WAN-Signの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社ティーネットジャパン
最低3日かかっていた契約締結が最短0日に!決め手はリーズナブルな従量課金制度とスモールスタートに最適な仕組み
課題・目的
紙の契約書への押捺管理を本社の管理部門が一手に引き受けていたため、全国各地の拠点から本社がある高松へ集約するひと手間が発生していた
紙文化が色濃く残っており、事務所内にも大きく書庫スペースを設けて大量の書類を保管していたため、特定の文書を探し出すのは大変な作業となっていた
事業部門からは、働き方改革やコロナ禍による担当者が出社しなくても良い業務手順、保管スペースや印紙税などのコスト削減を求める声も挙がっていた
導入後の効果
従来は、工数に関して、最短でも3日間はかかっていたのが、なんと0日間で締結完了できるようになった。
取引先側でも手間が減ったと喜ばれている。
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
紙の契約書への押捺管理を本社の管理部門が一手に引き受けていたため、全国各地の拠点から本社がある高松へ集約するひと手間が発生していた
紙文化が色濃く残っており、事務所内にも大きく書庫スペースを設けて大量の書類を保管していたため、特定の文書を探し出すのは大変な作業となっていた
事業部門からは、働き方改革やコロナ禍による担当者が出社しなくても良い業務手順、保管スペースや印紙税などのコスト削減を求める声も挙がっていた
導入の目的
ペーパーレス化を通じてコンパクトな業務運営へと切り替えるため
導入後の効果
従来は、工数に関して、最短でも3日間はかかっていたのが、なんと0日間で締結完了できるようになった。
取引先側でも手間が減ったと喜ばれている。
導入の決め手
ユーザーの追加が無料であること
従量課金分の価格が低額に収まること
無料版から任意のタイミングで有料版に切り替えられること
初期費用があまりかからないこと
ＮＸワンビシアーカイブズでは一貫した支援体制が整えられ、その都度、親身に質問や相談に応じていただけたこと
導入のプロセス
2020年7月にWAN-Signの無料版を利用開始し、9月以降、有料版に切り替え、徐々に利用範囲を広げ、活用機会を増やしていった。11月には、情報システム部門を交え、自社内で使用しているワークフローシステムとWAN-Signの連携に関して、ＮＸワンビシアーカイブズと打ち合わせ、API連携の要件定義に向けた説明を受けた。2021年3月には、本格的なAPI連携の詳細仕様を詰めていき、開発に関するFAQのやりとりを開始した。6月には、開発ベンダーによる作業が完了し、7月から検証に入り、実運用に向けた準備を着々と進めている。
活用方法
まずは、WAN-Signに実装されている機能を使いこなせるようにした。API連携により、ワークフローシステムで決裁完了した文書について、自動的に署名依頼が送付され、当社側の署名はAPIで自動的に署名を実行できるようにした。
社内の反応
今後、電子契約活用事例を増やしたいと考え、各事業部門に呼び掛けているところである。API連携で１つの稟議帳票に記入するだけで稟議、締結、保存の一連の業務が済むようになれば、社内アピールがさらにしやすくなると見込んでいる。運用ルールの整備を進め、さらなるペーパーレス化を推進していきたい。
今後の展望
必ずしもAPI連携にすべての運用を統一するとは限らず、そのままでも使いやすく様々な便利機能のあるWAN-Signについて、部門ごとに固有の使い方も検討していくつもりである。
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導入の効果印紙税の削減効果が大きかった
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導入の効果事務工数を削減できたのが一番のメリットである。
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導入の効果紙か電子かを問わず契約書を一元管理できるようになったこと。
株式会社アシスト
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導入の効果数十時間程度の作業工数を削減
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電子署名・電子サインで脱ハンコを推進する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」。電子証明書による実印版締結とメール認証による認印版締結を組み合わせることで、あらゆる署名・締結が可能です。
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