ContractS CLMの導入事例

サービス詳細

導入企業｜株式会社清和ビジネス

契約書管理システム

事業拡大に伴い、契約業務の負担が増加。 DX化で属人的な契約管理からの脱却と業務効率化を実現!

掲載日: 2022/8/24

出典: 事業拡大に伴い、契約業務の負担が増加。 DX化で属人的な契約管理からの脱却と業務効率化を実現!

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課題・目的

業務拡大に伴い契約件数が増加し、契約業務担当者の負担が増加

契約依頼業務が様々なツールやコミュニケーション方法で行われ情報が分散

コロナ禍でリモートワークが主流になる中、契約業務のために出社せざるを得ない状況

導入後の効果

契約業務が一元化され、全工程で業務効率化を実現

契約締結が早いもので数時間で完了するようになった

押印業務のための出社や郵送作業、契約書持参の時間が大幅に軽減

まとめ

株式会社清和ビジネスは、事業拡大に伴う契約件数増加、契約依頼やレビュー情報の分散、コロナ禍での出社必須という課題を抱えていた。これらの解決のため、依頼から承認、締結、管理までを一元管理できるシステムを導入目的とした。契約全工程をワンプラットフォームで統合できる点が決め手となり「ContractS CLM」を採用。導入後は、契約業務の一元管理による業務効率化、収入印紙や郵送費のコスト削減、属人化の解消と全契約の状況把握が可能となった。

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導入事例の詳細

導入前の課題

業務拡大に伴い契約件数が増加し、契約業務担当者の負担が増加

契約依頼業務が様々なツールやコミュニケーション方法で行われ情報が分散

コロナ禍でリモートワークが主流になる中、契約業務のために出社せざるを得ない状況

導入の目的

契約業務の一元管理と可視化による業務効率化

属人的な契約管理からの脱却

コロナ禍でのリモートワーク対応と押印・郵送業務の削減

導入後の効果

契約業務が一元化され、全工程で業務効率化を実現

契約締結が早いもので数時間で完了するようになった

押印業務のための出社や郵送作業、契約書持参の時間が大幅に軽減

収入印紙代や郵送費などのコスト削減に成功

情報が一箇所に集約され、法務担当以外でも全契約の状況把握が可能になり属人化を解消

自動更新の契約書にアラートが出ることで適切な状態を維持

契約書の検索性が向上

導入の決め手

依頼から承認、締結～管理まで案件ごとに全て可視化できるシステムが理想的だった

複数サービスやシステムを比較検討する中で、ContractS CLMが契約の全工程を一元管理できる唯一のプラットフォームだった

導入のプロセス

2021年10月に契約し、12月下旬にアスクル事業部でスモールスタート、2022年1月に全社展開。

活用方法

全社員＋派遣社員に個人アカウントを付与（総アカウント数約300）。作成～承認～締結～管理の一連の契約業務をContractS CLM上で実施。過去の紙契約書はContractS SCANでスキャンしCLMへ移行。

社内の反応

電子化に不慣れなメンバーも多く、フローとして浸透させるまでは大変だったが、現在では契約書作成～依頼には徐々に慣れてきている。

今後の展望

ContractS CLMのさらなる機能改善を期待しつつ、今後も活用推進を進めていきたい。

サービス概要

ContractS CLM

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プロダクト説明

ContractS CLM（コントラクツ CLM）は相談や審査や締結、管理などあらゆる契約業務を自動化・最適化します。契約ライフサイクル管理（Contract Lifecycle Management・CLM）により「契約プロセスの仕組み化」と「契約情報の集約」で業務効率化・生産性向上を実現します。

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