株式会社アイモバイルは、ふるさと納税ポータル「ふるなび」の関連事業「ふるなびトラベル」において、全国約6000施設との契約業務で課題を抱えていた。コロナ禍で対面が困難な中、予算とリソースが限られる新規事業として、契約手続きのオンライン化と業務効率化が目的であった。既存部署での利用実績があり、追加コストなくアカウントを増やせる点が導入の決め手となった。導入後は、セールス担当者が自ら迅速に契約手続きを行えるようになり、社内手続きの煩雑さが解消され、紙書類の保管スペースも削減するなどの成果を実現した。

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導入事例の詳細

導入前の課題

全国に点在する観光商材を提供している施設とのやりとりをオンライン化する必要があった

新規事業で予算やリソースが少なかった

サービス開始当時は新型コロナウイルスが蔓延し始めており、対面が困難だった

紙書類の保管スペースが必要で、オフィス移転時に負担が大きかった

セールス担当者が契約を担当する部署に依頼して社内稟議を通す流れは煩雑だった

導入の目的

全国に点在する観光商材を提供している施設とのやりとりをオンライン化するため

予算やリソースが少ない新規事業において、コストのかからない方法で書類を電子化するため

直接お会いしなくてもタイムラグなく書類のやりとりができる方法を導入するため

導入後の効果

全国6000もの施設とのやり取りをクラウドサイン導入によって電子化し、セールス担当者が契約に関する手続きを自ら行えるようになった。

社内手続きの煩雑さが解消され、業務効率化を実現した。

紙書類の保管が必要なくなったため、オフィス移転も大きな負担になく、紙書類の保管のスペースも削減できた。

セールスメンバーのトレーニングコストがかからなかった。

相手方の承認が遅れているときにリマインドメールをすぐに送れる機能が便利だった。

メールが開封済みかどうかリアルタイムで把握できるので、相手方にリマインドするタイミングも図りやすかった。

導入の決め手

既に社内の別部署で利用されており、導入実績があった

基本料金以外は契約書の送信件数に応じた料金のみで、導入ハードルが低かった

追加コストなしで全員にアカウントを発行でき、セールスメンバーが増えても対応できた

組織として小回りが効き、スピード感をもって展開できることが重要だった

使い勝手が良さそうに思えた

導入のプロセス

大まかなフローは紙書類の場合とあまり変えていないので、スムーズに運用を始められました。セールスのメンバー全員にクラウドサインのアカウントを配布して、各自が担当している施設様に同意書を送信していますが、基本的にひな形を元に作成しているので戸惑うところはないようです。同意書において何か特別な条件変更などがあったときのみ当社の責任者を承認者として経由する形にしました。

活用方法

観光商材を返礼品としてご提供いただく施設様と、利用規約兼申込書を取り交わす際に使用しています。

社内の反応

セールスのメンバーが契約を担当する部署にいちいち依頼して、社内稟議を通して押印して紙書類で送る、というような流れよりは、自分たちの手でお客様とスピーディにやり取りできる方がストレスも少ないからです。

今後の展望

社内では営業用にSFAツールや問い合わせ管理ツール、それと部内情報共有用にチャットツールなどを使っていますが、将来的にはそれらと連携できるようにしたいですね。送信しても数日間未開封のままだったときや、契約期限の直前になったとき、あるいは契約締結が完了したときなどにチャットツールで通知を受け取れるとさらに便利になりそうです。