【2025年最新版】契約書管理システムおすすめ5選

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、契約書をデータ化し、一元管理するためのシステムであり、オンラインでの契約締結や契約書の作成、保存、検索、更新、承認プロセスを効率化し、業務のペーパーレス化、セキュリティ向上を図ることができる。

リスク軽減のためには契約期限の管理機能や通知機能も備えており、企業の信頼性を向上させる重要な管理業務です。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムの主な機能は次の通りです。

契約書管理システムのメリット

契約書管理システムのメリットについて解説していきます。主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 1

  契約書のデジタル化により、物理的な保管スペースを削減できる
• 2

  オンラインでの契約締結が可能になり、迅速な業務処理が実現できる
• 3

  契約書の検索や更新が容易になり、業務効率が向上する
• 4

  契約期限の管理機能により、重要な契約の失効リスクを低減できる
• 5

  通知機能を活用することで、契約更新や見直しをスムーズに行える
• 6

  セキュリティが向上し、契約情報の漏洩リスクを軽減できる
• 7

  ペーパーレス化により、環境負荷の低減にも寄与できる
• 8

  契約書の承認プロセスを自動化し、業務の透明性を高めることができる

契約書のデジタル化により、物理的な保管スペースを削減できます。

これにより、オフィスの効率的なスペース利用が可能となり、管理コストの削減にもつながります。

不要な紙の使用を減らし、業務環境の整備にも寄与します。

オンラインでの契約締結が可能になることで、従来の紙ベースの手続きに比べて迅速な業務処理が実現します。

これにより、契約の成立までの時間が短縮され、ビジネスのスピードが向上し、競争力を強化することができます。

契約書の検索や更新が容易になることで、必要な契約書を迅速に見つけ出し、最新情報に基づいて業務を進めることができます。

これにより、時間の節約やミスの削減が実現し、業務効率が大幅に向上します。

契約期限の管理機能により、重要な契約の失効リスクを低減できます。

期限が近づくと自動的に通知を受け取ることで、更新や見直しを適時行い、ビジネス上のトラブルを未然に防ぐことが可能です。

契約更新や見直しの際には、通知機能を活用することで、関係者に必要な情報を迅速に伝えることができます。

このプロセスをスムーズに進めることで、契約の履行状況を常に把握し、適切なタイミングでの対応が可能となります。

契約書管理システムは、高度なセキュリティ機能を備えており、アクセス制限やデータ暗号化を通じて、契約情報の漏洩リスクを軽減します。

これにより、企業の機密情報を守り、信頼性を向上させることが可能です。

ペーパーレス化により、紙の使用を削減し、環境負荷の低減に寄与します。

これにより、企業の持続可能性が向上し、社会的責任を果たすことが可能となります。

契約書の承認プロセスを自動化することで、業務の透明性が向上し、関係者間のコミュニケーションが円滑になります。

これにより、承認遅延を防ぎ、迅速な意思決定を促進します。

契約書管理システムの選び方のポイント

• 1

  目的に合った機能が揃っているか
• 2

  操作性やユーザーインターフェースの使いやすさ
• 3

  データのセキュリティ対策が充実しているか
• 4

  契約期限管理や通知機能の有無
• 5

  導入後のサポート体制が整っているか

契約書管理システムを選ぶ際には、まず自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。

例えば、オンラインでの契約締結や契約書の自動作成機能、検索機能などが求められます。

また、契約書のバージョン管理や承認フローの設定が可能であれば、業務プロセスの効率化が図れます。

さらに、複数のユーザーが同時にアクセスできる機能や、契約内容の分析機能も検討材料に入れると良いでしょう。

自社のニーズに合致した機能を持つシステムを選ぶことで、業務の円滑な運営をサポートします。

