WAN-Signの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社フジタ
無料版のスモールスタートから全社での利用へ。コスト削減や業務効率化に加えテレワーク環境の整備も実現
課題・目的
契約書類の押印や発送業務のために出社している社員がテレワークに移行できない課題があった
電子契約を導入済みの取引先やグループ企業があまりなく知識習得が必要だった
電子契約の導入に消極的な部署もみられた
導入後の効果
デジタル画面上での押印が可能となりテレワーク中や外出先でも承認決裁ができる環境が整った
契約締結の進捗状況の可視化や締結完了までの時間短縮が業務効率化につながった
電子契約化に伴い契約書類の郵送費や印紙代などのコストが削減された
まとめ
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導入前の課題
契約書類の押印や発送業務のために出社している社員がテレワークに移行できない課題があった
電子契約を導入済みの取引先やグループ企業があまりなく知識習得が必要だった
電子契約の導入に消極的な部署もみられた
導入の目的
生産性向上のためのデジタル化推進との経営方針に基づく契約書類の電子化を導入するため
導入後の効果
デジタル画面上での押印が可能となりテレワーク中や外出先でも承認決裁ができる環境が整った
契約締結の進捗状況の可視化や締結完了までの時間短縮が業務効率化につながった
電子契約化に伴い契約書類の郵送費や印紙代などのコストが削減された
導入の決め手
国内にデータセンターを備え長年培った情報資産管理のノウハウや実績がセキュリティ面での信頼につながった
通常有料オプションとなる多くの機能が標準装備されスモールスタートできるプランが選べたこと
フォルダ毎のアクセス制限やユーザーごとの閲覧権限が柔軟に設定でき署名方法もニーズに応じた形式が使用可能なこと
書面による既契約文書の電子化や文書保管も一気通貫でお願いできること
導入のプロセス
市場調査で最終候補5社のサービス詳細をヒアリングし総合評価でWAN-Signに決定、無料版で単独部署から利用開始しデモ環境でテスト送信後ワーキンググループで4部署からスタートし社内の各管理部門そして全社へと利用を拡大した
活用方法
労働者派遣個別契約書、請求書、注文書・請書、NDA、業務委託契約、雇用契約書などの契約書類に電子契約を適用している
社内の反応
テレワーク中でも契約書の締結作業ができるようになり業務効率が上がった、請求書などの重要書類が確実に取引先に届いたか進捗状況一覧で確認できて安心といった社員の声があった
今後の展望
社内の押捺ワークフローとWAN-Signで重複している入力承認業務をAPI連携を活用して効率化することを目指している、紙で保管している既契約書についても電子データ化による管理を実現したいと考えている
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導入の効果印紙税の削減効果が大きかった
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導入の効果事務工数を削減できたのが一番のメリットである。
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最低3日かかっていた契約締結が最短0日に!決め手はリーズナブルな従量課金制度とスモールスタートに最適な仕組み
導入の効果従来は、工数に関して、最短でも3日間はかかっていたのが、なんと0日間で締結完了できるようになった。
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導入の効果事務負担を軽減し業務を合理化できた。
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導入の効果紙か電子かを問わず契約書を一元管理できるようになったこと。
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