サポスケの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社タクミサービス
課題・目的
各部門でホワイトボードの書き込みタイミングがバラバラで、スケジュール更新タイミングが分かりづらかった
月間スケジュールは当月と来月分しか作成できず、それ以前や以降の管理がデジタルでないと難しかった
ホワイトボードを消すと記録が残らず、売上確認などで過去のスケジュールを見返すために写真を撮る必要があった
導入後の効果
スケジュールの表現が統一され、誰が見ても同じ案件と内容が一目でわかるようになった
定期スケジュールがカレンダーに自動反映され、社内運用がスムーズになった
Googleカレンダーでは難しかった仕事内容に応じた色付けが可能になり、視認性が向上した
まとめ
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導入前の課題
各部門でホワイトボードの書き込みタイミングがバラバラで、スケジュール更新タイミングが分かりづらかった
月間スケジュールは当月と来月分しか作成できず、それ以前や以降の管理がデジタルでないと難しかった
ホワイトボードを消すと記録が残らず、売上確認などで過去のスケジュールを見返すために写真を撮る必要があった
スケジュール共有はホワイトボードを見るか、事務所に電話して確認する必要があり、事務担当者に負担がかかっていた
Googleカレンダーでは人に色が割り当てられ、20〜30人規模になると色の割り当てが複雑で見づらかった
導入の目的
アナログなホワイトボード管理をデジタル化し、スタッフ間でスケジュールを共有するため
部門ごとに異なるスケジュール管理ルールを統一するため
導入後の効果
スケジュールの表現が統一され、誰が見ても同じ案件と内容が一目でわかるようになった
定期スケジュールがカレンダーに自動反映され、社内運用がスムーズになった
Googleカレンダーでは難しかった仕事内容に応じた色付けが可能になり、視認性が向上した
全ての部門でサポスケを使用するようになった
導入の決め手
サポスケはスケジュールに特化したシンプルな内容で、導入のハードルが低いと感じた
他のITツールは多くの付帯機能があり、逆に導入のハードルが高いと感じた
導入のプロセス
2023年11月のビルメンヒューマンフェア&クリーンEXPOでサポスケを見つけ、2024年4月から導入。導入時にはスタッフへの簡単なレクチャーで基本的な操作ができるようになり、スムーズに移行した。
活用方法
スタッフ全員がウェブとスマホの両方でサポスケを使用。物件マスタを登録してスケジュール表現を統一し、定期スケジュールは自動反映。経理部門では入札関連の予定を入力して全員に情報共有。
社内の反応
最初はスタッフが使いこなせるか不安だったが、スマホでLINEを操作する感覚で扱え、すぐに慣れた。懸念していた人が一番使いこなし、64歳のスタッフも自然に馴染み「周囲のスケジュールも見えて良い」と話した。IT知識があまりない人の方が直感的な操作に馴染みやすかった。
今後の展望
スケジュールを誤って消した際に一度だけ戻せる機能があれば嬉しい。
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導入の効果スケジュール変更の伝達が楽になった
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導入の効果メールでの共有の手間が軽減された
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導入の効果リセット作業の時間が0になった
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導入の効果一目で状況が把握しやすくなった
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