SMBCクラウドサインの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜ビジネスエンジニアリング株式会社
課題・目的
紙書類の多い会社で、購買部門では年間何百、何千という書類を扱い、紙書類を使う業務の見直しが必要だった
出社せずに契約業務をできるようにしたい要望（コロナ禍）
紙の契約書を郵送する時間のかかるやり取り
導入後の効果
出社しなくても契約業務を完結できる
紙の契約書を郵送する時間がなくなり、期限に間に合うようになった
契約書のステータスがWeb上で分かり、リマインドメールで催促可能
まとめ
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導入前の課題
紙書類の多い会社で、購買部門では年間何百、何千という書類を扱い、紙書類を使う業務の見直しが必要だった
出社せずに契約業務をできるようにしたい要望（コロナ禍）
紙の契約書を郵送する時間のかかるやり取り
導入の目的
テレワークの本格化に加え、全社DXや紙削減を進める中で電子化の必要性を実感
DXツールの1つとして先行導入し契約書や注文書を電子化、事務作業削減に貢献
導入後の効果
出社しなくても契約業務を完結できる
紙の契約書を郵送する時間がなくなり、期限に間に合うようになった
契約書のステータスがWeb上で分かり、リマインドメールで催促可能
印紙代の節約
社員の工数削減
導入の決め手
コスト：送信件数ベースの料金体系が合っていた
ユーザーインターフェースの見やすさ、使いやすさ
導入の手間が少ない（ユーザー登録するだけ）
三井住友銀行との付き合いがあり相談しやすい
クラウドサインの提供元が弁護士ドットコムで安心
自社の取引先にもクラウドサイン利用例が多い
導入のプロセス
当初は全社一斉導入を検討したが、他施策との兼ね合いで時間がかかるため、まずは電子契約サービスのみ先行導入することにした。導入にあたっては既存の業務フローをできるだけ変えず、アナログ部分（印刷、承認、押印、発送）を電子化した。SMBCクラウドサインによる説明会を実施し、録画を社内公開。ひな形を基にFAQなどを追記した資料を配布。
活用方法
事業部門では基本契約書、個別契約書、注文書に活用。管理部門では業務委託契約などに利用。注文書は自社から送信し相手方承認後、自社担当者を受領者とする経路設定。
社内の反応
若い社員ほど積極的に使いこなした。部長クラスなどベテランも最初は面倒に感じたが、工数削減と印紙代節約で理解が得られ、社内では高く評価する声が多い。
今後の展望
購買部門の注文書・注文請書（年間1000～2000件）の電子化、取締役会議事録の電子化、人事関連の契約書は複数部署管理機能を活用して管理、詳細な書類情報を追加して検索性を高め分析に活用したい。
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導入の効果郵送費削減
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導入の効果押印完了までの時間を1カ月～2カ月から1週間～2週間に短縮
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導入の効果契約締結時間が1週間から2日以内に短縮
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