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Hubble、契約AIエージェント「Contract Flow Agent」のAI基盤を拡充
O!Productニュース編集部
CLOUD CABINETの導入事例
サービス詳細導入企業｜スポーツクラブNAS株式会社
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課題・目的
1
スキャン作業とOCR結果の確認修正作業が担当者の大きな作業負荷に
2
原本とデータが別のシステム上で管理されているため業務が複雑化
3
契約書などの文書の保管・廃棄からデジタル活用まで、寺田倉庫のサービスを活用してドキュメントライフサイクル全体を管理すること
導入後の効果
1
BPOやオンデマンド型のスキャンサービス活用により担当者の作業負荷を低減
2
原本とデータの一元管理による管理環境の整備を行うことで、本社一括管理から各事業所が直接契約書を閲覧できる状態に変更
3
業務効率化と顧客対応スピードの向上を実現
まとめ
スポーツクラブNAS株式会社は、契約書管理業務を担当する総務1人に、スキャンとAI-OCR結果の確認修正という大きな負荷がかかり、原本とデータが別システムで管理される非効率さが課題でした。これらの課題を一括解決するため、寺田倉庫のCLOUD CABINETを導入しました。決め手は、BPOによる高品質なデータ登録で自社での確認作業が不要になったこと、原本保管から電子化・廃棄までの一元管理、必要な文書だけを電子化できるオンデマンドスキャン機能でした。導入により担当者の作業負荷が大幅に軽減され、各部署や店舗が直接文書を閲覧できるようになったことで、業務効率と顧客対応スピードが向上しました。
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導入事例の詳細
導入前の課題
スキャン作業とOCR結果の確認修正作業が担当者の大きな作業負荷に
原本とデータが別のシステム上で管理されているため業務が複雑化
導入の目的
契約書などの文書の保管・廃棄からデジタル活用まで、寺田倉庫のサービスを活用してドキュメントライフサイクル全体を管理すること
導入後の効果
BPOやオンデマンド型のスキャンサービス活用により担当者の作業負荷を低減
原本とデータの一元管理による管理環境の整備を行うことで、本社一括管理から各事業所が直接契約書を閲覧できる状態に変更
業務効率化と顧客対応スピードの向上を実現
契約書管理業務の時短ができたことで、他のコア業務において各部署や各店舗の課題解決に時間を割けるようになりました
導入の決め手
BPOによる高品質なデータエントリー
ドキュメントのライフサイクルを通じた一元管理
リモートスキャンによるスキャンコストの合理化
導入のプロセス
CLOUD CABINET導入後、新規に発生した紙の契約書は、文書を預ける際の台帳制作およびCLOUD CABINETへの台帳情報の登録作業を委託しており、契約書原本を寺田倉庫に送れば、数日後にはCLOUD CABINETに登録された情報を社内のPCから検索・閲覧できるようになっています。
活用方法
CLOUD CABINETを利用し、土地、駐車場、設備関連の各種契約書および、契約書に付随する覚書、申請書、受領書などの文書を管理しています。
社内の反応
長くお付き合いできる企業だと思っていますので、これからも変わらない、品質の高いサービスと手厚いサポートに期待しています。
導入企業情報
スポーツクラブNAS株式会社
業界
コンサルティング業界, エンタメ業界, 教育業界, 小売業界
従業員数
1,001名以上
上場の有無
非上場
所在地
東京都
事業内容
1.スポーツクラブ、テニスクラブ、各種スクール(スイム、テニス ゴルフなど)の運営管理及び一切のコンサルタント 2.社会体育活動に関する情報の収集・研究・広報・出版活動 3.社会体育指導者の養成及び派遣 4.体育用具及び用品の開発・販売 5.各種スポーツの催し物、講習会の企画、運営
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