契約書管理システムを選ぶ際には、操作性やユーザーインターフェースの使いやすさも重要なポイントです。

システムが直感的に操作できるか、複雑な手順を必要としないかを確認することで、導入後の従業員の負担を軽減できます。

特に、初めてシステムを利用するユーザーにとって、分かりやすいインターフェースがあることで、研修時間を短縮し、迅速な業務運用が可能になります。

また、モバイル対応やクラウドベースのシステムであれば、場所を選ばずにアクセスできるため、リモートワークが普及する現代においても非常に有益です。

操作性を重視したシステムを選ぶことで、業務の効率化が促進され、全体の生産性向上にも寄与します。

契約書管理システムを選ぶ際には、データのセキュリティ対策が充実しているかも見逃せないポイントです。

契約書には機密情報が含まれるため、暗号化技術やアクセス制御が必要です。

特に、ユーザーごとの権限設定が可能であれば、情報漏洩のリスクを軽減できます。

また、定期的なセキュリティ監査やバックアップ機能があるシステムは、万が一のデータ損失に備える上で重要です。

さらに、セキュリティに関する情報や更新が定期的に提供されることも、企業の信頼性を高める要素となります。

信頼できるセキュリティ対策が施されたシステムを選ぶことで、安心して業務を進めることができます。

契約書管理システムを選ぶ際には、契約期限管理や通知機能の有無も重要なポイントです。

契約書には有効期限が設定されていることが多く、期限切れによるトラブルを避けるために、契約期限を自動的に管理できる機能が求められます。

例えば、契約終了の数ヶ月前に通知を受け取ることで、更新手続きや再交渉をスムーズに進めることができます。

また、契約書の更新や見直しが必要な場合に、関連する文書を一元管理し、迅速にアクセスできることも重要です。

このような機能を備えたシステムを選ぶことで、契約管理の効率化が図れ、企業のリスクを軽減することが可能です。

契約書管理システムを選ぶ際には、導入後のサポート体制が整っているかも重要なチェックポイントです。

システムの運用が始まると、予期しない問題や質問が発生することがあります。

そのため、迅速かつ適切なサポートを提供してくれるベンダーを選ぶことが大切です。

具体的には、電話やチャット、メールなど多様なサポート手段を用意しているか、また、FAQやオンラインマニュアルが充実しているかを確認しましょう。

さらに、定期的なシステムアップデートやトレーニングセッションが行われているかも重要です。

これにより、システムの活用度が向上し、業務の円滑な運営を支えることができます。

主要契約書管理システム5選の比較表

ここでは、主要な契約書管理システム5選を比較します。

それぞれの特徴や強み、費用目安をまとめていますので、契約書管理システムを検討している方は参考にしてください。

契約書管理システムおすすめ5選

1.リコードキュメントライフサイクルサービスSelect - 株式会社リコー

リ

リ

リコードキュメントライフサイクルサービスSelect

株式会社リコー

文書管理を一元化するクラウドサービスツール

リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelectは、文書の電子化、保管、廃棄を一貫して支援するサービスです。クラウドベースでアクセス可能で、業種に応じたカスタマイズも可能。業務効率と情報セキュリティを向上させる強力なツールです。

Point1

ドキュメントの電子化、保管、廃棄をトータルにサポート

Point2

クラウドベースの文書管理機能により、どこからでもアクセス可能

Point3

導入検討ガイドを提供し、企業のニーズに応じた利用方法を案内

引用元: https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-document-life-cycle-service-select

詳細

2.Hubble - 株式会社Hubble

Hubble

株式会社Hubble

契約書管理を効率化するクラウドツール

トライアルあり無料プランあり

Hubbleは契約書管理を効率化するクラウドサービスで、作成、管理、保管、検索、セキュリティ機能を提供します。法務だけでなく多部門で利用され、リモートワークにも対応した業務効率向上ツールです。

