SMBCクラウドサインの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社久米設計
課題・目的
契約業務の作業量が膨大だった
契約書の情報が本部に集約されるまで時間がかかった
外注費の把握が支払い直前までできなかった
導入後の効果
契約締結時間が1週間から2日以内に短縮
ファイリングや別システムへの登録作業が不要になった
20名から半分の人員で年間1500件の契約を処理可能
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
契約業務の作業量が膨大だった
契約書の情報が本部に集約されるまで時間がかかった
外注費の把握が支払い直前までできなかった
プロジェクト間の情報共有が不足していた
導入の目的
契約担当者の半減により業務を回すため
ペーパーレス推進のため
契約書の一元管理のため
印紙税等のコスト削減を見込んだため
導入後の効果
契約締結時間が1週間から2日以内に短縮
ファイリングや別システムへの登録作業が不要になった
20名から半分の人員で年間1500件の契約を処理可能
外注費の把握が迅速になり資金計画に役立っている
導入の決め手
サービスがなくならない安心感
直感的に操作できる
料金がリーズナブルでコストパフォーマンスが高い
導入のプロセス
導入検討から3～4か月で準備し、2021年9月に運用開始。運用ルールを定め、各部署との調整、オンライン説明会、マニュアル作成、外注先への説明を実施した。
活用方法
業務委託契約の締結に利用し、契約書の作成から締結、期限管理までをSMBCクラウドサイン内で行っている。
社内の反応
社内ではまだ周知が十分ではなく、電子化の良さを理解してもらうための説明に苦労している。
今後の展望
取締役会議事録への活用や、基幹システムとのAPI連携による自動化を検討している。
どのような企業におすすめですか？
契約数が多い企業や大企業ほど効果が高く、アナログな方法を続けると法改正で作業量が増える恐れがあるため早期の電子化を推奨。
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