Jリーグでは、法務部立ち上げ前は契約書が属人的に管理されており、前職で案件管理の属人化リスクを痛感していた助川氏が、組織拡大を見据えた契約管理のインフラ整備を目的に「ContractS CLM」を導入。決め手は、様々な契約をまとめてデータベース化し、関連書類も一元管理できる点だった。導入後は、過去の契約情報の見える化により「2周目の契約が楽になった」との現場の声が上がり、規約改正プロジェクトにも応用して労力削減に成功した。

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導入事例の詳細

導入前の課題

案件管理が属人化しており、退職者の案件がステータス未記入のまま見つかるなどリスクがあった

エクセルでのタスク管理は視認性が悪く、ファイルが個別管理で抜け漏れが生じていた

契約書がデータベース化されておらず、連番とエクセル、ファイリングによる伝統的な管理だった

導入の目的

法務部立ち上げの過程でアナログな契約管理からの脱却が必要だったため

いずれ増えるであろう契約案件を今のうちに管理しやすい状態に整える必要があったため

リスク管理・適切な権利行使・新規契約交渉の優位性確保の観点から適切な契約管理のインフラ体制を敷く必要があったため

導入後の効果

過去の契約情報の見える化により、似たような案件が発生した時に以前の契約書をすぐに見つけられ、2周目の契約業務が楽になった

契約書PDFと関連情報が常に紐づいて管理されるため、二重作業が減り情報の抜け漏れを防げる

年に一度の規約改正プロジェクトに応用し、タスクの進捗や関係者、関連ファイルを一元管理できるようになり、労力が削減された

導入の決め手

様々な契約を一度にまとめて管理できるインフラとしての機能を持っていたこと

関連契約や関連書類をまとめてデータベース化し、誰でも探し出せるシステムだったこと

導入のプロセス

総務と連携してツール探しをスタートし、総務の責任者が見つけたContractS CLMを導入するプロジェクトを本格的に進めた。現場社員に向けて2回の勉強会を実施し、最初は「契約とは何か、マネジメントとはどういうことか」を説明し、次に導入勉強会でデモ画面を見せながら具体的な使い方を伝えた。

活用方法

契約書の作成・承認・締結・管理に加え、関連情報を紐付けて一元管理し、To-Do管理や人・情報・ファイルの集約に活用。さらに、年に一度の規約改正プロジェクトにも応用し、タスクをチケットに切って進捗や関係者、関連ファイルを一元管理している。

社内の反応

初期は「使い方が複雑で、部署内で説明し直すのが大変」などのネガティブな声があったが、2周目の契約業務で効果を実感し、「前にContractS CLMにのせて対応した契約書を見たら全部分かった」などのポジティブな声に変わった。また、勉強会を通じて「契約業務が自分ゴトで捉えられるようになった」との声もあった。