株式会社トキハ様は、年間約1,700件の定型「期間限定催事契約書」の締結業務に、長いリードタイムと付帯コストの課題を抱えていました。契約業務の効率化とペーパーレス化を目的に電子契約サービスを検討し、紙と電子の一元管理、国内サーバーによる安全性、手厚いサポート、コストパフォーマンスの高さからWAN-Signを選択しました。導入後は契約締結が迅速化し、業務効率が向上。付帯コストの削減と書類紛失リスクの低減を実現し、担当者が本来業務に専念できる環境を整えました。

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導入事例の詳細

導入前の課題

契約書類の社内決裁が複数部門にわたりリードタイムが長く、取引開始直前まで時間がかかること

契約付帯費用（郵送費、印紙税、保管費用など）で直接・間接コストの負担がかかっていたこと

1件あたり45分程度の作業時間が必要で、文書管理システムへの手動登録も手間だったこと

導入の目的

百貨店バイヤーが本来業務に専念できるよう「期間限定催事契約書」を電子契約へ移行すること

デジタルプラットフォームを推進するため、ペーパーレス化で「シン・トキハ」を目指すこと

導入後の効果

遠方の取引先との契約締結がメール一本で済み、業務効率化に大きく貢献している。

テンプレートから契約書を自動作成でき、訂正も容易で、ワークフローで締結状況を可視化・共有化できる。

書類の紛失リスクが極小化され、締結後の電子原本は検索も迅速に行える。

契約書作成に付帯する直接・間接コストを削減できた。

バイヤーが本来業務に専念できるよう、契約締結業務の集約も検討している。

導入の決め手

紙と電子を一元管理できること

導入前・導入後のサポートが基本無償であること

金融機関を中心に導入実績が豊富で、株式会社肥後銀行様が既に利用している点

登録情報が国産・国内管理サーバーに保存され、他国の法律適用リスクを回避できる安全性

基本料金が最も安く、初期費用がかからず、契約締結時の課金が1件あたりで理解しやすいこと

営業担当者の人柄が好感が持て、テンプレートの作り方や運用面での改善ポイントをアドバイスしてくれたこと

将来的な情報管理の観点で、紙と電子を一元的に管理できる台帳管理機能が優れていること

導入のプロセス

自社の生産性向上委員会で業務改善プロジェクトを発足し、2021年6～7月にベンダーヒアリングや見積依頼を行い、11月に役員会で導入承認を得た。バイヤー向け実務レベル研修を2022年1月と3月に実施し、営業担当者が同席してレクチャーを行い、スムーズに運用開始した。

活用方法

自社バイヤーが取引先と締結する「期間限定催事契約書」を対象に、契約締結業務を可視化し、ペーパーレス化によるスピードアップを推進する。既存の文書管理システムの老朽化に伴い、過去分のPDFファイルもWAN-Signへ一括アップロードを実施。将来的には売買基本契約書、業務委託契約書、保守契約書等、印紙税対象文書を中心に利用拡大し、グループウェアの稟議申請とのAPI連携も検討している。

今後の展望

百貨店業界特有の課題に対し、WAN-Signを促進し、取引先にも共通のオペレーションができることを期待している。電子契約を単なるシステム導入に終わらせず、業務改善を進め、対象契約書を早期に拡大し、「シン・トキハ」実現に向けてデジタルプラットフォームの進化に寄与する取り組みとしてWAN-Signのメリットを引き出していきたい。

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