全研本社では、上場・事業拡大に伴い法務業務が増加し、契約書情報がチャットツールや社内サーバーなどに散在して二重管理や進捗管理が困難な課題を抱えていた。この解決のため、契約業務の一元管理を目的に「ContractS CLM」を導入。決め手は、全工程と付随情報をワンプラットフォームで一元管理できる点と、アクセス権限の柔軟なコントロールが可能な点だった。導入後は全契約業務が可視化・集約され、契約締結までのリードタイムが短縮。1通あたり30分削減され、年間約420時間の業務効率化に成功した。

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導入事例の詳細

導入前の課題

チャットツール・社内サーバー・稟議システム・電子契約システム・台帳と契約書が様々な場所に散在

情報の分散による二重管理が発生し、どれが最新か分からず事業部⇔法務での進捗管理が困難

バージョン管理の散逸や契約書と押印稟議の突合せの手間、電子契約システムでの二重稟議等、非効率な状態

導入の目的

契約業務の一元管理化を実現するため

ナレッジを蓄積・検索できるようにするため

契約フローの仕組みを見直すため

導入後の効果

全契約業務が一つのシステムに集約され、誰でも最新の情報にアクセス可能に

契約業務における法務部門・事業部門の役割分担が最適化され、契約締結までのリードタイムが大幅に短縮

ファイルの突き合わせなどの無駄な業務がなくなり、業務量が年間で420時間削減

契約の進捗状況が一目瞭然になり、契約が停滞することがなくなった

導入の決め手

契約の全工程と付随する情報を一元管理できること

事業部の担当者自らが契約業務の主体となり、法務と最新の契約書を共有、やりとりやタスクを紐づけて管理できること

必要な時にアカウントを持っている人間が自由に検索できること

アクセス権限のコントロールが柔軟にできること

導入のプロセス

2023年1月に一部の部署からスモールスタートで導入開始、2023年3月に全社展開。全社導入にあたっては説明会を複数回、法務が対面でデモを実施、使い方や機能説明についてはオリジナルの社内向けYouTube動画を作成。スモールスタート時に浮上した課題を洗い出し、対策を即座に実施し、翌月の大規模部署展開時に活かした。