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Dropbox Signの導入事例
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課題・目的
1
紙の郵送による契約書のやりとりが管理と共有の難しさの原因
2
応募書類のPPAP方式による作業負荷とセキュリティ問題
3
契約書の送付・捺印・返送をすべて紙の郵送で行っており、コストが問題
導入後の効果
1
管理工数を4分の1に削減
2
在宅勤務時でも書類にアクセス可能
3
契約締結までの期間が半分に短縮
まとめ
株式会社日本翻訳センターは、翻訳者との契約書を紙で郵送していたため、管理工数や印紙代・切手代などのコスト負荷が課題となっていました。また、書類のデータ化とペーパーレス化を目的に、ファイルサーバーのクラウド化を検討する中で、DropboxとDropbox Signの連携を知り、契約プロセスの電子化も同時に実現できる点と、操作の簡便さ、セキュリティの高さが導入の決め手となりました。導入後、翻訳者ごとの書類をDropbox上で一元管理できるようになり、管理工数は約4分の1に削減。契約締結期間は半分に短縮し、印紙代や郵送費も不要となり大幅なコスト削減を達成しました。さらに、捺印のための出社が不要となり、リモートワークを含む柔軟な働き方が実現しました。
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導入事例の詳細
導入前の課題
紙の郵送による契約書のやりとりが管理と共有の難しさの原因
応募書類のPPAP方式による作業負荷とセキュリティ問題
契約書の送付・捺印・返送をすべて紙の郵送で行っており、コストが問題
書類の管理が煩雑で、オフィスにいなければ確認できない
導入の目的
契約関連業務の効率化
書類管理の高度化、コスト削減、情報共有を加速
導入後の効果
管理工数を4分の1に削減
在宅勤務時でも書類にアクセス可能
契約締結までの期間が半分に短縮
印紙代や切手代などのコスト削減
急な大口案件にも迅速に対応可能
導入の決め手
DropboxとDropbox Signの連携により契約プロセスを電子化できる
操作が簡単で扱いやすく、同期が速い
セキュリティが充実（256ビット暗号化、2段階認証）
ファイルリクエスト機能で安全にファイルを受け取れる
導入のプロセス
DropboxとDropbox Signを併用して契約プロセスを電子化。応募書類はファイルリクエストで受け取り、契約書はDropbox Signで署名依頼。書類はDropbox上の個人フォルダに集約管理。
活用方法
翻訳者とのやり取りにDropboxとDropbox Signを使用。応募書類の受け取り、契約書の電子署名、書類の保管と共有を一元管理。
社内の反応
導入直後の大口案件で、迅速な契約が可能になり、社内でも効果を実感。
今後の展望
オンプレミスのファイルサーバーからDropboxに移行予定。また、Dropbox Transferの活用も検討。
サービス概要
カテゴリ
プロダクト説明
Dropbox Sign なら、法的拘束力のある電子署名を導入した契約書を準備、送信、署名、追跡できるので、ワークフローを効率化できます。その方法をご覧ください。
導入企業情報
株式会社日本翻訳センター
業界
メディア・出版業界
従業員数
2〜5名
上場の有無
非上場
所在地
東京都
事業内容
翻訳、通訳 グラフィック、デジタル・コンテンツの企画・制作 印刷、出版
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