貝印が法務オートメーション「OLGA」を導入、月100件の案件を「見える化」
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貝印株式会社は、GVA TECH株式会社が提供する法務オートメーション「OLGA」を導入しました。月に80〜100件発生する契約審査などの法務案件を、メールやExcelでの手作業から脱却し、一元的に管理できるようにするためです。事業部門に負担をかけずに導入できる点が評価されました。
ポイント
- 1事業部門はアカウント不要で、普段のメールのやり取りだけで利用開始できる
- 2案件単位で管理できる画面をカスタマイズし、週次会議で進捗をリアルタイム共有
- 3依頼フォームに必須項目を設けることで、情報の抜け漏れを防止
導入の背景と決め手
貝印ではこれまで、月間80〜100件にのぼる契約審査や法律相談を、メールや電話で受け、Excelと共有ドライブで管理していました。契約書のひな形を大きく改訂する業務が発生した際、件数の急増で従来の方法では管理が難しくなりました。
複数のツールを比較した結果、「OLGA」の導入が決まりました。大きな決め手は二つです。一つは、事業部門の担当者が新しいアカウントを作ったりログインしたりする必要がなく、いつものメールでのやり取りだけでシステムに連携できる点です。もう一つは、書類単体ではなく「案件」という単位で全体を俯瞰して管理できる、見やすい画面設計でした。
カスタマイズで実現した「見える化」
導入後は、システムの案件一覧画面（ホーム画面）を自社の業務に合わせてカスタマイズしました。「販売地域」や「今週の動き」といった独自の項目を追加しています。週に一度のミーティングではこの画面を投影し、各担当者の進捗状況をリアルタイムで確認できるようになりました。
また、法務部内での連絡と、事業部門とのメール連携が明確に分かれているため、情報が錯綜することを防ぎ、コミュニケーションが円滑になったといいます。さらに、案件の依頼フォームに必須項目を設定したことで、受付の段階から必要な情報が揃い、確認作業の手間や漏れを減らす効果も出ています。
貝印株式会社法務部の担当者は、「OLGAは直感的で操作しやすく、新しいメンバーにも『見てわかる』ツールです。カスタマイズ性が高く、上長からの要望にもすぐに対応できるので、部全体の進捗管理に非常に役立っています」とコメントしています。
Q&A
Q. OLGAとは何ですか？
A. 契約審査や法律相談といった法務案件の依頼から進捗管理までを一元化するクラウドサービスです。メールでのやり取りをそのままシステムに取り込めるのが特徴です。
Q. 導入前と比べて、何が変わったのですか？
A. 月に約100件ある案件の進捗を、カスタマイズした一覧画面で「見える化」できました。週次会議で全員の状況をリアルタイムに確認できるようになっています。
Q. 事業部門の担当者は、どうやって利用するのですか？
A. 新しいアカウントを作ったりログインしたりする必要はありません。これまで通りメールで法務部に依頼するだけで、その内容がシステムに連携されます。
関連リンク
- OLGA（オルガ）
- https://olga-legal.com/case/kai-group/
- https://youtu.be/BR4tjjhLIWo
- https://youtu.be/VNTDRHCvvnM?si=4XiBERcCzZz3m9lY
O!Productニュース編集部からのコメント
貝印の事例で面白いのは、ツールを自社の会議スタイルに合わせてカスタマイズした点です。今週の動きといった独自項目を追加し、週次ミーティングで画面を共有する使い方は、多くの法務部で参考になりそうです。
引用元：PR TIMES
この記事の著者
O!Productニュース編集部
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