Dropbox Signの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社日本翻訳センター
課題・目的
紙の郵送による契約書のやりとりが管理と共有の難しさの原因
応募書類のPPAP方式による作業負荷とセキュリティ問題
契約書の送付・捺印・返送をすべて紙の郵送で行っており、コストが問題
導入後の効果
管理工数を4分の1に削減
在宅勤務時でも書類にアクセス可能
契約締結までの期間が半分に短縮
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
紙の郵送による契約書のやりとりが管理と共有の難しさの原因
応募書類のPPAP方式による作業負荷とセキュリティ問題
契約書の送付・捺印・返送をすべて紙の郵送で行っており、コストが問題
書類の管理が煩雑で、オフィスにいなければ確認できない
導入の目的
契約関連業務の効率化
書類管理の高度化、コスト削減、情報共有を加速
導入後の効果
管理工数を4分の1に削減
在宅勤務時でも書類にアクセス可能
契約締結までの期間が半分に短縮
印紙代や切手代などのコスト削減
急な大口案件にも迅速に対応可能
導入の決め手
DropboxとDropbox Signの連携により契約プロセスを電子化できる
操作が簡単で扱いやすく、同期が速い
セキュリティが充実（256ビット暗号化、2段階認証）
ファイルリクエスト機能で安全にファイルを受け取れる
導入のプロセス
DropboxとDropbox Signを併用して契約プロセスを電子化。応募書類はファイルリクエストで受け取り、契約書はDropbox Signで署名依頼。書類はDropbox上の個人フォルダに集約管理。
活用方法
翻訳者とのやり取りにDropboxとDropbox Signを使用。応募書類の受け取り、契約書の電子署名、書類の保管と共有を一元管理。
社内の反応
導入直後の大口案件で、迅速な契約が可能になり、社内でも効果を実感。
今後の展望
オンプレミスのファイルサーバーからDropboxに移行予定。また、Dropbox Transferの活用も検討。
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