クラウドサイン SCANの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜学校法人追手門学院
課題・目的
法務専門の部署が存在せず、契約書チェックの明確な担当者がいなかった
学院内のいろいろな課から総務課に対して契約書のチェックが依頼され、依頼を受けた人が個人的に対応していた
総務課の業務が属人化していた
導入後の効果
契約書のレビューにかかる時間が短縮できた。
AIレビューのみで対応する場合は1、2日で返せるようになった。
レビュー担当者の気持ちが楽になり、自信をもってレビューできるようになった。
まとめ
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導入前の課題
法務専門の部署が存在せず、契約書チェックの明確な担当者がいなかった
学院内のいろいろな課から総務課に対して契約書のチェックが依頼され、依頼を受けた人が個人的に対応していた
総務課の業務が属人化していた
総務課の専任職員が5名と少人数で、学院の規模に対して人員が不足していた
ひとりで契約書のレビューをしており、業務負荷が高かった
契約書のレビューに非常に時間がかかり、1件に丸1日かかることもあった
法律の専門知識がなく、不安やプレッシャーを感じていた
導入の目的
契約業務の属人化を解消する
「未来の働き方」を実現するために新たな価値を作りあげる
人の手をかける必要がある業務を総務課が担当する体制を作る
ひとり法務の業務負荷を軽減する
導入後の効果
契約書のレビューにかかる時間が短縮できた。
AIレビューのみで対応する場合は1、2日で返せるようになった。
レビュー担当者の気持ちが楽になり、自信をもってレビューできるようになった。
AIの指摘内容を見て学習でき、スキルアップにつなげられる。
めったに発生しない契約（リース契約、産廃契約）でも安心して対応できるようになった。
文書比較機能により、学内規程の改正や申請書類の確認が効率化した。
導入の決め手
「未来の働き方プロジェクト」を推進している他部署の方が展示会でサービスを見つけ、教えてくれた
ツールが「すごく良さそうだ」と総務課全員で評価した
キャンペーンで初期費用を抑えられた
「未来の働き方プロジェクト」の影響で業務を見直す機運が高まっていた
導入のプロセス
予算取りがネックになったが、キャンペーンで初期費用を抑えられ、なんとかやりくりして導入できた。
活用方法
ワークフローでレビュー依頼が届き、「AIレビューのみ」と「目視レビューあり」の2つの選択肢を設けて対応している。
社内の反応
学内のポータルサイト上でAIによるリスクチェックを解説するFAQを公開し、AIレビューを使う上での注意事項を周知したことで、契約書チェックにAIを使うことへの理解が深まっている。
今後の展望
属人化からの完全脱却はすぐには難しいかもしれないが、クラウドサイン レビューを活用しながら、諦めずに改善を図っていきたい。
どのような企業におすすめですか？
法務専門の部署をもたない小～中規模の学校法人や、法務に関わる業務がワンオペになってしまっているところ。
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介護事業でタブレットを活用した対面契約を実現 職員と施設利用者双方の負担を解消し、半年で数百件の電子化に成功
導入の効果ご利用者の記入負担が最小限になり、契約業務全体の効率化が進んだ。
社会福祉法人FIG福祉会(301〜500名)
介護・ヘルスケア業界
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「ふるなび」関連事業で、全国6000施設の申込書にクラウドサインをフル活用 スピード感が求められるセールス活動に電子契約が貢献した事例
導入の効果全国6000もの施設とのやり取りをクラウドサイン導入によって電子化し、セールス担当者が契約に関する手続きを自ら行えるようになった。
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納骨堂の申込における約1,000件の契約締結を電子契約に クラウドサインで何世代にも渡って安心して利用していただける契約管理を実現
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宗教法人円満院
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産業廃棄物の運搬・処理委託契約にクラウドサインを活用し、新規契約の8割を電子化 スピード感をもって廃棄物の回収業務を請け負える体制に
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広陽サービス株式会社(11〜30名)
コンサルティング業界, 製造業
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クラウドサイン レビューによる契約書チェックをスクリーニングとして利用 顧問弁護士へのレビュー依頼が減ったことでコスト減とナレッジ蓄積を実現
導入の効果契約書のリスクや抜け漏れをひと目で見つけられる安心感が得られた。
株式会社テイクアンドギヴ・ニーズ(1,001名以上)
コンサルティング業界, 旅行・観光・ホテル業界, 飲食業界
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JR九州グループが電子契約を本格始動 クラウドサインとのAPI連携により年間5,000件を超える契約手続きをワンストップで完結
導入の効果年間5,000件を超える電子契約を想定しており、印刷・印紙・郵送・保管などのコスト削減や作業工数の削減を見込んでいます。
九州旅客鉄道株式会社(1,001名以上)
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契約書管理をより便利にしたい方へ、紙の契約書のスキャンからデータ入力まで一貫して代行し、契約書をまとめて管理できるクラウドサインSCANについて紹介します。
学校法人追手門学院
教育業界
501〜1,000名
非上場
大阪府
教育基本法、学校教育法、私立学校法及び就学前の子どもに関する教育、保育等の総合的な提供の推進に関する法律に従い、学校教育及び保育を行い、地域社会、国家及び国際社会において、指導的役割を果たしうる人材を育成することを目的とする
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