大手金融グループのネット銀行様は、年間150～200件の契約業務において、印刷・捺印・郵送・ファイリングなどの手間と印紙代が課題でした。リモートワーク推進と業務効率化を目的に電子契約サービスを検討し、追加費用なしで必須機能が標準装備されているコストパフォーマンス、豊富なユーザー権限設定、国内データセンターによるセキュリティ面を決め手にWAN-Signを導入。契約業務フローを電子化し、社内文書も含めたペーパーレス化を実現。月間利用の9割を社内文書が占めるなど、リモートワーク下でも業務を遅滞させない体制を構築しました。

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導入事例の詳細

導入前の課題

年間150～200件の契約があり、紙の書類であるため印刷、ファイリング等の手間がかかっていた

印紙代もかなりの額に上るため解決すべき課題として認識していた

契約書の作成から管理までのフローが複雑で無駄が多いと感じていた

社内文書も紙媒体に依っており、テレワーク時に業務が遅滞するリスクがあった

導入の目的

社内文書のペーパーレス化でリモートワーク推進と生産性向上を両立するため

銀行の事業継続・業務維持に不可欠な電子契約ソリューションを導入するため

導入後の効果

複雑なフローを電子化し効率化とリモートワーク推進を実現した

社内文書のペーパーレス化でリモートワーク推進と生産性向上を両立した

契約書の作成から管理までのフローが簡素化され管理しやすくなった

取締役会議事録などの文書の持ち回りが不要になりリモートワークの推進と事務局負担の軽減に寄与した

コロナ禍におけるリモートワークにおいても業務を遅滞させないソリューションとなった

導入の決め手

追加費用なしで使える機能の豊富さやセキュリティ面で導入を決定した

実印版と認印版に相当する使い分けができないと将来性がないと考えた

契約相手方のアカウント取得が必須なサービスは相手方の理解が得られにくいと考えた

電子帳簿保存法に対応していないものは検討対象に残らなかった

基本料金が安くてもオプションが高いサービスだと費用が膨らむと知った

IPアドレス制限、外部文書の取り込み、フォルダの閲覧制限機能、固定ワークフローが標準装備でコストパフォーマンスが良い

ユーザー権限設定について豊富なパターンがあらかじめ用意されている点を評価した

ワークフロー機能が標準搭載されており社内文書に転用しやすい

IPアドレス制限と日本国内にデータセンターを構えているセキュリティ面を重視した

導入のプロセス

2019年夏ごろから電子契約サービスの検討を開始し、2020年3月に経営陣に説明してゴーサインを得た。法務部門が中心となり、まず電子契約の締結及び法務部門が所管する社内手続きを対象とし、各部の担当者向けに説明会を実施して全社展開を進めた。従来の紙の書類のフォーマットを概ねそのままWAN-Signに載せるイメージで移行し、手順書を自主的に作成するなど各部で活用が進んだ。

活用方法

単なる契約締結ツールではなく「紙の文書への捺印という手続きを代替することができるツール」と捉え、幅広い社内手続きに有効活用している。契約締結フロー以外では取締役会の書面決議や議事録への署名、決裁書や捺印申請書などに利用し、月間150件程度の利用のうち9割程度は社内文書である。外部組織との契約では秘密保持契約等の定型的な文書に加え、請求書、見積書、発注書、発注請書などへの利用も進めている。

社内の反応

最初は電子契約を使いこなすのは難しいという先入観もあったが、時間の経過とともに不安感が取り払われてきた。経理や業務などの各部門においても、手順書を自主的に作成するなど、率先してWAN-Signを活用する動きが見られた。社内では日増しにWAN-Signに対する理解が進み、多くの申請書類を所管する経理・財務等の部門からも利用希望が出てきた。

今後の展望

リモートワークの拡大により、場所を問わない安定的な業務維持を実現し続けるため、契約事務や社内事務の電子運用は銀行業界においても重要なテーマであり続ける。間接業務を無理なく効率化していく仕組みを飽くことなく模索し続けたい。事務的な申請だけのために出社する無駄をなくし、生産性向上に寄与する活動を優先して欲しい。WAN-Signのユーザーからの声を反映した利便性、セキュリティを高める定期的なバージョンアップを期待している。

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