株式会社デサントは、紙の契約書による締結時に、押印のために東京と大阪の事業所間で郵送が必要であり、契約書の一元管理も課題でした。これらの業務効率化と契約書データベースの構築を目的に、電子契約サービス「WAN-Sign」を導入しました。決め手は、「実印版」と「認印版」の使い分けが可能な点、IPアドレス制限や英語対応などの多機能性、費用面の満足度の高さでした。導入後は、オフィス間の郵送が不要となり、郵送費や印紙代の削減、押印作業の大幅な時間短縮（数週間から数日に）を実現し、テレワーク推進にも貢献しています。

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導入事例の詳細

導入前の課題

押印の為に事業所間で契約書を郵送する必要があった

締結後の契約書のデータベース管理についても課題があった

導入の目的

紙の契約書から電子契約への移行を進め、印紙税や郵送代の削減と業務効率化を進める

契約書の一元管理と閲覧環境を整える

導入後の効果

押印の為に東京と大阪のオフィス間で契約書類を郵送し合う手間が省けた

紙の契約書の製本作業、押印作業など出社しなければできない作業が削減され、社内のテレワーク推進にも貢献している

郵送費と印紙代を削減することもできた

紙媒体の押印作業は、押印の請求から締結まで2週間～4週間かかることもあったが、電子媒体の場合は早ければ1日～3日で終わらせることができる

進捗も可視化されるので、承認が停滞した時にリマインドしやすい

導入の決め手

電子署名と契約書データベース両方の機能を兼ね備えている

実印版と認印版の署名方法を使い分けられる

費用面でも満足度が高かった

権限設定のバリエーションが豊富で分かりやすく、IDの一括登録が可能

国内データセンターでシステム運用している点も評価した

IPアドレス制限が無償であること

英語での操作性もポイントとなった

導入のプロセス

まず、電子契約の実印版と認印版の両方あるいは片方を組織内のどこで使用するかを整理し、実印版は社長名義の押印において使用し、それ以外の契約書類では認印版を運用する方向を定めた。権限管理について、各組織・部門ごとにフォルダの閲覧権限を分類・設定した。過去に紙で締結した契約書データもWAN-Sign上に登録することで、社内で情報管理しやすい運用の仕組みを構築している。導入に先立ち、ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当が複数拠点を対象に、電子契約に関するウェブ説明会を複数回にわたり実施することにより、あらかじめ不安や疑問を払しょくすることができた。