株式会社PROCANは、プロジェクト収支管理システム「プロカン」と短期派遣労務管理システム「プロキャス」を導入した株式会社トータルブレーンの事例を公開しました。トータルブレーンはイベントや販促プロモーションを手がける企業で、これまで電話やExcelに依存した現場運営に課題を抱えていました。両システムの導入により、早朝の電話確認業務がほぼなくなり、業務負荷の大幅な軽減と利益の可視化を達成しています。

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ポイント

1
イベント当日の朝4時からの電話確認業務がプロキャス導入でほぼゼロに
2
案件ごとの利益貢献をプロカンで可視化し、公平な評価制度を構築
3
業務負荷40％削減と離職率3分の1以下への改善を同時に実現

導入前の課題

トータルブレーンでは、多数のイベント案件を並行して運営する中で、スタッフのシフト管理や勤怠管理を電話とExcelに頼っていました。特に負担が大きかったのが、当日の早朝にスタッフへ電話をかけて起床や出発を確認する「朝確」と呼ばれる業務です。担当者は朝4時から作業を始め、欠員が出れば代替スタッフを探す必要があり、長時間労働や精神的な負担が常態化していました。また、案件ごとの収支を正確に把握できず、社員の利益貢献が見えにくいため、評価への納得感や人材定着にも課題を抱えていました。

プロカンシリーズ導入の決め手

トータルブレーンが複数のサービスを比較する中で、プロカンシリーズを選んだのは、スタッフ管理から案件別の原価管理、収支管理までを一つの流れで扱える点でした。プロキャスを使えば、スタッフのスケジュール登録や出発確認、勤怠報告をアプリ上で完結できます。さらにプロカンと連携することで、現場の運営状況と案件ごとの利益をリアルタイムに把握できるようになります。60代のスタッフでも操作に困らないシンプルな画面設計も、導入を後押ししました。

導入後の具体的な変化

プロキャスの導入により、従来は担当者が朝4時から行っていた電話確認は、スタッフの起床や出発情報がアプリに自動で集まる仕組みに変わりました。問題があるときだけ通知が届くため、追いかける電話はほぼゼロになり、担当者の負担が大幅に軽減されています。業務負荷は全体で約40％削減され、月末の締め作業にかかる時間も約3分の1に短縮されました。また、案件ごとの収支がリアルタイムで見えるようになったことで、請求漏れや原価漏れなどのミスも大きく減っています。

経営指標と組織への好影響

業務効率化の結果、トータルブレーンの売上はコロナ禍前と比べて倍増し、営業利益も大きく伸びました。リモート環境下でも業務を継続・拡大できたことが背景にあります。さらに、案件ごとの利益貢献が可視化されたことで、公平な評価制度を設計できるようになり、社員の離職率は導入前と比べて約3分の1以下に改善しました。業務負荷の軽減と評価の透明性向上が、人材定着に結びついています。

今後の展望

プロカンシリーズは今後、他システムとのAPI連携を強化し、営業管理から会計管理までをシームレスにつなぐ方針です。イベントやセールスプロモーション業界に加え、システム開発や建設業など、プロジェクト型ビジネス全体の業務効率化を支援していきます。株式会社PROCANは、大規模なERPではなく、必要な機能を柔軟に組み合わせられる「モジュール型ERP」への移行を推進し、現場で使いやすい業務基盤の構築を目指しています。