CLOUD CABINETの導入事例

サービスの比較や関係者と合意形成を図るプロセス、社内説明会を開催するために専門的な知識を正確にインプットすることには苦労しました。しかし、導入決定にいたるまで、営業担当者の方に、親身になって伴走して頂いたことは、心強く、とても助かりました。また、CLOUD CABINETで管理することをきっかけに、過去の契約書の棚卸し作業も実施しました。当初のスケジュール通りにいかないこともありましたが、必要な書類の有無を正確に把握できたことにより、仕入先様へ不足書類の締結依頼のアプローチを開始することができました。

商品本部で管理する仕入先様との売買基本契約書および付随する書類、約2,400社分の原本保管を寺田倉庫様に委託しています。契約状況等の確認で原本の閲覧が必要な場合は、「リモートスキャン」機能によって必要な原本のみを電子化する形で、サービスを利用しています。また、電子契約書もCLOUD CABINETに登録しており、紙と電子の契約書が一元管理できる環境を構築しています。出社・テレワークにかかわらず、契約書や付随書類の検索・閲覧はCLOUD CABINETで行っています。取引先と商談を行っているマーチャンダイザー部門での利用頻度が高いのですが、契約書の作成・管理部門である商品戦略部、カタログを制作するメディア制作部、調達購買部の計12ユーザーが利用しています。

CLOUD CABINETの操作はシンプルでわかりやすいとはいえ、慣れないものに対し利用に躊躇しているケースも見受けられます。導入効果を浸透させるためにも、継続して管理業務の見直しを重ねた上で、デジタル化の良き見本として、カンパニー内外での利用拡大にも取り組んでいければと思っています。

DX化が叫ばれる昨今、電子契約の流れは今後更に加速していくと想定されますが、紙の契約書が一斉になくなることは考えづらく、紙と電子の最適な共存が必要になると考えています。そのため、電子契約の導入に備えつつ、さらなる業務効率の向上やリスクマネジメントに努めていくことが目標です。CLOUD CABINETの導入が成功したことで、次のステップへ繋げる準備ができていると考えています。