CloudSign（クラウドサイン）の導入事例
プロダクト詳細導入企業｜海士町
導入のきっかけは“移住者”!? 地域創生のトップランナー、島根県海士町のクラウドサイン活用状況に迫る
掲載日: 2024/3/14
課題・目的
大人の島留学生50人分の契約書作成・印刷・押印に多大な時間と労力がかかっていた
紙の契約書の配布・回収・管理に手間がかかり紛失リスクもあった
事務作業に時間を取られ、本来の研修や体験に十分な時間を割けなかった
導入後の効果
紙の契約書作成・印刷・押印の工数を大幅削減
契約書の配布・回収時間が短縮された
契約書紛失リスクがなくなった
まとめ
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導入前の課題
大人の島留学生50人分の契約書作成・印刷・押印に多大な時間と労力がかかっていた
紙の契約書の配布・回収・管理に手間がかかり紛失リスクもあった
事務作業に時間を取られ、本来の研修や体験に十分な時間を割けなかった
導入の目的
大人の島留学における多数の契約書作成・印刷・印鑑押印の負担を削減するため
契約プロセスをデジタル化し業務効率化を図るため
導入後の効果
紙の契約書作成・印刷・押印の工数を大幅削減
契約書の配布・回収時間が短縮された
契約書紛失リスクがなくなった
クラウド保管により検索が容易になり、不備対応がメール1本で済む
削減した時間を島留学生の研修や体験に充てられるようになった
導入の決め手
岩見様が前職でクラウドサインを利用していた経験があった
DX推進準備室での電子契約検討とタイミングが合致した
役場の上司が新しい取り組みを理解・後押ししてくれた
導入のプロセス
まず情報システム担当者や規約管理者に相談し、DX推進準備室と協力して資料を作成。課長や町長へ説明し、懸念事項を一つずつ解消。例規集を読み込み他の自治体事例を調査し、電子契約実施規程を新設することで導入を承認された。
活用方法
ふるさと納税の事業者契約、大人の島留学の業務委託・シェアハウス・シェアオフィス・E-bike貸出契約、観光担当者や教育委員会の町内事業者契約に利用。
社内の反応
課長や町長は当初電子契約に慎重だったが、丁寧な説明により承認。役場全体でデジタル化への機運が高まっている。
今後の展望
他の課へのクラウドサイン利用拡大を目指すとともに、庁内の稟議等への電子署名活用の可能性を検討。全庁的な契約行為を把握し、法的問題やステークホルダーとの対話を踏まえて導入を推進する。
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導入の効果締結までのスピードが大幅に向上した
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導入の効果リードタイムが短縮された
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