武州製薬では、紙による申請と、Excelファイルに電子印鑑を押す方式が混在していました。このため、承認がどこまで進んでいるのかを一元的に把握することが難しく、意思決定のスピードが遅くなるという課題を抱えていました。また、書類の回覧や保管にかかる業務負荷も大きく、さらなるDXの推進には紙文化からの脱却が必要でした。

選択の理由と「kickflow」の特徴

同社が「kickflow」を選んだ理由は主に3点あります。まず、直感的に操作できるユーザーインターフェースにより、社内への浸透がしやすい点。次に、「組織予約機能」により、頻繁な組織変更にも柔軟に対応でき、運用負担が軽い点。そして、管理者権限を柔軟に設定できるため、IT部門以外の現場部門でもワークフローを内製化できる点が評価されました。

導入による効果

導入により、申請のステータスが可視化され、承認プロセスが停滞する問題が解消されました。また、現場の部門が自らワークフローを作成・修正できるようになったことで、IT部門の負荷削減にもつながっています。さらに、誰がいつどの操作をしたかが明確に記録される監査ログの機能により、セキュアな運用基盤が確立されました。提供元の株式会社kickflowによれば、同システムは300社以上のヒアリングを基に開発され、従業員数百〜数千名規模の企業での運用実績があるとのことです。

Q&A

Q. kickflowとは何ですか？

A. 武州製薬が導入したクラウド型のワークフローシステムです。稟議や申請業務をデジタル化し、承認状況を一元管理できます。

Q. 現場部門がワークフローを「内製化」できるとは？

A. IT部門に頼らず、申請業務をよく知る現場の担当者自身が、ワークフローの作成や修正を行える仕組みです。

Q. 組織変更が多い会社でも使いやすい理由は？

A. 「組織予約機能」があり、部署や役職の変更に柔軟に対応できます。これにより運用負担を軽減できます。

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O!Productニュース編集部からのコメント

現場部門がワークフローを「内製化」できる点が画期的です。申請業務の当事者ほど、無駄な工程を知っているはず。その知見を活かせる仕組みは効果が出やすそうですね。

引用元：PR TIMES

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O!Productニュース編集部

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