ベクターサイン、パーソル系で労使協定を電子化し工数4割削減
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株式会社ベクターホールディングスは、同社の電子契約サービス「ベクターサイン」がパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の労使協定締結業務に導入された事例を公開しました。同社は約1万8000人の従業員を抱え、全国100拠点以上で労使協定を結んでいます。紙と郵送による従来の運用を電子化したことで、人事部門の作業工数と郵送費などの直接経費をそれぞれ約4割削減しました。書類の紛失リスクや追跡管理の負担も軽減されています。
ポイント
- 1パーソルビジネスプロセスデザインが労使協定締結にベクターサインを導入
- 2全国100拠点超・従業員約1万8000人を対象に電子化で工数と経費を約4割削減
- 3初期費用0円と約2週間での機能実装が採用の決め手に
会社再編で対象事業所が100カ所以上に増加
パーソルビジネスプロセスデザインでは、2024年10月の会社再編に伴い、労使協定の締結対象となる事業所が10カ所程度から100カ所以上へと大幅に増えました。従来は事業所ごとに協定書と説明文を印刷して郵送し、各拠点の従業員代表者が署名・捺印して返送する紙ベースの運用でした。対象事業所の増加により、印刷や封入、発送、回収の作業負担と郵送費が増大します。郵送状況の追跡管理や書類の保管、紛失リスクに加え、在宅勤務や客先常駐の従業員代表者が署名のために出社する負担も課題となっていました。
導入の決め手は法的有効性とコスト、柔軟な対応
電子契約サービスの選定では、労使協定という文書を扱うため法的有効性とセキュリティが重視されました。ベクターサインは電子署名とタイムスタンプに対応し、IPアドレス制限などのセキュリティ機能も備えています。初期費用・基本料金0円で、ユーザー数と文書保管数が無制限という料金体系も導入の決め手となりました。導入準備の過程では、労使協定書の閲覧範囲を社内ポータルに限定したいという相談が生じました。法令遵守の観点から代替案が示され、約2週間で必要な機能が実装され、年度末の締結業務に間に合いました。
工数と直接経費をそれぞれ約4割削減
ベクターサインの導入により、全国100拠点以上を対象とする労使協定の締結業務を電子化しました。紙の契約書の印刷・封入・発送・回収が不要になり、人事部門の作業工数は従来比で約4割削減されています。レターパック代をはじめとする郵送関連費用も約4割削減できました。書類紛失のリスクが低減し、郵送物の追跡や管理にかかる業務も軽減されています。書類の受け取りや署名のために出社する必要がなくなり、リモート環境から契約手続きを進められるようになりました。
今後の展望
ベクターホールディングスは、利用企業からのニーズやフィードバックをサービス開発に反映し、ベクターサインの機能と利便性の向上に取り組む方針です。電子契約によるペーパーレス化だけでなく、契約業務に付随する作業やコスト、管理負担の軽減を通じて、企業のバックオフィス業務の効率化を支援していくとしています。
Q&A
Q. ベクターサインとは何ですか？
A. 株式会社ベクターホールディングスが提供する電子契約サービスで、契約書への電子署名やタイムスタンプ、文書管理をオンラインで行えます。
Q. 導入によって具体的にどのような効果がありましたか？
A. 人事部門の作業工数と郵送費などの直接経費をそれぞれ約4割削減し、書類紛失リスクや追跡管理の負担も軽減されました。
Q. なぜベクターサインが選ばれたのですか？
A. 法的有効性とセキュリティに加え、初期費用・基本料金0円という料金体系と、約2週間で必要な機能を実装した柔軟な対応が評価されました。
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O!Productニュース編集部からのコメント
100拠点分の労使協定を紙で回していたのは相当な負荷だったはずです。人事担当の年度末の残業が減りそうですね。
引用元：PR TIMES
この記事の著者
O!Productニュース編集部
