クラウドサイン SCANの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜社会福祉法人FIG福祉会
介護事業でタブレットを活用した対面契約を実現 職員と施設利用者双方の負担を解消し、半年で数百件の電子化に成功
掲載日: 2024/9/24
課題・目的
紙書類への記入量が多く、ご利用者やご家族の負担が大きかった
契約書のページ数が多く、契約締結に時間と手間がかかっていた
契約書の保管と管理に手間がかかっていた
導入後の効果
ご利用者の記入負担が最小限になり、契約業務全体の効率化が進んだ。
契約締結に要する時間が短縮された。
印刷や製本にかかっていた時間が削減できた。
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
紙書類への記入量が多く、ご利用者やご家族の負担が大きかった
契約書のページ数が多く、契約締結に時間と手間がかかっていた
契約書の保管と管理に手間がかかっていた
印刷や製本にかかっていた時間が多かった
契約内容の確認が必要な場合に、目的の契約書をすぐに見つけられなかった
導入の目的
契約締結の時間や負担、保管と管理に係る手間を軽減するため
業務負担の軽減につなげるため
導入後の効果
ご利用者の記入負担が最小限になり、契約業務全体の効率化が進んだ。
契約締結に要する時間が短縮された。
印刷や製本にかかっていた時間が削減できた。
契約書の管理がしやすくなり、保管場所に余裕ができた。
データで保管された個別の書類をキーワードで検索して、すぐに目的の契約書を見つけられるようになった。
ご利用者やご家族の契約に対するイメージが変わった。
導入の決め手
使いやすさと充実したサポート
業務システムのkintoneとの連携が必要だった
契約という大事なプロセスにおいてスムーズにサポートしてもらえそうだった
すでに広く利用されているツールとしての信頼性の高さ
将来的に職員との雇用契約なども電子化したいと考えており、汎用的に使えるバランスの良さ
導入のプロセス
自治体の解釈が変わって電子契約が可能になったタイミングでツールの比較検討を始め、リコージャパン様よりタブレット端末で容易に対面契約が可能な「クラウドサイン for 介護DX」を紹介いただき、2024年2月より導入。
活用方法
タブレット端末を利用して対面契約を行い、ご利用者やご家族との契約を電子化。
社内の反応
職員全員に使い方を把握してもらう必要があったが、担当の方に何度も質問して素早く対応してもらえ、クラウドサインを選んだのは間違いではなかったと感じている。
今後の展望
各種システムとの連携でより使いやすく、管理しやすくなるような活用を進めるとともに、雇用契約書などその他の契約類に利用の幅を広げていきたい。
どのような企業におすすめですか？
介護業界で電子契約に取り組まれているところは全国的にはまだ多くないが、業務負担の軽減につながるため、導入を検討してみてほしい。
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導入の効果契約書のリスクや抜け漏れをひと目で見つけられる安心感が得られた。
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契約書管理をより便利にしたい方へ、紙の契約書のスキャンからデータ入力まで一貫して代行し、契約書をまとめて管理できるクラウドサインSCANについて紹介します。
社会福祉法人FIG福祉会
介護・ヘルスケア業界
301〜500名
非上場
広島県
■高齢者福祉/介護保険事業 高齢者総合サービスセンター チェリーゴード(15事業所) ■保育 ピッコロゴード保育園
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