WAN-Signの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社SBI新生銀行
グループ全体での働き方改革にWAN-Signを導入。実印版と認印版を兼ね備えた署名機能や充実したユーザーの権限設定が決め手
課題・目的
契約業務のほとんどを紙で処理していた
書類の発送・受領・保管のために出社する必要があった
電子署名に関する法令対応や情報漏えい・機密情報管理に関する社内ルールに対応できる高セキュリティのツール選定が必要だった
導入後の効果
押印作業だけでなく、製本や郵送の事務負担も軽減された。
まとめ
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導入前の課題
契約業務のほとんどを紙で処理していた
書類の発送・受領・保管のために出社する必要があった
電子署名に関する法令対応や情報漏えい・機密情報管理に関する社内ルールに対応できる高セキュリティのツール選定が必要だった
導入の目的
グループ全体での働き方改革による効率化に取り組む
社会インフラとして電子署名ツールを活用したペーパーレス化を推進する
多様な文書のペーパーレス化を実現する
グループ全体で利用でき、多様化するニーズに応えられる汎用性が高いシステムを導入する
紙の書類に関するプロセスを削減する
導入後の効果
押印作業だけでなく、製本や郵送の事務負担も軽減された。
導入の決め手
実印版と認印版を兼ね備えたシステムである
電子データへのアクセス権やユーザー権限のロール設定が充実している
外部へデータ送信する前に社内でのチェック機能を必須化することが可能である
契約締結後の原本記録が国内データセンターに保全される
電子帳簿保存法への対応が万全である
導入にあたって人的サポート面で追加費用がかからない
導入のプロセス
まずは「働き方リ・デザイン」のサブプロジェクトを発足し、選考候補となるベンダー数社によるプロジェクトメンバー向け説明会を開催した。その後、WAN-Signのトライアル環境を試用しながら、法務セクションや弁護士意見も参考に、新生銀行グループ内で用いる電子契約のルールとの対応可否を見定めていき、3ヶ月でWAN-Signの採用を決定した。次に、約250名のグループ従業員を対象に、ウェブ会議システムによるオンラインデモを実施した。電子契約の導入にあたっては、社内規程改定のポイント、取引先への説明手順、各種資料の作成サポートをＮＸワンビシアーカイブズより無償で受けることができ、分かりやすい利用マニュアルも提供された。
活用方法
まずは、締結ハードルが低い「立会人型」のグループ間契約を運用開始している。対外的な「立会人型」の契約についても、取引先へ丁寧に説明し、着実に浸透を図っている。今後は、重要な契約書類など実印相当が望ましいもの対しても、当事者型の電子署名を適用するルールを構築し、展開する予定である。
社内の反応
操作マニュアルが分かりやすく、システム画面も直感性が高いデザインのため、特に混乱や戸惑いなく、スムーズに活用が進んでいる。
今後の展望
「立会人型」を中心に利用開始している段階で、これから「当事者型」の運用ルールを作成し、実印レベルの契約にも順次活用していきたい。取引先企業との各種契約も電子署名の割合を高めていきたい。
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