株式会社ブロードリーフ様は、紙契約書の期限管理が煩雑で網羅的な把握に課題を抱えていた。契約情報をデータベース化し、リマインド機能で管理する目的で電子契約サービスを検討し、契約管理機能の充実と使い勝手の良さ、既存の紙契約書情報も統合管理できる点を決め手にWAN-Signを導入した。導入後は契約締結までの時間を大幅に短縮し事務工数を削減、電子契約の比率は約半分に達し、在宅勤務の推進にも効果を発揮している。

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導入事例の詳細

導入前の課題

契約期限を把握するのが大変だった

契約期限を管理できる仕組みがあるシステムを取り入れたかった

従来の期限管理は、逐一紙の契約書を開いて中身を1枚ずつ確認するため負荷が高く、網羅的にチェックすることに苦労していた

リマインド通知など、契約内容が確認しやすい機能を持つサービスを探していた

導入の目的

契約書情報のデータベース化を検討した

導入後の効果

事務工数を削減できたのが一番のメリットである。

紙では必須だった契約書原本を回収した後の保管、押印・郵送の時間を丸ごと削減できた。

契約締結までの時間をかなり短縮できた。

ブロードリーフで締結している電子契約の比率が半分近くに高まってきた。

継続的なシステムのバージョンアップを経て、契約管理のレベルや使い勝手が向上している実感もある。

導入の決め手

契約管理の機能を備えていることや使い勝手の良さ

契約書のPDFデータがなくても、文書情報のみで登録することもできるため、紙の契約書情報と電子契約で締結した原本情報を統合的に管理できる点を評価した

ＮＸワンビシアーカイブズは書類保管を長年にわたり生業としている会社であるため、契約管理の機能について信頼と安心感がある

契約依頼先の設定ができることや、紙の契約書と電子契約書を別のシステムを使用せず一元管理できる点が、他社サービスと比べて導入メリットが高いと感じた

機能面のメンテナンスや拡充が随時行われているので、今後社内における活用ニーズが多様化してくるときにもWAN-Signなら対応できる可能性が高い

価格についても、他社だと有料オプション扱いになるような機能が組み込まれているため、追加費用が掛からずリーズナブルである

導入のプロセス

WAN-Signを利用開始するにあたり、まず既存の契約管理データをシステムに反映していくことから始めた。社内で電子契約を運用する際の規程も作成し、押印業務に関して、管理業務を担当するスタッフに社内フローを説明し、要望を取り入れながら実務運用の仕組みを構築していった。フローの決定後は、全社的に電子契約システムを浸透させるにあたり、社内周知を徹底することに努めた。説明会を各部門向けに実施した。

活用方法

まず、既に保有している紙の契約書情報を管理することから、WAN-Signを使い始めた。電子契約締結するのに必要な操作も直感的なもので分かりやすい。疑問点があるときは、ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当に相談することもあれば、WAN-Signのヘルプデスク担当に連絡することもある。期限管理もシステム上で管理している。