サインタイムの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社QTnet
課題・目的
契約書管理システムの運用コストが負担となっており、利用実態に即したコスト最適化が課題となっていた
約4,500ファイルの移行にあたり、抜け漏れなく移行できるか、業務を止めずに完了できるかが大きな懸念だった
契約更新情報（自動更新の有無・アラート時期）を確実に反映し、管理精度を維持する必要があった
導入後の効果
契約書管理システム移行により、年間で約25％のコスト削減を実現した。
紙で保管していた頃と比較すると、検索スピードは大きく向上した。
まとめ
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導入前の課題
契約書管理システムの運用コストが負担となっており、利用実態に即したコスト最適化が課題となっていた
約4,500ファイルの移行にあたり、抜け漏れなく移行できるか、業務を止めずに完了できるかが大きな懸念だった
契約更新情報（自動更新の有無・アラート時期）を確実に反映し、管理精度を維持する必要があった
導入の目的
契約書管理にかかるコストの適正化を図ること
業務を止めない移行を実現すること
導入後の効果
契約書管理システム移行により、年間で約25％のコスト削減を実現した。
紙で保管していた頃と比較すると、検索スピードは大きく向上した。
導入の決め手
契約書管理システムを必要機能に絞って再構築し、年間約25％のコスト削減を実現したこと
契約期間を重複させた移行設計と徹底した件数確認により、業務を止めることなく4,500ファイルを移行したこと
アラート機能とタグ運用を標準化し、契約更新情報を正確に管理できる体制を構築したこと
導入のプロセス
旧サービスの契約満了日から逆算してスケジュールを設計し、まずサインタイムを契約して両サービスの契約期間を一部重複させ、移行期間中も旧サービスを利用できる状態を確保した。準備期間を含めて約2か月、実際の移行作業は約1か月で完了し、週1回の定例会で進捗共有と課題解決を行った。
活用方法
各部署で紙の契約書をスキャンしPDFデータ化し、業務運営グループへ共有した後、サインタイムへアップロードし、アラート機能とタグ機能を活用している。
社内の反応
必要な契約書にすぐアクセスできるようになったことで、確認作業の効率が高まり、日常業務の中で確実に活用されている。
今後の展望
AI読み取り機能については実験的に一部でのみ活用している段階で、効果を見極めつつ、今後は段階的に活用範囲を広げていきたいと考えている。
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