽減されます。
4. 文書の紛失や劣化のリスクを軽減し、長期的な保管が容易になる
デジタル化により、物理的な文書の紛失や劣化のリスクが大幅に軽減されます。
デジタルデータはバックアップが容易で、長期的な保管が可能なため、重要な情報を安全に守ることができます。
5. セキュリティ向上に繋がり、情報漏洩リスクを低減できる
デジタル化された文書は、アクセス権限を設定することでセキュリティが向上します。
これにより、情報漏洩のリスクが低減し、重要なデータを安全に管理できる環境が整います。
6. 共有やコラボレーションが容易になり、チームの生産性が向上する
デジタル化された文書は、オンラインで簡単に共有できるため、チームメンバー間のコラボレーションが促進されます。
これにより、情報の迅速な共有が可能になり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
文書電子化サービス（スキャニング）の選び方のポイント
選び方のポイント
- 1目的に応じたスキャン精度と解像度が提供されているか
- 2データセキュリティ対策が十分に整っているか
- 3サポート体制やアフターサービスが充実しているか
- 4料金プランが明確で予算に合っているか
- 5納期や処理速度が業務に適しているか
1. 目的に応じたスキャン精度と解像度が提供されているか
文書電子化サービスを選ぶ際には、目的に応じたスキャン精度と解像度が提供されているかを確認することが重要です。
例えば、契約書や法的文書などの重要な書類の場合、高解像度でのスキャンが求められます。
一方、内部報告書や一般的なメモなどは、中程度の解像度でも十分かもしれません。
さらに、スキャン後のデータが検索可能なフォーマットで提供されるかもポイントです。
これにより、必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能となり、業務の効率化に寄与します。
各業者が提供するスキャンの種類や品質を比較し、自社のニーズに最適なサービスを選定することが成功の鍵となります。
2. データセキュリティ対策が十分に整っているか
文書電子化サービスを選ぶ際、データセキュリティ対策が十分に整っているかを確認することは極めて重要です。
機密情報を含むビジネス文書がデジタル化されるため、情報漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が必須です。
具体的には、データ暗号化、アクセス制限、定期的なセキュリティ監査などが挙げられます。
また、業者がどのようなセキュリティポリシーを持ち、どの程度のトレーニングを受けたスタッフが作業に従事しているかも確認すべきです。
信頼できる業者を選ぶことで、安心して文書の電子化を進められ、企業のリスク管理にも寄与します。
3. サポート体制やアフターサービスが充実しているか
文書電子化サービスを選ぶ際には、サポート体制やアフターサービスが充実しているかも重要な要素です。
特に、スキャニング後のデータ管理やトラブルシューティングに関して、迅速かつ丁寧な対応が求められます。
例えば、スキャン後のデータに問題が生じた場合や、追加のサポートが必要な際に、どのようなサービスを提供しているのかを確認しましょう。
また、業者が提供するマニュアルやトレーニング、FAQなどのリソースも、スムーズな運用に役立ちます。
充実したサポート体制を持つ業者を選ぶことで、長期的な取引関係を築きやすくなり、安心して業務を進めることができます。
4. 料金プランが明確で予算に合っているか
料金プランが明確で予算に合っているかは、文書電子化サービスを選ぶ際の重要なポイントです。
各業者が提供する料金体系は異なり、基本料金やスキャン枚数に応じた追加料金、オプションサービスの料金などが含まれます。
事前に見積もりを取り、総費用を把握することで、予算に合ったサービスを選ぶことができます。
また、隠れたコストがないかも確認することが重要です。
明確な料金プランを持つ業者を選ぶことで、コスト管理が容易になり、予算内でのサービス利用が実現します。
透明性のある料金設定は、信頼性の指標ともなるため、慎重に比較検討することが推奨されます。
5. 納期や処理速度が業務に適しているか
文書電子化サービスを選ぶ際、納期や処理速度が業務に適しているかを確認することも重要です。
特に、業務の進行に伴い迅速なデータアクセスが求められる場合、スキャニングの処理速度がクリティカルな要素となります。
業者によっては、大量の書類を短期間で処理できる体制を整えているところもありますので、事前に納期の目安を確認しましょう。
また、急な需要に応じた柔軟な対応が可能かどうかもポイントです。
業務に支障をきたさないために、納期や処理速度が自社のニーズに適している業者を選ぶことが、成功的な文書電子化に繋がります。
主要文書電子化サービス（スキャニング）5選の比較表
ここでは、主要な文書電子化サービス（スキャニング）5選を比較します。
それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、文書電子化サービス（スキャニング）を検討している方は参考にしてください。
| 費用目安 | 導入実績 | 特徴 | |
|---|---|---|---|
ス スキャニングサービス |
| ||
文 文書電子化サービス（スマートスキャニング） |
|
| |
ス スキャニングサービス |
|
| |
ス スキャニング・文書電子化 |
|
| |
 スキャン代行サービス |
|
|
|
文書電子化サービス（スキャニング）おすすめ6選
1.スキャニングサービス - 富士フイルム株式会社
スキャニングサービス
富士フイルム株式会社
業務効率化を実現する高品質電子化ツール
