株式会社モンスターラボは、契約内容確認の都度、紙の契約書を取り出す手間や、電子ファイルの管理負担といった課題を抱えていた。契約管理に優れたシステムの導入を検討する中で、ユーザー利便性を考慮した設計と、特にカスタマイズ性の高い検索機能を評価し、「WAN-Sign」の導入を決めた。導入後は、契約データの検索性が向上し、印刷や郵送の業務が削減されたことでリモートワーク対応が進むとともに、社内外でのペーパーレス化推進の契機となった。

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導入事例の詳細

導入前の課題

契約内容を確認する都度、紙の契約書を取り出して確認する手間があった

PDF化した契約書も、フォルダ内の該当ファイルを探し出すのに手間がかかっていた

担当者ごとに異なる保存場所やファイル名の統一、ルールの策定と遵守・更新に手間がかかっていた

導入の目的

契約管理に秀でたシステムを導入することで、紙の契約書の確認や管理の手間を省くため

導入後の効果

印刷、製本、承認時の捺印、郵送など出社が必要だった業務がリモートワークでも対応できるようになった。

ペーパーレスを推進するための議論が社内で活発化する副次的効果が上がっている。

取引先各社に向けて電子契約の利用開始を案内したが、懸念の声や拒否反応は起こらなかった。

ペーパーレスにより、印紙の負担や事務手続きが簡潔になり、関係各社にとってもメリットが大きい。

導入の決め手

契約データの検索性に着目し、契約締結だけでなくその後の管理機能が長期的に不可欠と判断した

「WAN-Sign」は検索項目を増やすなどカスタマイズ範囲が広く、ユーザーの利便性をよく考えた設計であると判断した

導入のプロセス

導入決定にあたり、電子契約の仕組みについて全事業部門に向けた説明会を実施し、実際の操作画面を投影して具体的な利用イメージを確認した。営業補佐の部門を中心に「WAN-Sign」活用のフロー構築の後、電子契約の利用を進めている。

活用方法

契約書の電子締結を少しずつ運用拡大している。

社内の反応

契約データの検索がしやすい特長などから、導入に向けて歓迎する声が多かった。

今後の展望

グローバルに事業展開する中で、郵送せずに電子契約を締結することで国内以上の利便性やコスト削減効果が見込まれ、「WAN-Sign」の英語表示機能も活用し、海外を含め運用を全社統一していくことを検討している。契約書ファイルのタイトルが自動入力されるなど画期的な機能の付加や、API連携による顧客情報やタスク管理の業務効率化も期待している。

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