サインタイムの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜クラヴマガ・ジャパン株式会社
課題・目的
入会・退会・休会などの申込手続きは紙による対応が中心で、郵送の準備や返送待ちに多くの時間と手間がかかっていた
Salesforceには顧客情報が蓄積されていたものの、申込書類のやり取りはシステムと連携しておらず、紙で一から再対応する必要があり、業務が非効率になっていた
契約情報の転記やファイリングといったアナログ業務が発生し、人的ミスや情報の行き違い、セキュリティ上の懸念も課題だった
導入後の効果
契約書の送信・回収が自動化され、手続き完了までの時間が1週間以上→即日〜翌日に短縮。
紙の契約書が不要となり、印刷・郵送・ファイリングといったアナログ業務が大幅に削減。
導入前は月に4〜5件発生していた記入ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが、サインタイム導入後はゼロになり、約95％以上のエラーを削減。
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導入前の課題
入会・退会・休会などの申込手続きは紙による対応が中心で、郵送の準備や返送待ちに多くの時間と手間がかかっていた
Salesforceには顧客情報が蓄積されていたものの、申込書類のやり取りはシステムと連携しておらず、紙で一から再対応する必要があり、業務が非効率になっていた
契約情報の転記やファイリングといったアナログ業務が発生し、人的ミスや情報の行き違い、セキュリティ上の懸念も課題だった
導入の目的
契約業務のデジタル化を一気に加速させ、業務負荷の軽減と顧客体験の向上を実現するため
導入後の効果
契約書の送信・回収が自動化され、手続き完了までの時間が1週間以上→即日〜翌日に短縮。
紙の契約書が不要となり、印刷・郵送・ファイリングといったアナログ業務が大幅に削減。
導入前は月に4〜5件発生していた記入ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが、サインタイム導入後はゼロになり、約95％以上のエラーを削減。
申し込み手続きにおいて、従来2名体制で行っていた作業を現在は1名で対応できるようになり、コストを50％削減することができた。
導入の決め手
コストパフォーマンスに優れた価格でSalesforceとの連携が標準機能として可能だったこと
自社カスタマイズ機能（メールの送信元やロゴを自社仕様に変更できる機能）は、デジタルに慣れていない会員にとって分かりやすく、非常に良い機能だと感じている
導入のプロセス
約1か月で本格運用を開始でき、既存会員の退会や休会申込書の処理から運用を開始し、その後「新規申込書」へと段階的に拡大した。
活用方法
WEBフォームから申し込みを受け付け、スタジオにはタブレットを導入して紙の申込書は廃止し、申し込み情報はSalesforceに自動で取り込まれ、入会申込書の控えはサインタイムを通じて顧客へ送信される。
社内の反応
紙の記入やスタジオへの来店が不要になったことで「便利になった」との声を多くいただいている。
今後の展望
今後は、お客様向けの契約手続きだけでなく、社内の人事関連書類や業務委託スタッフ、パートスタッフとの契約管理にもサインタイムを活用し、さらなる業務効率化とペーパーレス化を進めていきたいと考えている。
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導入の効果契約手続きの時間短縮、書類添付など業務負荷を軽減した。
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導入の効果契約書管理システム移行により、年間で約25％のコスト削減を実現した。
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