介護請求のPDFをLINE配信、郵送コスト最大64%削減する新機能
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株式会社クラブネッツは、介護事業者と利用者・ご家族をつなぐコミュニケーションプラットフォーム「CareLoop」に、請求書や領収書のPDFをアップロードするだけで自動解析・配信できる新機能「PDFスキャン配信」を追加しました。介護業界では人手不足とコスト高騰を背景にペーパーレス化が急務ですが、施設ごとに請求ソフトが異なることや、デジタル配信と郵送対応の二重管理が課題となっていました。この新機能により、請求ソフトの種類を問わず、LINEやメールへの自動配信と郵送用データの自動作成までを一気通貫で行えます。これにより、介護事業者は業務負担を減らし、ご家族とのコミュニケーションに集中できるようになります。
ポイント
- 1クラブネッツが介護向けプラットフォームCareLoopにPDFスキャン配信機能を追加
- 2請求ソフトを問わずPDFをアップロードするだけでLINEやメールに自動配信
- 3郵送コストを1通あたり実質約70円、最大64%削減
開発の背景
介護業界では、人手不足やコスト高騰を背景に、請求業務のペーパーレス化が急務となっています。しかし、施設ごとに異なる請求ソフトを使用しているためシステムの統一が難しく、デジタル配信と郵送対応を二重に管理する負担が電子化の妨げになっていました。株式会社クラブネッツは、こうした現場の負担を軽減し、本来の目的である「より良い介護と、ご家族とのコミュニケーション」に注力できるよう、新機能を開発しました。
新機能「PDFスキャン配信」の仕組み
新機能「PDFスキャン配信」は、請求ソフトの種類を問わず利用できます。施設の担当者は、いつもの請求ソフトから出力した請求書や領収書のPDFを管理画面にアップロードするだけで、システムがクラウドOCRでデータを自動解析し、利用者情報と紐付けて個別にLINEやメールへ配信します。1つのPDFに複数人や複数事業所分のデータが含まれていても、自動で振り分けます。ご家族には紙と同じデザインで請求書が届くため、混乱や問い合わせを防げます。
郵送対応とコスト削減
LINEやメール配信を希望するご家族と、紙での郵送を希望するご家族が混在する場合でも、二重管理の手間は発生しません。郵送が必要なご家族の分だけをまとめたPDFをシステムが自動生成するため、担当者は印刷して送るだけで作業が完了します。また、切手代や封筒代、印刷代などの郵送コストを、1通あたり実質約70円、最大64%削減できます。これは、従来の郵送コスト（切手代110円＋紙・封筒代等）に対し、CareLoop導入時の1通あたり実質約40円への削減実績に基づく数値です。
CareLoopの特長と今後の展開
CareLoopは、請求書のデジタル化だけでなく、日常の様子の共有、WEB面会予約、施設からの重要なお知らせや同意取得など、介護現場のアナログ対応をデジタル化するプラットフォームです。普及率の高いLINEを窓口にすることで、請求書・領収書の配信に加え、日々のお知らせや緊急時の安否確認もスムーズに行えます。株式会社クラブネッツは、本機能の提供により、経費削減と現場の業務効率化を同時に実現し、ご家族と便利につながる安心を構築していくとしています。
Q&A
Q. PDFスキャン配信とは何ですか？
A. 請求書や領収書のPDFをアップロードするだけで、システムが自動解析してLINEやメールに配信してくれる機能です。郵送用データの作成も自動で行えます。
Q. どんな請求ソフトでも使えますか？
A. 一部を除き、請求ソフトの種類を問わず利用できます。システム連携や改修は不要で、入居と通所で異なるソフトを使っていても導入できます。
Q. 紙での郵送を希望するご家族がいても大丈夫ですか？
A. 大丈夫です。郵送が必要なご家族の分だけをまとめたPDFをシステムが自動生成するので、印刷して送るだけで済み、二重管理の手間はかかりません。
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O!Productニュース編集部からのコメント
PDFをアップロードするだけでLINE配信まで完結するの、介護請求の現場には刺さりそうですね。郵送分の自動振り分けで二重管理の手間も減るのが嬉しいです。
引用元：PR TIMES
この記事の著者
O!Productニュース編集部
