Hubble、締結済み契約書の自動振り分け機能を正式リリース

本機能は、メールやAPI経由で取り込んだ契約書に加え、電子契約サービス「クラウドサイン」との連携による自動振り分けにも対応します。送信者や所属部署の情報を基に、あらかじめ設定した優先順位や複数条件に従って指定フォルダへ即時に自動格納します。また、クラウドサインのエンタープライズプランで管理しているキャビネット（フォルダ）名を維持したまま、Hubble上に同名フォルダを自動生成して一括で格納できる点が特徴です。

契約書は秘匿性が高いため、取り込み後も適切な閲覧権限が設定されたフォルダへ正しく格納する必要があります。しかし、メンバー層では閲覧権限が狭く作業を行えないため、広い権限を持つ法務責任者や管理者が自ら手動で分類・移動を行う必要がありました。このため、役職者の業務時間が単純作業に圧迫され、仕分けが滞留すると事業部門が必要な時に契約書を閲覧できないという課題が生じていました。また、手作業による誤格納は重大な権限外閲覧につながる懸念がありました。

本機能では、条件が一致しない場合や、該当ユーザーが振り分け先フォルダの閲覧権限を保持していない場合、安全のため原則として「自動取り込みフォルダ」に保持します。これにより、誤格納による権限外閲覧を未然に防ぎます。振り分け先のフォルダ権限がそのまま自動適用されるため、手作業による誤格納や見逃しを防止し、セキュリティ事故のリスクを低減します。

本機能により、広い権限を持つ管理者が行っていた日常的な仕分け・フォルダ移動業務を完全に自動化し、法務や管理業務などの高付加価値な業務へリソースを集中できます。また、クラウドサインを利用している企業では、フォルダ構造を再構築する二重運用の手間を解消できます。なお、本機能はHubbleユーザーイベント「with Hubble」で寄せられた多数のリクエストに応えて開発されたもので、業界内で先駆けた独自の運用支援機能と位置づけられています。

A. 締結済み契約書を、送信者や所属部署などの情報に基づいて、あらかじめ設定したルールで適切なフォルダへ自動的に格納する機能です。

A. クラウドサイン側のキャビネット（フォルダ）構造を維持したまま、Hubble上に同名フォルダを自動生成して一括で取り込むことができます。

A. 条件が一致しない場合や閲覧権限がない場合は、自動取り込みフォルダに保持されるため、権限外の閲覧を防ぐ設計になっています。

• https://hubble-docs.com
• https://hubble-docs.com/lp/Hubble-mini/
• https://hubble-docs.com/lp/ContractFlowAgent/
• https://one-contract.com/
• https://hubble-docs.com/legal-ops-lab/
• https://hubble-docs.com/about

O!Productニュース編集部からのコメント

クラウドサインのキャビネット構造を維持したまま一括取り込みできるのは便利ですね。法務担当者の仕分け作業がかなり減りそうです。

引用元：PR TIMES