富士フイルムビジネスイノベーションの「スキャニングサービス」は、最新のロボティクスとAIを活用し、高速かつ高品質に大量の紙書類を電子化します。業務効率化やデジタルトランスフォーメーションを促進し、企業のデータ利活用を支援する効果的なソリューションです。
画像引用元:https://www.fujifilm.com/fb/solution/menu/scanningservice
PRポイント
2.文書電子化サービス（スマートスキャニング） - 日本通運株式会社
文書電子化サービス（スマートスキャニング）
日本通運株式会社
高品質な業務効率化とセキュリティを実現する文書デジタル化ツール
文書電子化サービス(スマートスキャニング)は、日本通運が提供する高品質なデジタル化ソリューションで、多様な文書形式に対応。業務効率を向上させ、セキュリティを確保しながら、企業のニーズに応じたカスタマイズが可能です。
画像引用元:https://www.nittsu.co.jp/sora/security/service/smart-scanning/
料金プラン
PRポイント
3.スキャニングサービス - 株式会社大塚商会
スキャニングサービス
株式会社大塚商会
法人向け紙文書デジタル化支援ツール
大塚商会のスキャニングサービスは、法人向けに紙文書をデジタル化し、効率的な文書管理を実現します。コスト効率が高く、専門スタッフによる業務代行やオプション機能も充実。全国対応で、簡単なお見積りも可能です。
画像引用元:https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/ods/scan/solution/scan.html
料金プラン
PRポイント
4.スキャニング・文書電子化 - 株式会社アクセア
スキャニング・文書電子化
株式会社アクセア
紙文書をデジタル化する情報管理ツール
スキャニング・文書電子化サービスは、紙の文書をデジタルデータに変換し、情報管理を効率化するサービスです。多様な原稿サイズに対応し、少量からの依頼も可能で、バックアップやスペースの有効活用を促進します。セキュリティや著作権にも配慮し、業務のスピード向上に貢献します。
画像引用元:https://www.accea.co.jp/scanning/
料金プラン
PRポイント
5.スキャン代行サービス - 株式会社うるるBPO
スキャン代行サービス
株式会社うるるBPO
高精度・コスト効率の企業向けスキャンツール
株式会社うるるBPOのスキャン代行サービスは、高精度で電子化を実現し、コスト効率を重視した企業向けに設計されています。即日お見積りや短納期、専属担当者配置、ワンストップ対応、出張スキャンサービスなど、多様なニーズに柔軟に対応し、情報セキュリティにも配慮したサービスです。
画像引用元:https://www.uluru.bz/
料金プラン
PRポイント
6.そのままスキャン - 株式会社誠勝
そのままスキャン
株式会社誠勝
法人向け非破壊スキャンサービスツール
「そのままスキャン」は、法人向けに本や書類を非破壊でスキャンするサービスを提供。競争力のある料金設定と多様なスキャン対象を持ち、業務効率化を支援。前処理やOCRオプションも充実しており、5,000社以上に選ばれています。
画像引用元:https://sei-syou.com/
料金プラン
PRポイント
よくある質問
文書電子化サービス（スキャニング）に関するよくある質問をまとめました。
Q1. 文書電子化サービス（スキャニング）とは何ですか？
文書電子化サービス（スキャニング）は、企業や組織が保有する紙媒体のビジネス書類をデジタルフォーマットに変換するプロセスを外部の専門業者が代行するサービスです。
Q2. どのような書類を電子化できますか？
請求書、契約書、報告書など、さまざまなビジネス書類を電子化することが可能です。
Q3. スキャンしたデータはどのように利用できますか？
スキャンされたデータは、検索可能な形式で保存されるため、迅速に情報を検索・取得することができます。
Q4. 文書電子化サービスのメリットは何ですか？
物理的な資料の管理負担を軽減し、オフィススペースを最適化することができ、業務プロセスの効率化を促進します。
Q5. 電子化にかかる時間はどのくらいですか？
電子化にかかる時間は、書類の量や種類によって異なりますが、一般的には数日から数週間程度です。
Q6. データのセキュリティはどうなっていますか？
文書電子化サービスを提供する業者は、高度なセキュリティ対策を講じており、データの保護に努めています。
Q7. 自社でスキャンするのと、外部業者に依頼するのはどちらが良いですか？
外部業者に依頼することで、高精度なスキャナを使用し、効率的に作業を行うため、特に大量の書類がある場合には外部業者の利用が推奨されます。
文書電子化サービス（スキャニング）のまとめ
文書電子化サービス（スキャニング）は、企業の情報管理を効率化し、業務の生産性を向上させる重要な手段です。
ご紹介したおすすめのサービスを活用することで、紙媒体の書類管理から解放され、迅速な情報アクセスが実現します。
特に、デジタル化の進展が求められる今、適切なサービスを選ぶことは、企業の競争力を高める鍵となります。
ぜひ、各サービスの特徴を比較し、自社に最適な文書電子化のパートナーを見つけてください。
未来に向けた一歩を踏み出し、業務の効率化とコスト削減を実現しましょう。
この記事の著者
O!Product編集部
ITツール・サービス・メディアなどあらゆるビジネスプロダクトに関する最新情報、用語解説、選び方のポイントなどを発信します。機能などの基本情報から実践的なアドバイスまで、業界の動向を追いながら信頼性の高いコンテンツをお届けします。 ビジネスの成功をサポートするために、常に最新の知識と情報を提供しています。