導入事例

城西国際大学が郵便管理DXで毎朝1時間超の手書き作業を約80％削減

公開日:2026年06月27日

株式会社トドケールは、城西国際大学における郵便物クラウド管理システム「トドケール」の導入事例を公開しました。広大なキャンパスを抱える同大学では、これまで毎朝1時間以上の手書き台帳管理や個別連絡に追われるアナログ運用が常態化していました。トドケールの導入により、これらの課題を解決し、荷物対応工数を約80%削減することに成功しています。

この記事をシェア

ポイント

1
毎朝1時間超の手書き台帳管理と個別連絡から脱却し、作業時間を約80％削減
2
伝票撮影で1件1分未満の登録と写真付き自動通知により、教職員の自発的引き取りが定着
3
荷物の見える化で紛失リスクや問い合わせが激減し、現場の心理的負担も軽減

導入前の課題：手書き管理と広大なキャンパスならではの移動コスト

城西国際大学では、総務・施設管理を兼務する中で、届いた荷物を手書きで台帳に転記し、教職員ごとに異なる連絡手段で通知する作業が毎朝1時間以上続いていました。長期休暇明けには処理が丸1日に及ぶこともあり、引き取りのない荷物を広いキャンパス内で直接届ける移動コストや、台帳記入前の持ち去りによる紛失リスクも大きな課題でした。

トドケール選定の決め手：課題への適合と予算内の納得感

システム導入の検討からトドケールへの意思決定は迅速に進みました。担当者は「困っていることと、解決できる内容が本当に一致した」と振り返ります。課題の実態に即したメリットを整理できたことで学内承認もスムーズに進み、限られた予算内に収まる費用感も後押しとなりました。

導入後の成果：作業時間が体感5分の1に、見える化で問い合わせも激減

これまで追跡番号を手書きで転記していた作業は、伝票を撮影するだけで1件1分未満で完了する運用へと変わりました。写真付きの自動通知により、教職員が自発的に窓口へ引き取りに来る流れが確立され、荷物のステータスが可視化されたことで、これまで1〜2ヶ月に一度発生していた問い合わせや捜索の手間が大幅に減少しました。現場からは「本当に楽になった」との声が上がっています。

今後の展望：大学全体のデジタル化を見据えて

総務部の佐々木様、村山様、伊藤様へのインタビューでは、教職員への段階的な周知活動や定着までの工夫に加え、タイムカード打刻や入退室管理を含めた大学全体のデジタル化の展望についても語られています。キャンパスが広いからこそ、荷物管理の効率化がもたらす効果は大きく、今後もデジタル化の範囲を広げていく方針です。