Docusignの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜トラスティーパートナーズ株式会社
従来の煩雑化した手続きをよりスマートに。Docusign × kintoneで不動産投資の申込・契約プロセスを効率化
課題・目的
複数の物件を購入する場合、署名・捺印が必要な書類の数が2倍、3倍と増えてしまう
お客様の手間が多くなる傾向にあった
遠方のお客様が多いため、なるべくご負担をかけない方法に切り替えたいと考えていた
導入後の効果
最大の効果は時間の節約で、営業担当者が他の商談やお客様との打ち合わせにより多くの時間を充てられるようになった。
契約書の作成を担う業務部門でも、契約書の印刷・製本作業がなくなったため、1案件につき20～30分かかっていた作業時間が節約できた。
紙の契約書をPDFに変換する作業も不要となった。
まとめ
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導入前の課題
複数の物件を購入する場合、署名・捺印が必要な書類の数が2倍、3倍と増えてしまう
お客様の手間が多くなる傾向にあった
遠方のお客様が多いため、なるべくご負担をかけない方法に切り替えたいと考えていた
紙の書類の作成コストと保管場所が増える一方だった
書面の数が増えれば紛失におけるリスクもある
導入の目的
お客様の利便性を向上させるため、時代に沿った申込・契約方法に切り替える
紙の書類を作成するコストの削減と、管理性の向上を図る
導入後の効果
最大の効果は時間の節約で、営業担当者が他の商談やお客様との打ち合わせにより多くの時間を充てられるようになった。
契約書の作成を担う業務部門でも、契約書の印刷・製本作業がなくなったため、1案件につき20～30分かかっていた作業時間が節約できた。
紙の契約書をPDFに変換する作業も不要となった。
取得するデータの正確性の向上にもひと役買っている。
お客様側はいつでもどこでも書類を確認することができるので、移動や契約手続きのための時間を確保する必要がなくなり、記入・捺印にかかる手間も軽減される。
導入の決め手
当社の顧客管理システムを担うkintoneとのスムーズな連携が可能なこと
kintoneと電子署名サービスの連携により契約管理を一元化したいと考えていた
一度テンプレートを作成してしまえば、他のお客様とのご契約の際に転用できるなど、操作性も評価のポイントとなった
ドキュサインの知名度は高く、同社のお客様からも導入にあたって好意的に迎えられた
ドキュサインの担当者から手厚いサポートを受けられたことで、円滑に導入を進められた
導入のプロセス
2023年1月より、Docusignの利用を開始し、まずは契約書の電子化から始め、同年7月には、これまで申し込み手続きに使用していたWEBフォームをPowerFormに切り替えた。
活用方法
申し込み手続きでは、ドキュサインの電子署名の機能の1つ「PowerForm」を活用し、契約書については、業務部門の担当者がkintoneに取り込まれたデータをExcelの契約書フォーマットに入力をしてPDF化し、Docusignで送付している。
社内の反応
担当者から評価の声が多く寄せられている。
今後の展望
今後は賃貸物件の管理を行うプロパティマネジメント事業部など、他部門へも導入効果を提示しながら、活用を拡大させていきたいと考えている。
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