【2025年最新版】マイナンバー管理システムおすすめ8選
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近年、マイナンバー制度の導入に伴い、企業における個人情報管理の重要性が増しています。 特に、従業員や取引先のマイナンバーを安全に管理するための「マイナンバー管理システム」が求められるようになってきました。 これらのシステムは、法令遵守を徹底しつつ、マイナンバーの収集から保管、利用、破棄に至るまでを効率的に一元管理することが可能です。 本記事では、2025年最新版として、特におすすめのマイナンバー管理システムを8つ厳選し、それぞれの特徴やメリットを解説します。 企業が安心して利用できるシステム選びの参考にしていただければ幸いです。
目次
マイナンバー管理システムとは？
マイナンバー管理システムとは？
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員や取引先のマイナンバーを法令遵守のもとでクラウド上で一括管理するシステムです。
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員や取引先のマイナンバーを収集・保管・利用・破棄までをクラウド上で一括管理するシステムです。
このシステムは、法令遵守のもとで厳重に管理されることが求められており、番号の紛失リスクを低減し、管理コストの効率化を実現します。
特定個人情報であるマイナンバーの利用範囲に関しては明確に規定されており、安全管理措置が必要です。
企業は、法令に従って従業員のマイナンバーを適切に扱う必要があります。
マイナンバー管理システムの主な機能
マイナンバー管理システムの主な機能は次の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 自動管理機能 | 従業員や取引先の情報を自動で管理し、必要な書類やデータを生成・処理する機能 |
| データの一元管理 | 人事情報、勤怠、給与などのデータを一元的に管理し、関連情報を統合する機能 |
| 自動通知機能 | 重要な手続きや期限に関する通知を自動で行う機能 |
| セキュリティ強化 | 個人情報を安全に管理するための暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能 |
| 書類作成機能 | 必要な書類を自動で作成し、電子的に保存・送信する機能 |
| 申請処理の効率化 | 申請書類の提出から承認までの流れを効率化する機能 |
| データ分析機能 | 収集したデータを分析し、可視化することで意思決定を支援する機能 |
| 履歴管理機能 | 過去のデータや変更履歴を管理し、必要に応じて参照できる機能 |
| API連携機能 | 他のシステムやサービスと連携し、データのやり取りを可能にする機能 |
マイナンバー管理システムのメリット
マイナンバー管理システムのメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。
メリット
- 1法令遵守が容易になり、企業のリスクを軽減できる
- 2マイナンバーの紛失リスクを低減し、情報漏洩の防止につながる
- 3クラウド上での一元管理により、管理コストを効率化できる
- 4従業員の個人情報を安全に取り扱うことで、信頼性を向上させる
- 5必要な情報に迅速にアクセスでき、生産性を向上させる
- 6システムの導入により、業務プロセスの標準化が可能になる
1. 法令遵守が容易になり、企業のリスクを軽減できる
法令遵守が容易になることで、企業はマイナンバーに関する法律や規制を確実に守ることができ、罰則や訴訟リスクを軽減できます。
これにより、安心して事業運営が行える環境が整います。
2. マイナンバーの紛失リスクを低減し、情報漏洩の防止につながる
マイナンバーの紛失リスクを低減することで、情報漏洩の可能性を大幅に減少させます。
システムにより厳重なアクセス管理が可能となり、万が一の不正アクセスや誤送信を防ぐ仕組みが整います。
これにより、企業の情報セキュリティが強化され、信頼性の向上にも寄与します。
3. クラウド上での一元管理により、管理コストを効率化できる
クラウド上での一元管理により、マイナンバーの収集・保管・利用が効率化され、重複作業や手作業の削減が実現します。
これにより、管理コストが低下し、リソースを他の重要な業務に振り向けることが可能になります。
4. 従業員の個人情報を安全に取り扱うことで、信頼性を向上させる
従業員の個人情報を安全に取り扱うことで、企業は信頼性を向上させることができます。
情報漏洩を防ぐ体制が整うことで、従業員や取引先からの信頼を獲得し、企業のブランド価値を高めることが可能になります。
5. 必要な情報に迅速にアクセスでき、生産性を向上させる
必要な情報に迅速にアクセスできることで、業務の効率が向上します。
マイナンバー管理システムは、データの検索や取得を容易にし、従業員の業務負担を軽減するため、迅速な意思決定が可能になります。
6. システムの導入により、業務プロセスの標準化が可能になる
業務プロセスの標準化が可能になることで、企業はマイナンバー管理に関する手続きを統一し、ミスを減少させることができます。
これにより、効率的な業務運営が実現し、従業員の負担も軽減されます。
マイナンバー管理システムの選び方のポイント
選び方のポイント
- 1法令遵守に対応した機能が備わっているか
- 2データのセキュリティ対策が十分であるか
- 3ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいか
- 4クラウドサービスの信頼性とサポート体制が整っているか
- 5コストパフォーマンスが優れているか
1. 法令遵守に対応した機能が備わっているか
マイナンバー管理システムを選ぶ際には、法令遵守に対応した機能が備わっていることが極めて重要です。
特に、個人情報保護法やマイナンバー法に基づく厳格なガイドラインに従い、従業員や取引先のマイナンバーを適切に管理できる機能が求められます。
