導入事例

ウィルオブ・ワーク、在留資格支援に「RakuVisa」導入

公開日:2026年06月25日

株式会社ウィルオブ・ワークが、在留資格申請支援プラットフォーム「RakuVisa」を導入しました。行政書士法改正への対応を見据え、全国拠点での申請業務の標準化と証跡管理を強化する狙いです。単なる効率化ではなく、コンプライアンスを重視した判断で、行政書士との役割分担を明確にしています。外国人材を多く支援する同社にとって、記録を残し説明責任を果たせる体制づくりが急務でした。

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ポイント

1
行政書士法改正に備え、全国拠点で申請業務の運用を早期に見直し
2
RakuVisa導入で行政書士との分業と申請履歴の一元管理を実現
3
既存システムとのデータ連携により、現場負荷を抑えつつ全社展開

「便利だから」ではなく「正しく進めるため」に

ウィルオブ・ワークがRakuVisaに求めたのは、単なる業務削減ではありません。担当者は「重視したのは効率化よりもコンプライアンスです。誰がいつ、どの情報を登録し、どのように確認が進んだのか。それが記録として残ることに大きな意味がある」と話します。在留資格申請には、外国人本人、雇用企業、登録支援機関、行政書士など多くの関係者が関わります。支援人数が多く拠点も複数にわたる企業にとって、申請までの経緯や役割分担を後から説明できる状態にしておくことが、今後ますます重要になります。

行政書士法改正を見据えた早期の運用見直し

導入検討の大きな契機は、行政書士法改正への対応でした。同社はすでに多くの外国人材を支援しており、運用変更は全社的な取り組みとなります。当初は自社で仕組みを構築することも検討しましたが、RakuVisaを知り、記録管理や既存業務との連携が可能なことから導入を決めました。担当者は「最初はこうした仕組みがあること自体を知りませんでした。RakuVisaで実現できることを知り、使った方がよいと判断しました」と振り返ります。

決め手は「記録が残ること」と既存システム連携

導入の最大の理由は、記録・証跡がシステム上で一元管理されることです。アナログな運用では、後から経緯を確認するためにメールやファイルを探す手間が生じます。RakuVisaでは、登録支援機関と行政書士が同じシステム上で役割を分担しながら連携できるため、安心材料となりました。また、既存の自社システムとのデータ連携に対応したことで、情報の二重入力を避けられ、全社導入の現実性が高まりました。担当者は「連携に対応していただけたことは本当に大きかった」と話します。

全国拠点での標準運用と現場への浸透

全国に拠点を持つウィルオブ・ワークでは、システム導入だけでなく、各拠点が同じ基準で運用できるよう業務フローを整理し、現場に浸透させる必要がありました。導入準備では、担当者と行政書士が実際の画面を確認しながら操作の流れを一つずつ確認し、画面キャプチャ付きのマニュアルを作成しました。担当者は「時間も限られていたので、必要なものは自分たちで作ってすぐに展開しました」と語ります。導入直後は現場から戸惑いの声もありましたが、記録が残ることで長期的に会社や担当者を守る体制が評価され、徐々に定着しました。

「コンプライアンス体制を整えたい会社にこそ」

インタビューの中で繰り返し語られたのが、記録の重要性です。トラブル発生時に誰がいつ何を確認したかを説明できることは、事実に基づく整理を可能にし、抑止力にもなります。担当者は「コンプライアンス体制をきちんと整えたい会社には合っている」とRakuVisaを評価します。今回の導入は、単に業務を楽にするためではなく、適切な役割分担と記録を残すためにあえて手間を引き受ける選択でした。それは将来のリスクを減らし、現場の判断を支え、会社として説明責任を果たすためのものです。