サインタイムの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜グローバルブレインズ株式会社
課題・目的
契約書をWord・Excelで作成し紙で郵送していたため、契約締結まで1〜3週間とリードタイムが長期化していた
郵送のため署名の進捗が分からず、確認作業など、総務部の作業負担が大きい状態が続いていた
契約管理が紙中心でペーパーレス化が進まず、承認フローや差し戻し対応もメール・チャットなど情報管理が煩雑化していた
導入後の効果
契約締結までの時間が大幅に短縮され、従来1〜3週間かかっていたものが最短当日〜2日で完了。承認リードタイムも短縮された。
紙の作成・押印・郵送作業が不要となり、郵送関連の工数を約50％削減。郵送費などのコストも最適化。
電子契約により進捗が可視化され、履歴管理や承認経路が明確に。総務部を中心にワークフローが統一され、社内でも書類の管理が透明化された。
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
契約書をWord・Excelで作成し紙で郵送していたため、契約締結まで1〜3週間とリードタイムが長期化していた
郵送のため署名の進捗が分からず、確認作業など、総務部の作業負担が大きい状態が続いていた
契約管理が紙中心でペーパーレス化が進まず、承認フローや差し戻し対応もメール・チャットなど情報管理が煩雑化していた
郵送作業と返送待ちによる時間的なロスが最大の負担だった
進捗管理が個々の担当者に依存していたため、全体を見える化する仕組みがなかった
導入の目的
電子帳簿保存法への対応が必要だった
社内全体でペーパーレス化や業務効率化を進める動きが高まっていた
契約業務から電子化に取り組むことで、よりスムーズな業務フローを実現できると考えた
電子契約を導入することで、今後のDX推進に向けた基盤づくりにもつながると判断した
導入後の効果
契約締結までの時間が大幅に短縮され、従来1〜3週間かかっていたものが最短当日〜2日で完了。承認リードタイムも短縮された。
紙の作成・押印・郵送作業が不要となり、郵送関連の工数を約50％削減。郵送費などのコストも最適化。
電子契約により進捗が可視化され、履歴管理や承認経路が明確に。総務部を中心にワークフローが統一され、社内でも書類の管理が透明化された。
承認状況がリアルタイムで可視化され、社内調整がスムーズに。差し戻しも減り、総務部・現場・承認者間の連携が効率化された。
契約書の進捗や履歴が自動で記録されるため、確認漏れが防止され、管理の精度が向上した。
導入の決め手
導入後のランニングコストを踏まえたコストパフォーマンスの良さ
シンプルな料金体系
導入のプロセス
初期設定や導入自体は非常にスムーズでした。運用を進める中で課題が出てくる場面もありますが、その都度サインタイムのサポートを受けながら改善を進め、社内での運用ルールを固めているところです。
活用方法
総務部で契約書テンプレートを作成し、承認フローや関係者のCCを設定したうえで運用しています。テンプレート化することで現場担当者も迷わずに作業でき、従来は部署ごとにバラつきがあった承認プロセスが統一されました。
社内の反応
導入時も取引先からの問い合わせやトラブルは特になく、電子契約への移行は非常にスムーズでした。書類のやり取りがこれまでよりスピーディになり、確認漏れも減ったことで、業務全体の流れがスムーズになっています。
今後の展望
次のステップとして、毎月発生する発注書の電子化を進めたいと考えています。加えて、人事関連書類や過去契約書のスキャン保存にも取り組み、社内全体のペーパーレス化を段階的に強化していきたいと考えています。
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