例えば、マイナンバーの収集や保管、利用、破棄のプロセスが自動化されているか、また、アクセス権限の設定が細かく行えるかなどがポイントです。
これにより、情報漏洩のリスクを軽減し、法的なトラブルを回避することが可能になります。
システムが最新の法令に即したアップデートを行っているかも確認しましょう。
2. データのセキュリティ対策が十分であるか
データのセキュリティ対策が十分であるかは、マイナンバー管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。
特定個人情報であるマイナンバーは、漏洩や不正利用のリスクが高いため、強固なセキュリティが求められます。
具体的には、データの暗号化、二段階認証、定期的なセキュリティ監査などの対策が講じられているかを確認することが大切です。
また、データのバックアップ体制や障害発生時の復旧手順が明確であることも重要です。
これにより、万が一の事態に備えつつ、安心してシステムを利用できる環境が整います。
信頼性の高いセキュリティ対策が施されたシステムを選ぶことで、企業の情報管理がより安全になります。
3. ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいか
ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかは、マイナンバー管理システムを選ぶ上で重要な要素です。
システムの操作が複雑であると、従業員が適切に利用できず、結果として情報管理の効率が低下する恐れがあります。
直感的なデザインは、従業員が迷うことなく必要な機能にアクセスできることを意味します。
また、トレーニングやサポートにかかるコストも削減できるため、使いやすさはコストパフォーマンスにも寄与します。
デモ版やトライアルを利用して、実際の操作感を確認することもおすすめです。
使いやすいインターフェースを持つシステムを選ぶことで、業務の効率化が期待できるでしょう。
4. クラウドサービスの信頼性とサポート体制が整っているか
クラウドサービスの信頼性とサポート体制が整っているかは、マイナンバー管理システムを選ぶ上で非常に重要です。
まず、サービスプロバイダーの信頼性を確認するために、稼働率や過去のトラブル対応実績を調べることが大切です。
万が一のシステム障害やデータ損失が発生した際に、迅速に対応できるサポート体制が整っているかも重要なポイントです。
サポートが24時間体制であるか、電話やチャットでの問い合わせが可能かなど、ユーザーが困った際に頼れる体制が整っているか確認しましょう。
信頼性の高いクラウドサービスを選ぶことで、安心して業務を進めることができるでしょう。
5. コストパフォーマンスが優れているか
コストパフォーマンスが優れているかは、マイナンバー管理システムを選ぶ際に見逃せないポイントです。
システムの導入や運用にかかる費用が、提供される機能やサービスの質と見合っているかを慎重に検討する必要があります。
初期費用だけでなく、月額料金や追加機能の料金体系についても理解しておくことが重要です。
また、長期的な運用コストや、システムのスケーラビリティも考慮に入れ、将来的なニーズに応じた柔軟性があるかを確認しましょう。
コストを抑えつつ、必要な機能を満たしているシステムを選ぶことで、企業の予算管理がより効率的になります。
主要マイナンバー管理システム5選の比較表
ここでは、主要なマイナンバー管理システム5選を比較します。
それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、マイナンバー管理システムを検討している方は参考にしてください。
| 費用目安 | 導入実績 | 特徴 | |
|---|---|---|---|
 マネーフォワード クラウドマイナンバー |
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 SmartHR労務管理 |
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M MJSマイナンバー |
| ||
 freee人事労務 |
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 法定調書奉行クラウド |
|
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マイナンバー管理システムおすすめ8選
1.マネーフォワード クラウドマイナンバー - 株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウドマイナンバー
株式会社マネーフォワード
中小企業向け安全マイナンバー管理ツール
「マネーフォワード クラウドマイナンバー」は、中小企業や個人事業主向けの安全なマイナンバー管理システムです。堅牢なセキュリティ、情報の暗号化、二段階認証を備え、法令遵守を支援しつつ業務の効率化を図ります。
画像引用元:https://biz.moneyforward.com/mynumber/
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2.SmartHR労務管理 - 株式会社SmartHR
SmartHR労務管理
株式会社SmartHR
業務効率化を実現するクラウド型人事労務ツール
SmartHR労務管理は、クラウド型の人事労務ソフトで、ペーパーレス化や自動データ更新により業務を効率化します。直感的なインターフェースで誰でも簡単に利用でき、入社から退社まで幅広い労務業務をサポートします。
画像引用元:https://smarthr.jp/
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3.MJSマイナンバー - 株式会社ミロク情報サービス
MJSマイナンバー
株式会社ミロク情報サービス
企業のマイナンバー管理を効率化するツール
