ContractS CLMの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社DEGICA
「ContractS CLM」で全契約を一元管理。契約業務フローの大幅な効率アップが実現。
掲載日: 2023/7/18
課題・目的
契約業務の依頼がSlackやメールでばらばらに来て案件管理がやりにくかった
紙の契約書を書庫から出すのに管理部に依頼する必要があり手間だった
契約が締結されても管理部に連携されず一元管理できていなかった
導入後の効果
契約書を迅速に検索し必要な時に簡単に確認可能になった
紙原本契約書を保管庫から出してくる作業が大幅に削減された
案件ごとに契約相談のやりとりが別々のスレッドに表示でき効率化された
まとめ
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導入前の課題
契約業務の依頼がSlackやメールでばらばらに来て案件管理がやりにくかった
紙の契約書を書庫から出すのに管理部に依頼する必要があり手間だった
契約が締結されても管理部に連携されず一元管理できていなかった
導入の目的
全ての契約をシステム上で一気通貫に管理可能にすること
契約相談から稟議手続・電子署名手続等への連携をスムーズにすること
導入後の効果
契約書を迅速に検索し必要な時に簡単に確認可能になった
紙原本契約書を保管庫から出してくる作業が大幅に削減された
案件ごとに契約相談のやりとりが別々のスレッドに表示でき効率化された
契約ドラフトのバージョン管理がしやすくなった
契約相談時のファイルをそのまま稟議に利用可能で稟議手続が効率化された
同一の契約先との契約の一覧表示により取引先との契約関係を網羅的に把握しやすくなった
失効していた契約や不要な契約書に気づくきっかけになった
導入の決め手
個別の契約案件毎に担当者のやりとりや交渉経緯も含めてシステム上に全て残せること
稟議機能も含まれ契約相談から稟議手続・電子署名手続等への連携がスムーズであること
Slackと連携できる点
中小企業の法務部門として必要な機能がほぼ全て揃っておりコスト面でもリーズナブルだった
導入のプロセス
2022年12月に導入を正式決定し運用を開始。過去の紙の契約書約数千件をデジタルデータ化し、全契約をContractS CLMに集約。使い方の社内勉強会を日本語と英語で実施し、不明点は法務で個別対応。最初の2～3か月はContractSサポート担当の支援を受けた。
活用方法
全契約の依頼～承認～管理まで一気通貫で可視化。Slackの法務スレッドや個別メッセージではなく契約システム上から相談をあげることを徹底。稟議、捺印／電子署名への手続きの移行もスムーズ。取引先名で検索し過去の契約を確認。
社内の反応
社内からも大変便利になったと好評。反対や混乱はなく浸透もスムーズだった。
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導入の効果契約書類確認のリードタイムを大幅短縮
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導入の効果契約書の作成から完了までにかかる時間が従来の1/10以下に大幅削減
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