ContractS CLMの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社清和ビジネス
事業拡大に伴い、契約業務の負担が増加。 DX化で属人的な契約管理からの脱却と業務効率化を実現!
掲載日: 2022/8/24
課題・目的
業務拡大に伴い契約件数が増加し、契約業務担当者の負担が増加
契約依頼業務が様々なツールやコミュニケーション方法で行われ情報が分散
コロナ禍でリモートワークが主流になる中、契約業務のために出社せざるを得ない状況
導入後の効果
契約業務が一元化され、全工程で業務効率化を実現
契約締結が早いもので数時間で完了するようになった
押印業務のための出社や郵送作業、契約書持参の時間が大幅に軽減
まとめ
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導入前の課題
業務拡大に伴い契約件数が増加し、契約業務担当者の負担が増加
契約依頼業務が様々なツールやコミュニケーション方法で行われ情報が分散
コロナ禍でリモートワークが主流になる中、契約業務のために出社せざるを得ない状況
導入の目的
契約業務の一元管理と可視化による業務効率化
属人的な契約管理からの脱却
コロナ禍でのリモートワーク対応と押印・郵送業務の削減
導入後の効果
契約業務が一元化され、全工程で業務効率化を実現
契約締結が早いもので数時間で完了するようになった
押印業務のための出社や郵送作業、契約書持参の時間が大幅に軽減
収入印紙代や郵送費などのコスト削減に成功
情報が一箇所に集約され、法務担当以外でも全契約の状況把握が可能になり属人化を解消
自動更新の契約書にアラートが出ることで適切な状態を維持
契約書の検索性が向上
導入の決め手
依頼から承認、締結～管理まで案件ごとに全て可視化できるシステムが理想的だった
複数サービスやシステムを比較検討する中で、ContractS CLMが契約の全工程を一元管理できる唯一のプラットフォームだった
導入のプロセス
2021年10月に契約し、12月下旬にアスクル事業部でスモールスタート、2022年1月に全社展開。
活用方法
全社員＋派遣社員に個人アカウントを付与（総アカウント数約300）。作成～承認～締結～管理の一連の契約業務をContractS CLM上で実施。過去の紙契約書はContractS SCANでスキャンしCLMへ移行。
社内の反応
電子化に不慣れなメンバーも多く、フローとして浸透させるまでは大変だったが、現在では契約書作成～依頼には徐々に慣れてきている。
今後の展望
ContractS CLMのさらなる機能改善を期待しつつ、今後も活用推進を進めていきたい。
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