ContractS CLMの導入事例

サービス詳細

導入企業｜株式会社DEGICA

契約書管理システム

「ContractS CLM」で全契約を一元管理。契約業務フローの大幅な効率アップが実現。

掲載日: 2023/7/18

出典: 「ContractS CLM」で全契約を一元管理。契約業務フローの大幅な効率アップが実現。

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課題・目的

契約業務の依頼がSlackやメールでばらばらに来て案件管理がやりにくかった

紙の契約書を書庫から出すのに管理部に依頼する必要があり手間だった

契約が締結されても管理部に連携されず一元管理できていなかった

導入後の効果

契約書を迅速に検索し必要な時に簡単に確認可能になった

紙原本契約書を保管庫から出してくる作業が大幅に削減された

案件ごとに契約相談のやりとりが別々のスレッドに表示でき効率化された

まとめ

株式会社DEGICAは、入社当初、契約業務がSlackやメールで非効率に行われ、紙契約書の検索や保管に大きな手間がかかっていました。そこで、全契約を一元管理し業務を効率化するため「ContractS CLM」を導入。決め手は、契約相談から稟議・電子署名まで一気通貫で管理でき、Slack連携も可能でコストパフォーマンスが高かった点です。導入後は、過去の紙契約書も含めた全契約の一元管理により、迅速な検索や契約相談の効率化、稟議手続の簡略化、取引先との契約関係の網羅的な把握が可能となり、失効契約の発見などにも繋がりました。

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導入事例の詳細

導入前の課題

契約業務の依頼がSlackやメールでばらばらに来て案件管理がやりにくかった

紙の契約書を書庫から出すのに管理部に依頼する必要があり手間だった

契約が締結されても管理部に連携されず一元管理できていなかった

導入の目的

全ての契約をシステム上で一気通貫に管理可能にすること

契約相談から稟議手続・電子署名手続等への連携をスムーズにすること

導入後の効果

契約書を迅速に検索し必要な時に簡単に確認可能になった

紙原本契約書を保管庫から出してくる作業が大幅に削減された

案件ごとに契約相談のやりとりが別々のスレッドに表示でき効率化された

契約ドラフトのバージョン管理がしやすくなった

契約相談時のファイルをそのまま稟議に利用可能で稟議手続が効率化された

同一の契約先との契約の一覧表示により取引先との契約関係を網羅的に把握しやすくなった

失効していた契約や不要な契約書に気づくきっかけになった

導入の決め手

個別の契約案件毎に担当者のやりとりや交渉経緯も含めてシステム上に全て残せること

稟議機能も含まれ契約相談から稟議手続・電子署名手続等への連携がスムーズであること

Slackと連携できる点

中小企業の法務部門として必要な機能がほぼ全て揃っておりコスト面でもリーズナブルだった

導入のプロセス

2022年12月に導入を正式決定し運用を開始。過去の紙の契約書約数千件をデジタルデータ化し、全契約をContractS CLMに集約。使い方の社内勉強会を日本語と英語で実施し、不明点は法務で個別対応。最初の2～3か月はContractSサポート担当の支援を受けた。

活用方法

全契約の依頼～承認～管理まで一気通貫で可視化。Slackの法務スレッドや個別メッセージではなく契約システム上から相談をあげることを徹底。稟議、捺印／電子署名への手続きの移行もスムーズ。取引先名で検索し過去の契約を確認。

社内の反応

社内からも大変便利になったと好評。反対や混乱はなく浸透もスムーズだった。

サービス概要

ContractS CLM

カテゴリ

契約書管理システム

電子契約システム

部門

バックオフィス

プロダクト説明

ContractS CLM（コントラクツ CLM）は相談や審査や締結、管理などあらゆる契約業務を自動化・最適化します。契約ライフサイクル管理（Contract Lifecycle Management・CLM）により「契約プロセスの仕組み化」と「契約情報の集約」で業務効率化・生産性向上を実現します。

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