スプレッドシートでのスケジュール管理とPDF化による共有に時間と労力がかかり、複数シートの行き来による非効率性が課題でした。サポスケ導入により、常に最新の情報共有が可能となり、スタッフの不安も解消。顧客情報やGoogleドライブ資料へのアクセスも一元化され、キャンセル管理や請求業務、自治体券の枚数管理も効率化されました。

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導入事例の詳細

導入前の課題

新規案件が入る度に最新のスケジュールをPDF化してSlackに送信するのに時間と労力がかかっていた

急なキャンセルや時間変更が頻繁に発生し、更新して再度PDF化する作業が負担だった

スタッフのシフト収集も最終的にPDF化して共有する必要があり、相応の労力が発生していた

管理シートが複数あり、顧客情報・スケジュール表・シフト表を行き来しながら調整するのが非効率だった

導入の目的

スプレッドシートのPDF化の手間を削減するため

スケジュール業務と請求業務の効率化を実現するため

導入後の効果

スタッフへのスケジュールや顧客情報の共有とシフト管理が楽になった

常に最新版の情報を共有できているという共通認識から、スタッフの不安を解消できた

顧客情報を細かく項目分けして登録でき、スタッフに漏れなく伝達できるようになった

Googleドライブのリンクを登録することで、スタッフがワンクリックで必要な資料にアクセスできるようになった

顧客ごとの過去の履歴をすぐに確認できるようになった

急なキャンセルやキャンセル待ちのステータス管理が視覚的に把握しやすくなった

月次の集計業務（キャンセル件数など）が簡単に行えるようになった

キャンセル料や請求金額の管理項目を追加し、請求業務が効率的になった

自治体券の利用枚数管理と突合作業が大幅に効率化された

活用方法

サポスケでスケジュールや顧客情報を共有し、スタッフにアプリで確認済ボタンを押してもらう運用を徹底している。また、Googleドライブのリンクを登録して必要な資料にワンクリックでアクセスできるようにしている。

社内の反応

スタッフはすぐに慣れて使用してくれたため、特に苦労はなかった。自分の案件だけが表示されるようになり、必要な情報がすぐに確認できると好評価。カレンダーの色分けもスプレッドシート時代と同様で抵抗感がなかった。情報に不足があるとスタッフから指摘してくれるようになり、情報のヌケモレがなくなった。確認済ボタンの運用もすぐに定着した。