MJSマイナンバーは、企業のマイナンバー管理を効率化するシステムで、オンプレミス、クラウド、BPOの選択肢があります。一括登録やセルフエントリー機能を提供し、高い安全性と法令遵守を確保しつつ、業務負担を軽減します。
画像引用元:https://www.mjs.co.jp/topics/lp/my-number-step/step3.html
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4.freee人事労務 - フリー株式会社
freee人事労務
フリー株式会社
中小企業向けの人事労務管理自動化ツール
「freee人事労務」は、中小企業向けの人事労務管理システムで、勤怠管理、給与計算、年末調整などを自動化し、業務効率を向上させます。他社サービスとの連携や充実したサポート体制も特徴です。
画像引用元:https://www.freee.co.jp/hr/
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5.法定調書奉行クラウド - 株式会社オービックビジネスコンサルタント
法定調書奉行クラウド
株式会社オービックビジネスコンサルタント
法定調書自動生成・電子申告支援ツール
法定調書奉行クラウドは、支払調書や法定調書を自動生成し、電子申告をフルサポートするクラウド型ソフトウェアです。業務のデジタル化により生産性向上を図り、データ連携やセキュリティ機能も充実。特に中小企業や会計事務所に最適です。
画像引用元:https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/hotei
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6.フリーウェイマイナンバー - 株式会社フリーウェイジャパン
フリーウェイマイナンバー
株式会社フリーウェイジャパン
中小企業向けのクラウド型マイナンバー管理ツール
フリーウェイマイナンバーは、中小企業や個人事業主向けのクラウド型マイナンバー管理ツールで、無料または低コストで利用可能です。高度なセキュリティ対策を施し、個人番号の収集、保管、利用履歴管理、廃棄処理を効率化し、法令遵守を支援します。
画像引用元:https://freeway-japan.com/mynumber/index.html
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7.ジョブカン労務HR - 株式会社DONUTS
ジョブカン労務HR
株式会社DONUTS
企業の人事労務業務を効率化するクラウドツール
ジョブカン労務HRは、企業の人事労務業務を効率化するクラウドベースの労務管理システムです。従業員情報の一元管理や自動化機能、電子申請機能を提供し、業務負担を軽減し、迅速かつ正確な対応を実現します。30日間の無料お試しもあり、導入を検討しやすいです。
画像引用元:https://lms.jobcan.ne.jp/
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8.One人事 - One人事株式会社
One人事
One人事株式会社
人事業務を統合管理するHRクラウドツール
「One人事」は、労務管理、勤怠管理、給与計算、人事評価、タレントマネジメントを統合したHRクラウドシステムです。業務の効率化や生産性向上を図り、企業の人事業務を一元管理することで、戦略的な人材活用を支援します。
画像引用元:https://onehr.jp/
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よくある質問
マイナンバー管理システムに関するよくある質問をまとめました。
Q1. マイナンバー管理システムはどのように法令遵守を確保していますか？
マイナンバー管理システムは、法令に基づいたセキュリティポリシーや手続きを導入し、従業員の教育や定期的な監査を行うことで法令遵守を確保しています。
具体的には、アクセス権限の管理やデータ暗号化、ログ管理などの安全管理措置が必要です。
Q2. マイナンバーはどのように収集されますか？
マイナンバーは、企業が従業員や取引先から必要な情報を収集する際に、適切な方法で取得されます。
通常は、雇用契約や取引契約の締結時に、本人から直接取得する形を取ります。
Q3. 管理コストの効率化にはどのようなメリットがありますか？
マイナンバー管理システムを導入することで、手作業によるデータ管理から自動化されたクラウド管理に移行し、時間や人件費を削減できます。
また、データの一元管理により、情報の検索や更新が迅速に行えるようになります。
Q4. マイナンバーの破棄はどのように行われますか？
マイナンバーの破棄は、法令に従った安全な方法で行われる必要があります。
具体的には、データの完全削除や物理的な破壊などが求められます。
これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
Q5. マイナンバー管理システムの導入に必要な初期投資はどのくらいですか？
導入にかかる初期投資は、システムの規模や機能によって異なりますが、一般的にはソフトウェアの購入費用や導入支援サービス、従業員への教育コストを含めて数十万円から数百万円となることが多いです。
マイナンバー管理システムのまとめ
マイナンバー管理システムは、企業にとって法令遵守と効率的な情報管理を両立させるための重要なツールです。
適切なシステムを導入することで、マイナンバーの管理がスムーズになり、従業員や取引先との信頼関係を築くことができます。
これからのビジネス環境では、セキュリティ対策がますます重要視されるため、自社に最適なシステムを選ぶことが求められます。
この記事で紹介したおすすめのマイナンバー管理システムを参考に、安心して運用できる環境を整えていきましょう。
皆様のビジネスがより一層の成長を遂げることを願っています。
この記事の著者
O!Product編集部
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