WAN-Signの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社アシスト
課題・目的
契約書面を紙に印刷し、押印処理のため発送し、相手方の押印が済むと返送してもらうため、手間と時間がかかっていたこと
原本の保管について、部署によって倉庫保存や自部署管理、個人ロッカー使用など統一的なツールと文書管理ルールが揃っていなかったこと
コロナ禍を受けてDX推進を加速させる必要があったこと
導入後の効果
紙か電子かを問わず契約書を一元管理できるようになったこと。
WAN-Signに登録されたPDF原本なら、どこからでも容易に検索・アクセスできること。
雇用契約などの人事関連書類は閲覧権限も重要なので、WAN-Sign上でフォルダ管理することにより、利便性を損なうことなく、統制力を向上できたこと。
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導入前の課題
契約書面を紙に印刷し、押印処理のため発送し、相手方の押印が済むと返送してもらうため、手間と時間がかかっていたこと
原本の保管について、部署によって倉庫保存や自部署管理、個人ロッカー使用など統一的なツールと文書管理ルールが揃っていなかったこと
コロナ禍を受けてDX推進を加速させる必要があったこと
導入の目的
電子契約対象文書の範囲拡大にあわせて電子契約サービスを一本化すること
内部統制と利便性を同時に向上させ、ビジネス部門全体での業務効率の最適化を目指すこと
電子帳簿保存法の改正にも対応した契約管理と、紙の原本保管もワンストップサービスで実現すること
導入後の効果
紙か電子かを問わず契約書を一元管理できるようになったこと。
WAN-Signに登録されたPDF原本なら、どこからでも容易に検索・アクセスできること。
雇用契約などの人事関連書類は閲覧権限も重要なので、WAN-Sign上でフォルダ管理することにより、利便性を損なうことなく、統制力を向上できたこと。
派遣・労働契約は、郵送した場合約1週間かかっていたところ、早ければ依頼当日に締結完了できるようになったこと。
電子契約の運用範囲を拡大することでリモートワークを推進できること。
導入の決め手
必要な機能が追加費用なしでパッケージ化されており、総合的に最適であると判断したこと
契約書作成の効率化、業務ワークフローの簡便化・確実化、就業場所を選ばない業務継続、印紙代・郵送料や倉庫費用の削減、電子原本の証明力確保、他システムとのシナジーや連携が求められたこと
電子契約で締結したデータだけでなく、紙での契約書も同じシステム上で一元管理したかったこと
保管倉庫との連携もパッケージで対応できるもの、という段階で導入候補が自然に絞られてきたこと
ＮＸワンビシアーカイブズは自社倉庫を有し、一連の運用費がリーズナブルで、同じシステム上から倉庫との作業連動が行える点が優れていると判断したこと
導入のプロセス
2021年初頭にプロジェクトをキックオフし、4月にプロジェクト活動を本格化、5月にWAN-Signの利用申込を済ませ運用を構築・試行、9月に本格運用を開始し、合計5か月弱で社内業務オペレーションおよび規定類の整備を完了させた。
活用方法
有期雇用社員、嘱託社員の「労働条件通知書兼雇用契約書」の契約手続き、労務契約、派遣契約を電子契約で行い、紙で締結した既存の契約書もスキャンしてWAN-Signへ登録し、ワークフロー機能を用いて文書管理番号順で整理している。
社内の反応
システムのインターフェースが馴染みやすいという声が大半を占め、電子契約の利便性を実感できているので、対象とする契約書の導入範囲が広がれば、作業者の負荷はますます軽くなる。
今後の展望
色々な使い方を試しつつ、どの種類の契約書を対象に加えると高い効果を得られるのか検討し、お客様に押印いただくためのプラットフォーム構築なども視野に、段階的に利用範囲を拡大していきたい。
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導入の効果印紙税の削減効果が大きかった
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導入の効果事務工数を削減できたのが一番のメリットである。
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最低3日かかっていた契約締結が最短0日に!決め手はリーズナブルな従量課金制度とスモールスタートに最適な仕組み
導入の効果従来は、工数に関して、最短でも3日間はかかっていたのが、なんと0日間で締結完了できるようになった。
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導入の効果遠方の取引先との契約締結がメール一本で済み、業務効率化に大きく貢献している。
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