【2025年最新版】文書管理システムおすすめ8選
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現代のビジネス環境において、効率的な文書管理は企業の競争力を高める重要な要素となっています。 文書管理システムは、社内の書類を電子化し、文書の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理することで、業務の効率化を実現します。 膨大な情報を迅速かつ安全に扱うためには、適切なシステムの導入が不可欠です。 本記事では、2025年に向けておすすめの文書管理システム8選を厳選し、それぞれの特徴や利点をご紹介します。 これにより、企業が直面する文書管理の課題を解決し、業務の生産性向上に寄与する選択肢を提供します。
目次
文書管理システムとは？
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、社内の書類を電子化し、文書のライフサイクルを一元管理するシステムです。
文書管理システムとは、社内の書類を電子化し、文書の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理するシステムです。
このシステムは、文書の生成、アクセス、保存、そして廃棄までのプロセスを管理します。
具体的なメリットとしては、文書検索が容易になり、セキュリティが強化され、管理コストの削減が実現される他、文書共有や承認がスムーズに行えます。
文書管理システムの主な機能
文書管理システムの主な機能は次の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 文書の電子化 | 書類を電子的な形式に変換し、デジタル化する機能 |
| 文書の検索 | 高速かつ効率的に文書を検索する機能 |
| 文書の管理 | 文書の作成、保存、削除、共有などを一元的に管理する機能 |
| セキュリティ機能 | 文書のアクセス制限、権限設定、暗号化などのセキュリティ対策 |
| 文書の承認フロー | 文書の承認やレビューをスムーズに行うためのワークフロー機能 |
| 外部システムとの連携 | 他のシステムやアプリケーションとの連携機能 |
| データの分析 | 文書や利用状況に関するデータを分析し、レポートを生成する機能 |
| 自動化機能 | 文書管理プロセスの自動化や効率化を図るための機能 |
| バージョン管理 | 文書の変更履歴を記録し、バージョンを管理する機能 |
| ユーザー管理 | ユーザーのアクセス権限や役割を管理する機能 |
文書管理システムのメリット
文書管理システムのメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。
メリット
- 1文書検索が迅速になり、必要な情報をすぐに見つけられる
- 2セキュリティが強化され、機密情報の漏洩リスクが低減する
- 3物理的な文書保管スペースの削減により、コストが削減できる
- 4文書のバージョン管理が容易になり、最新の情報を常に保持できる
- 5文書共有が円滑に行えるため、チーム内のコラボレーションが向上する
- 6承認プロセスが簡素化され、業務の効率化が図れる
- 7法令遵守が容易になり、コンプライアンスリスクを軽減できる
1. 文書検索が迅速になり、必要な情報をすぐに見つけられる
文書管理システムを導入することで、文書検索が迅速になり、必要な情報を瞬時に見つけることが可能です。
キーワード検索やフィルタ機能を活用することで、膨大なデータの中から目的の文書を短時間で特定でき、業務の効率が大幅に向上します。
2. セキュリティが強化され、機密情報の漏洩リスクが低減する
文書管理システムにより、厳重なアクセス制御や暗号化が実現され、機密情報の保護が強化されます。
これにより、情報漏洩のリスクが低減し、安全な業務環境を構築できます。
3. 物理的な文書保管スペースの削減により、コストが削減できる
物理的な文書保管スペースを削減することで、オフィスの効率的な利用が促進され、管理コストも大幅に削減できます。
電子化により、印刷や保管にかかる費用を抑え、環境負荷の軽減にも寄与します。
4. 文書のバージョン管理が容易になり、最新の情報を常に保持できる
文書のバージョン管理が容易になることで、過去の変更履歴を追跡でき、誤った情報の使用を防ぐことができます。
これにより、常に最新の情報を保持し、業務の正確性を高めることが可能です。
5. 文書共有が円滑に行えるため、チーム内のコラボレーションが向上する
文書管理システムを導入することで、簡単に文書を共有できるため、チーム内のコラボレーションが向上します。
リアルタイムでの情報更新やアクセスが可能となり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
これにより、業務効率がさらに向上し、チーム全体の生産性が高まります。
6. 承認プロセスが簡素化され、業務の効率化が図れる
承認プロセスが簡素化されることで、文書のレビューや承認が迅速に行えるようになります。
これにより、業務のスピードが向上し、無駄な時間を削減でき、効率的な運営が可能になります。
7. 法令遵守が容易になり、コンプライアンスリスクを軽減できる
法令遵守が容易になることで、企業は関連法規に従った文書管理が実現できます。
これにより、コンプライアンスリスクが軽減され、企業の信頼性が向上します。
適切な文書管理は、法的トラブルを避けるためにも重要です。
文書管理システムの選び方のポイント
選び方のポイント
- 1目的に合った機能があるか
- 2ツールの使いやすさ（UI/UX）
- 3費用対効果が高いか
- 4セキュリティ機能が充実しているか
- 5サポート体制が整っているか
1. 目的に合った機能があるか
文書管理システムを選ぶ際には、まず自社の業務プロセスやニーズに合った機能が備わっているかを確認することが重要です。
