インターメスティックでは、全国に店舗を展開するため多くの従業員が在籍しており、就労証明書の発行業務が継続的に発生していました。特に春と秋の保育園入園申し込み時期には申請が集中し、人事労務部門の大きな負担となっていました。課題は、自治体ごとにフォーマットが異なる書類への手作業でのデータ転記と、印刷・郵送にかかる手間とコストでした。

同社は既に人事労務ソフト「SmartHR」を活用していましたが、蓄積されたデータを各自治体の書式に迅速・正確に反映させるため、「帳票DX for SmartHR」の導入を決めました。

期待される効果

導入により、いくつかの効果が期待されています。まず、業務効率化です。1枚あたり10分要していた手作業が自動化されることで、年間約100時間相当の工数削減が見込まれます。これにより、特定時期の事務負担が軽減されます。

次に、コスト削減です。紙での郵送からファイル送信に切り替えることで、印刷代や郵送費用を削減できます。また、申請から発行までのリードタイムが短縮され、従業員への対応が迅速になります。

さらに、データの自動連携により転記ミスを防止でき、複雑な書式設定の専門知識が不要になるため、業務の属人化を解消できる点もメリットです。

Q&A

Q. 「帳票DX for SmartHR」とは何ですか？

A. クラウド人事労務ソフト「SmartHR」に登録されている従業員情報を、就労証明書など必要な帳票形式で自動出力できる連携サービスです。

Q. 具体的にどんな書類が作れますか？

A. プレスリリースでは、全国の自治体に提出する就労証明書の発行を自動化した事例が紹介されています。SmartHRのデータを基に、様々な人事労務帳票を作成できます。

Q. 誰が導入するのに向いていますか？

A. SmartHRを利用していて、就労証明書や各種証明書の発行業務に手間がかかっている企業、特に全国に従業員が散在している企業に向いています。

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O!Productニュース編集部からのコメント

自治体ごとに書式が違う就労証明書の作成を自動化するのは、人事担当者の悩みを的確に解決していますね。春と秋の繁忙期の負荷が大きく減りそうです。

引用元：PR TIMES

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O!Productニュース編集部

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