ContractS CLMの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社フェズ
紙・電子ともに全ての契約業務を一元化。「ContractS CLM」でガバナンス強化と契約業務の効率化を実現
掲載日: 2021/10/12
課題・目的
事業部で受注後に契約書の作成依頼がなされず、そのまま案件がスタートしてしまうこともあった
契約ごとのステータスを横断的に把握不能で、状況確認のために個別にヒアリングが必要だった
契約依頼が様々なツールで行われるため管理が煩雑で、抜け漏れや業務停滞が発生していた
導入後の効果
導入後、全契約の状況把握が容易になり、全工程で業務効率化・スピードアップが実現した
紙の契約書も全て集約され、過去の契約書の検索性が向上した
契約業務にまつわる業務量が全社で月単位で65時間ほど削減された
まとめ
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導入前の課題
事業部で受注後に契約書の作成依頼がなされず、そのまま案件がスタートしてしまうこともあった
契約ごとのステータスを横断的に把握不能で、状況確認のために個別にヒアリングが必要だった
契約依頼が様々なツールで行われるため管理が煩雑で、抜け漏れや業務停滞が発生していた
導入の目的
契約受注から作成～交渉～締結～更新管理まで全契約プロセスを明確にし、IPOに向けたガバナンス体制の強化と契約業務の効率化をしたい
導入後の効果
導入後、全契約の状況把握が容易になり、全工程で業務効率化・スピードアップが実現した
紙の契約書も全て集約され、過去の契約書の検索性が向上した
契約業務にまつわる業務量が全社で月単位で65時間ほど削減された
導入の決め手
受注から締結～更新までの全工程をワークフロー化、ステータスも含め一元管理できる
過去の契約書の検索性を向上し活用できる
ワンプラットフォームで一気通貫で完結できるシステムであること
導入のプロセス
2020年12月に導入し、初期設定やマニュアル整備、説明会を経て、2021年3月にコーポレート本部や人財育成本部ら15人程度でスモールスタート。4月に「ContractS SCAN」を追加導入し過去の紙契約書情報も一元化。6月に全社へ展開し100名規模で活用。
活用方法
受注から契約書作成、交渉、締結、更新までの全工程をContractS CLM上で行い、過去の契約書もスキャンして一元管理。法務部は案件ごとのステータスを一目で把握。
社内の反応
現場の事業部からは「契約手続きのプロセスが分かりやすくなった」「過去の契約書の検索が楽に」との声が多く聞かれ好評。
今後の展望
ゆくゆくは法務相談もContractS CLMへ一元化できればと考えている。
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