たとえば、文書の検索機能やバージョン管理、承認フローの設定が必要な場合、それらを簡単に利用できるシステムを選ぶべきです。
また、特定の業種に特化した機能や、他の業務システムとの連携が可能なことも考慮に入れると良いでしょう。
さらに、使いやすさやカスタマイズ性も重要なポイントです。
これらの要素を総合的に評価し、文書管理システムが自社の業務効率を向上させるための最適なツールであるかを見極めることが成功の鍵となります。
2. ツールの使いやすさ（UI/UX）
文書管理システムを選ぶ際には、ツールの使いやすさ（UI/UX）が非常に重要です。
ユーザーインターフェースが直感的であれば、従業員は新しいシステムにスムーズに適応できます。
特に、文書のアップロードや検索、承認プロセスなどの操作が簡単に行えることが求められます。
また、モバイル対応やダッシュボードのカスタマイズ機能も利便性を高める要素です。
使いやすいシステムは、業務の効率化につながり、従業員の生産性を向上させるため、導入前に実際の操作感を確認することをおすすめします。
3. 費用対効果が高いか
文書管理システムを選ぶ際には、費用対効果が高いかどうかも重要なポイントです。
導入コストだけでなく、運用コストやメンテナンス費用も考慮する必要があります。
システムの価格が安価であっても、機能が不足していたり、使い勝手が悪いと、結果的に業務効率が低下し、逆にコストがかかる場合もあります。
また、長期的な視点で見た場合、文書管理システムがもたらす業務改善や時間の節約などのメリットを評価し、投資に見合ったリターンが得られるかを慎重に検討することが重要です。
これにより、企業はより効果的にリソースを活用し、持続可能な成長を実現できるでしょう。
4. セキュリティ機能が充実しているか
文書管理システムを選ぶ際には、セキュリティ機能が充実しているかどうかを確認することが不可欠です。
社内の機密情報や個人データを扱う場合、データ暗号化、アクセス制御、監査ログなどのセキュリティ対策が求められます。
特に、権限設定が細かく行えるシステムは、特定のユーザーやグループに対してアクセスを制限できるため、情報漏洩のリスクを低減します。
また、定期的なセキュリティアップデートやサポートが提供されているかも重要なポイントです。
これにより、最新の脅威に対抗できる体制を整え、安心して利用できる環境を確保することができます。
5. サポート体制が整っているか
文書管理システムを選ぶ際には、サポート体制が整っているかも重要な要素です。
導入後のトラブルや疑問に迅速に対応できるカスタマーサポートがあるかどうかを確認しましょう。
特に、電話やメール、チャットでのサポートが利用できるか、またサポートの対応時間が企業の業務時間に合っているかも考慮する必要があります。
さらに、オンラインマニュアルやFAQの充実度も重要です。
これにより、従業員が自ら問題を解決できる環境が整い、業務の中断を最小限に抑えることが可能になります。
しっかりとしたサポート体制があるシステムは、長期的な安心感を提供し、導入後の効果を最大化するために不可欠です。
主要文書管理システム5選の比較表
ここでは、主要な文書管理システム5選を比較します。
それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、文書管理システムを検討している方は参考にしてください。
| 費用目安 | 導入実績 | 特徴 | |
|---|---|---|---|
 Documal SaaS |
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| |
D D-QUICK7 |
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 DirectCloud |
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e eValue V 2nd Edition |
| ||
ま まいく郎 Standard V7 |
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文書管理システムおすすめ8選
1.Documal SaaS - 富士通株式会社
Documal SaaS
富士通株式会社
文書管理を自動化するクラウド型ツール
Fujitsuの「Documal SaaS」は、文書の作成から廃棄までを自動化するクラウド型文書管理ソリューションです。セキュリティが高く、電子帳簿保存法に対応。1ヶ月間の無料トライアルもあり、業務効率化に貢献します。
画像引用元:https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/
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2.D-QUICK7 - 株式会社アイサイト
D-QUICK7
株式会社アイサイト
製造業向けの統合文書管理ツール
D-QUICK7は、製造業向けの文書管理システムで、設計データや技術情報を一元管理します。多様なファイル形式に対応し、セキュアな環境で情報共有を促進。AI機能やワークフローを搭載し、業務の効率化を実現します。
画像引用元:https://d-quick.i-site.co.jp/d-quick7/
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3.DirectCloud - 株式会社ダイレクトクラウド
DirectCloud
株式会社ダイレクトクラウド
無制限ユーザー向けオンラインクラウドストレージツール
DirectCloudは、ユーザー数無制限の企業向けオンラインクラウドストレージサービスで、ファイル共有やコラボレーションを効率化します。高いセキュリティと管理機能を備え、多様な業種で利用され、初期費用が不要な月額固定制を採用しています。14日間の無料トライアルも提供。