Point1

契約書作成機能により、テンプレートを使用して迅速に契約書を作成できる

Point2

契約管理機能で、契約のステータスや更新期限を管理し、アラート機能で重要な期限を通知

Point3

クラウドストレージを利用して全ての契約書を安全に保管し、どこからでもアクセス可能

引用元: https://hubble-docs.com/

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3.CLOUD CABINET - 寺田倉庫株式会社

CLOUD CABINET

寺田倉庫株式会社

紙と電子契約書を一元管理する文書管理ツール

CLOUD CABINETは、寺田倉庫が提供する文書管理サービスで、紙・電子契約書を一元管理。原本保管やリモートスキャン機能を備え、業務効率化やコスト削減を実現。企業ニーズに応じた管理ルール策定もサポートします。

Point1

紙の契約書、電子契約書、スキャン文書を一元管理できるシステム

Point2

紙の原本を寺田倉庫で安全に保管

Point3

必要な文書だけを選んで電子化できるリモートスキャン機能

引用元: https://cloudcabinet.terrada.co.jp/

詳細

4.ConPass - 株式会社日本パープル

ConPass

株式会社日本パープル

契約書管理をデジタル化するクラウドツール

ConPassは、契約書管理をデジタル化し、電子契約書と紙の契約書をクラウドで一元管理するサービスです。タスク管理やダッシュボード機能、AIによる情報抽出などを通じて、業務の効率化とリスク管理の強化を実現します。

Point1

契約書の電子化と紙の契約書を一元管理

Point2

AIによる管理項目の自動抽出機能

Point3

タスク管理・ワークフロー機能のカスタマイズ

引用元: https://www.mamoru-kun.com/conpass/

詳細

5.クラウドサインSCAN - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサインSCAN

弁護士ドットコム株式会社

契約書デジタル化・管理効率化ツール

「クラウドサイン SCAN」は、紙の契約書を専門スタッフがスキャンし、デジタル化・データ入力・一元管理を行うサービスです。これにより、契約書管理の手間を軽減し、業務効率を向上させます。特に多くの契約書を扱う企業に最適です。

Point1

紙の契約書を専門スタッフがスキャン

Point2

スキャンされた契約書の内容をシステムに入力代行

Point3

クラウドサイン上で契約書を一元管理

引用元: https://www.cloudsign.jp/related/scan/

詳細

よくある質問

契約書管理システムに関するよくある質問をまとめました。

契約書管理システムには、契約書のデータ化、作成、保存、検索、更新、承認プロセスの効率化、契約期限の管理機能や通知機能などが含まれています。

これにより業務のペーパーレス化やセキュリティ向上が図れます。

はい、契約書の電子化は法的に有効です。

日本の法律では、電子署名法に基づき、適切な方法で電子署名を行った契約書は法的効力を持ちます。

ただし、特定の契約については書面での締結が求められる場合もあるため、注意が必要です。

契約書管理システムの導入コストは、システムの種類や機能、利用規模によって異なります。

一般的には、初期導入費用と月額または年額の利用料金が発生します。

詳細は各ベンダーに確認することをお勧めします。

契約書管理システムを導入する主なメリットは、業務の効率化、ペーパーレス化、契約管理の精度向上、リスク軽減、セキュリティ向上などです。

また、契約の履行状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定が可能になります。

契約書管理システムでは、データの暗号化、アクセス制限、監査ログの記録、バックアップ機能などのセキュリティ対策が一般的に実施されています。

これにより、機密情報の漏洩やデータ損失を防ぐことができます。

契約書管理システムのまとめ

契約書管理システムは、現代のビジネス環境において欠かせないツールとなっています。

効率的な契約管理を実現することで、企業の業務プロセスの改善やリスクの軽減が期待できます。

選択肢が多い中で、自社のニーズに最適なシステムを見極めることが重要です。

この記事で紹介した5つのシステムは、それぞれ異なる特徴を持ち、様々な業種に対応しています。

ぜひ、信頼性や機能性を重視しながら、自社に合った契約書管理システムを導入し、業務の効率化を図ってください。

今後のビジネスの成長に寄与すること間違いありません。