タクマ、名刺管理ツール「ホットプロファイル」で年間3,600時間の業務効率化を実現
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環境・エネルギー分野のプラントエンジニアリングを手がける株式会社タクマは、クラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」を導入し、業務効率化を実現したと発表しました。フリーアドレス化に伴う紙名刺管理の課題を解決し、営業活動の基盤強化を図っています。
ポイント
- 1名刺管理のデジタル化により、年間約3,600時間の業務削減を見込む
- 2スマホアプリの「同僚機能」を内線電話帳として活用、社内コミュニケーション基盤を刷新
- 3名刺登録枚数に応じた課金プランで、固定費を抑えつつ全社員へ展開
導入の背景と課題
タクマでは、社員数の増加に伴うオフィススペース不足を背景にフリーアドレス化を推進していました。その過程で、紙名刺の保管場所の確保や、部署・個人ごとに異なる管理方法による情報検索の手間が課題となっていました。また、内線電話の代替となるツールの必要性も感じていたといいます。こうした課題を解決し、ペーパーレス化を進めるため、名刺情報のデジタル管理ツールの導入を決定しました。
選定理由と導入効果
ツール選定では、名刺登録枚数に応じた課金プランにより、固定費を抑えながら全社員にアカウントを配布できる点が評価され、「ホットプロファイル」が採用されました。導入後は、紙の保管スペースの削減に加え、名刺検索の手間が大幅に削減されました。同社では、このデジタル化により年間約3,600時間の業務効率化が見込まれるとしています。
さらに、機密性の高い営業情報を非公開設定で管理できる点や、スマホアプリの「同僚機能」を内線電話帳として活用できる点も、新しい働き方に貢献しています。
長期的なビジネス転換を見据えて
タクマは「Vision 2030」という長期ビジョンの下、プラント建設のみの「売り切り型ビジネス」から、運用・保守まで含めた長期的な関係構築を重視する「ストック型ビジネス」への転換を目指しています。情報システム部の赤江卓也部長は、20年、30年と続く顧客との信頼関係構築や、グループ全体での情報共有には、取引情報や名刺情報の一元管理が不可欠だと述べ、今後も「ホットプロファイル」を積極活用していく意向を示しました。
引用元：PR TIMES
O!Productニュース編集部からのコメント
紙の名刺管理に伴う「探す手間」は多くの企業が抱える課題です。デジタル化による時間削減効果が明確に数値化されている点は、導入検討の強い後押しになるでしょう。
Q&A
Q. ホットプロファイルとはどのようなツールですか？
A. 名刺管理を起点に、AIを活用した営業活動の効率化と高度化を支援するクラウド型プラットフォームです。
Q. ホットプロファイルで具体的にどのくらい業務効率化が見込めますか？
A. 株式会社タクマの事例では、名刺検索の効率化により、年間約3,600時間の業務削減が見込まれています。
Q. ホットプロファイルの課金プランの特徴は何ですか？
A. 名刺の登録枚数に応じた課金プランを採用しており、固定費を抑えながら全社員へのアカウント配布が可能です。
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O!Productニュース編集部
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