画像引用元:https://directcloud.jp
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4.eValue V 2nd Edition - 株式会社大塚商会
eValue V 2nd Edition
株式会社大塚商会
企業のデジタル化を促進する統合型グループウェアツール
「eValue V 2nd Edition」は、大塚商会が提供する統合型グループウェアで、文書管理やワークフロー管理を通じて企業のデジタル化を推進します。効率的な情報共有と強化された情報セキュリティを実現し、業務効率やコスト削減に貢献します。
画像引用元:https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/smile/evaluev/
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5.まいく郎 Standard V7 - 株式会社FMシステム
まいく郎 Standard V7
株式会社FMシステム
建築業界向け迅速情報検索図面管理ツール
「まいく郎 Standard V7」は、建築業界向けの図面管理システムで、迅速な情報検索やデータベース管理機能を提供します。CADやPDFに対応し、業務の生産性向上を図ります。オンライン購入時は10%オフで、24時間アクセス可能です。
画像引用元:https://www.fmsystem.co.jp/products/maikuro_v7/index.html
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6.ASTRUX SaaS - 株式会社デジタルマトリックス
ASTRUX SaaS
株式会社デジタルマトリックス
リモートワーク対応のクラウド文書管理ツール
ASTRUX SaaSは、企業向けのクラウド文書管理システム「ASTRUX2.0」を提供し、オフィス文書やISO文書の電子化・一元管理を実現。初期投資不要で、リモートワークにも対応。セキュリティ対策も充実しており、月額42,500円から利用可能です。
画像引用元:https://www.astrux.jp/about/saas.html
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7.MyQuick - インフォコム株式会社
MyQuick
インフォコム株式会社
文書・契約・証憑管理を支援する効率化ツール
MyQuickは、文書管理、契約管理、証憑管理を支援するシステムで、30年以上の実績があります。文書の効率的な保管・検索が可能で、クラウド版はGPT連携機能を搭載し、業務効率を向上します。
画像引用元:https://www.myquick.jp/
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8.Final Document - 株式会社インターコム
Final Document
株式会社インターコム
クラウド型セキュアドキュメント管理ツール
「Final Document」は、インターコムが提供するクラウドベースのドキュメント管理サービスで、強固なセキュリティと外部システムとの自動連携機能を備えています。PDFやWord、Excelファイルを一元管理し、法令に準じた請求書保存が可能。中小企業から大企業まで幅広く対応し、業務の効率化と生産性向上を支援します。
画像引用元:https://www.intercom.co.jp/final_document/
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よくある質問
文書管理システムに関するよくある質問をまとめました。
Q1. 文書管理システムとは何ですか？
文書管理システムは、社内の書類を電子化し、文書の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理するシステムです。
Q2. 文書管理システムの主なメリットは何ですか？
主なメリットには、文書検索が容易になること、セキュリティの強化、管理コストの削減、文書共有や承認のスムーズ化があります。
Q3. どのように文書管理システムを導入すればよいですか？
導入にはまず、業務フローの分析、システムの選定、データの移行計画、従業員へのトレーニングが必要です。
Q4. 文書管理システムはどのようにセキュリティを強化しますか？
文書管理システムはアクセス権限の設定やログ管理、暗号化などの機能を通じて、情報の漏洩や不正アクセスを防ぎます。
Q5. 文書管理システムを利用する際のコストはどのくらいですか？
コストはシステムの種類や規模、導入時のカスタマイズ内容によって異なりますが、長期的には管理コストの削減が期待できます。
Q6. 文書管理システムと従来の紙文書管理の違いは何ですか？
文書管理システムは、電子的に文書を管理することで、検索や共有が迅速に行える一方、紙文書は物理的な管理が必要で時間がかかることが多いです。
文書管理システムのまとめ
文書管理システムは、企業の情報管理を効率化し、業務の生産性向上に寄与する重要なツールです。
近年、リモートワークやデジタル化が進む中で、適切な文書管理が不可欠となっています。
今回ご紹介したシステムは、それぞれ異なる特徴を持ちながらも、共通して文書のライフサイクルを最適化する機能を備えています。
自社のニーズに最も適したシステムを選ぶことで、業務の効率を高め、コスト削減やセキュリティ向上にもつながります。
今後の業務改善に向けて、ぜひ導入を検討してみてください。
この記事の著者
O!Product編集部
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