CloudSign（クラウドサイン）の導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社後藤組
課題・目的
kintoneだけでは書類作成時に二重入力が発生するなど作業の煩雑さを解消できなかった
契約書や請求書といった帳票類はWordやExcelで作成していた
kintoneの中の情報を見ながらWordに手で打ち込んで、紙に印刷して製本し、印紙を貼る、といった二重入力、二重管理の手間が発生していた
導入後の効果
建設工事に関わる契約書の約40％を電子化した。
顧客情報などを二重入力する手間がなくなり、ワンボタンで工事の請負契約書などを送信できるようになった。
業務効率化が一気に進んだ。
まとめ
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導入前の課題
kintoneだけでは書類作成時に二重入力が発生するなど作業の煩雑さを解消できなかった
契約書や請求書といった帳票類はWordやExcelで作成していた
kintoneの中の情報を見ながらWordに手で打ち込んで、紙に印刷して製本し、印紙を貼る、といった二重入力、二重管理の手間が発生していた
導入の目的
蓄積したデータを業務改善のために活用するため
業務プロセスそのものを電子化するため
真の意味でのDXを達成するため
導入後の効果
建設工事に関わる契約書の約40％を電子化した。
顧客情報などを二重入力する手間がなくなり、ワンボタンで工事の請負契約書などを送信できるようになった。
業務効率化が一気に進んだ。
建設工事の指示書もクラウドサインで一括送信し、確認状況の「見える化」を実現した。
Wordに手入力して、印刷、製本し、お客様のところへお届けする、という一連の作業がゼロになった。
送信したものを相手が見たかどうかの開封確認も手元ででき、進捗の見える化にも役立っている。
導入の決め手
機能がシンプルで、操作が分かりやすいのが決め手
クラウドサインは本当に画面に沿ってボタンを押すだけで良いので、非常にわかりやすい
導入のプロセス
kintoneを導入後、電子契約サービスとしてクラウドサインを比較検討し、使いやすさからクラウドサイン MAKE for kintoneを選択した。
活用方法
従業員の雇用契約書から始め、工事の請負契約、小規模工事の注文書・注文請書、新規取引先との秘密保持契約書などで利用。kintoneの案件管理アプリから契約書送信できる仕組みにしている。また、協力業者宛の工事指示書を一斉送信するのにも利用。
社内の反応
社内からは反発というほどではないが、パソコンやスマホを使わず今まで通りの方法がいい、という声もあった。特にベテラン社員は電話などによる口頭の指示で社内の事務サポート担当者に契約書作成を依頼することが多く、自身の手間という意味ではその方が軽く済むから。
今後の展望
自社だけでなく地域や業界を巻き込んだDXが必要だと感じており、山形の先駆者として、自社のDX支援事業などを通じて地域や業界全体のDXに貢献していきたい。
どのような企業におすすめですか？
本当のDXを目指していくのであれば、従来の業務プロセス全体を見直して、各所に適したツールをはめ込んでいくような活動が求められる企業。経営者自らがリーダーシップを発揮して、DXを主導していくような意識改革が必要な企業。
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株式会社後藤組
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