熊本学園大学、X-point Cloudで決裁リードタイムを大幅短縮

熊本学園大学では、コロナ禍をきっかけに働き方や意思決定のスピードが変わり、大学全体でペーパーレス化とDX推進を方針として掲げていました。しかし、具体的に何をするかは定まっておらず、現場の総務課とICT統括室が中心となって紙の業務フローをシステムに移す取り組みを始めました。

製品選定では、これまで紙の伺い書で行ってきた書式と運用をできるだけそのまま再現できることを最も重視しました。総務課とICT統括室の二部署体制で複数の製品を比較し、既存フォーマットの再現性、承認時の自動押印や段階的な決裁ルート設定などの機能要件、シンプルな操作性とコスト感の3点が決め手となり、X-point Cloudが選ばれました。

現在、熊本学園大学では21部署・120名の事務職員と決裁者である教員がX-point Cloudを利用しています。予算稟議や予算執行、購入や契約の可否といった稟議書を中心に、これまで紙で行っていた決裁業務をシステム上で運用しています。文部科学省などからの調査依頼への対応にも活用されています。

業務フローは「起案→決裁→決裁完了→各課で保存管理」という流れで、これまで各部署が個別に紙で回していた決裁が一元的に進められるようになりました。申請の滞留箇所が可視化されるため、滞っている決裁者へ督促の連絡もできるようになっています。

熊本学園大学では、エクスジェン・ネットワークス社のID管理基盤「Extic」をX-point Cloudと連携させています。利用者はExticを介したシングルサインオンでX-point Cloudにログインでき、アカウント管理はExtic側に集約されています。Exticに利用者情報を登録すると、所属や役職を含めてX-point Cloud側へリアルタイムに反映されます。

例えば、総務課に新任者が入ったと登録すれば、ワークフロー側のユーザーも自動で作成されます。この仕組みにより、ワークフローとID基盤それぞれを個別に更新する二重管理から脱却し、更新作業が一本化されました。

導入の結果、決裁リードタイムは「2週間〜1か月」から「1日〜1週間」へ短縮されました。個別の進捗確認のための連絡もほぼ不要になり、ID・組織情報の更新作業も一本化されています。

定性的な効果としては、押印イメージの再現により現場が抵抗感なく電子決裁へ移行できたこと、決裁漏れが減少したこと、決裁完了後に各課で電子的に保存・管理できるようになったことなどが挙げられます。決裁スピードの向上により、後続の業務処理スピードも向上しています。

A. 紙の申請書に近いフォームで、稟議などの申請・承認業務を電子化できるワークフローシステムです。

A. 予算稟議や契約の可否などを中心に、21部署・120名が決裁業務をシステム上で運用しています。

A. 利用者情報をExticに登録するとX-point Cloud側にも自動反映され、アカウントの二重管理を解消できます。

• 詳しい事例はこちら
• https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
• https://www.inc-s.kumagaku.ac.jp/outline
• https://www.atled.jp/

O!Productニュース編集部からのコメント

決裁が2週間から1日まで縮むのは大きいですね。総務担当が押印待ちで止まる時間、かなり減りそうです。

引用元：PR TIMES