ContractS CLMの導入事例

サービス詳細

導入企業｜株式会社フェズ

契約書管理システム

紙・電子ともに全ての契約業務を一元化。「ContractS CLM」でガバナンス強化と契約業務の効率化を実現

掲載日: 2021/10/12

出典: 紙・電子ともに全ての契約業務を一元化。「ContractS CLM」でガバナンス強化と契約業務の効率化を実現

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課題・目的

事業部で受注後に契約書の作成依頼がなされず、そのまま案件がスタートしてしまうこともあった

契約ごとのステータスを横断的に把握不能で、状況確認のために個別にヒアリングが必要だった

契約依頼が様々なツールで行われるため管理が煩雑で、抜け漏れや業務停滞が発生していた

導入後の効果

導入後、全契約の状況把握が容易になり、全工程で業務効率化・スピードアップが実現した

紙の契約書も全て集約され、過去の契約書の検索性が向上した

契約業務にまつわる業務量が全社で月単位で65時間ほど削減された

まとめ

株式会社フェズは、契約プロセスが統一されておらず、Slackやメールなど様々なツールが混在し、契約の進捗把握や過去の契約書検索に多大な手間がかかるという課題を抱えていた。これらの課題を解消し、IPOに向けたガバナンス強化と業務効率化を目的に「ContractS CLM」を導入。決め手は、受注から更新までの全工程をワンプラットフォームで一元管理できる点だった。導入後は全契約の状況把握が容易になり、月間約65時間の業務削減や電子契約の即日締結を実現した。

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導入事例の詳細

導入前の課題

事業部で受注後に契約書の作成依頼がなされず、そのまま案件がスタートしてしまうこともあった

契約ごとのステータスを横断的に把握不能で、状況確認のために個別にヒアリングが必要だった

契約依頼が様々なツールで行われるため管理が煩雑で、抜け漏れや業務停滞が発生していた

導入の目的

契約受注から作成～交渉～締結～更新管理まで全契約プロセスを明確にし、IPOに向けたガバナンス体制の強化と契約業務の効率化をしたい

導入後の効果

導入後、全契約の状況把握が容易になり、全工程で業務効率化・スピードアップが実現した

紙の契約書も全て集約され、過去の契約書の検索性が向上した

契約業務にまつわる業務量が全社で月単位で65時間ほど削減された

導入の決め手

受注から締結～更新までの全工程をワークフロー化、ステータスも含め一元管理できる

過去の契約書の検索性を向上し活用できる

ワンプラットフォームで一気通貫で完結できるシステムであること

導入のプロセス

2020年12月に導入し、初期設定やマニュアル整備、説明会を経て、2021年3月にコーポレート本部や人財育成本部ら15人程度でスモールスタート。4月に「ContractS SCAN」を追加導入し過去の紙契約書情報も一元化。6月に全社へ展開し100名規模で活用。

活用方法

受注から契約書作成、交渉、締結、更新までの全工程をContractS CLM上で行い、過去の契約書もスキャンして一元管理。法務部は案件ごとのステータスを一目で把握。

社内の反応

現場の事業部からは「契約手続きのプロセスが分かりやすくなった」「過去の契約書の検索が楽に」との声が多く聞かれ好評。

今後の展望

ゆくゆくは法務相談もContractS CLMへ一元化できればと考えている。

サービス概要

ContractS CLM

カテゴリ

契約書管理システム

電子契約システム

部門

バックオフィス

プロダクト説明

ContractS CLM（コントラクツ CLM）は相談や審査や締結、管理などあらゆる契約業務を自動化・最適化します。契約ライフサイクル管理（Contract Lifecycle Management・CLM）により「契約プロセスの仕組み化」と「契約情報の集約」で業務効率化・生産性向上を実現します。

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