クラウドサイン SCANの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜九州旅客鉄道株式会社
JR九州グループが電子契約を本格始動 クラウドサインとのAPI連携により年間5,000件を超える契約手続きをワンストップで完結
掲載日: 2025/2/18
課題・目的
グループ外の企業との契約は全て紙を使用しており、業務効率や印紙税、郵送代などのコスト面で課題がありました
紙書類には印刷・郵送・印紙のコストがかかります
締結した契約書等を保存する場所として倉庫を確保しており、保管コストもかかります
導入後の効果
年間5,000件を超える電子契約を想定しており、印刷・印紙・郵送・保管などのコスト削減や作業工数の削減を見込んでいます。
iPC導入で契約手続きをワンストップで完結できることによるコスト削減の効果を実感しています。
営業部門の担当者が紙の契約書を直接相手方に取りに行き、押印、返送する負担が少なくなって、ストレスはずいぶん軽減されました。
まとめ
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導入前の課題
グループ外の企業との契約は全て紙を使用しており、業務効率や印紙税、郵送代などのコスト面で課題がありました
紙書類には印刷・郵送・印紙のコストがかかります
締結した契約書等を保存する場所として倉庫を確保しており、保管コストもかかります
紙の契約書の管理・アクセスの効率性にも課題を感じていました
導入の目的
グループ会社の取締役会議事録の電子化を目的に導入しました
導入後の効果
年間5,000件を超える電子契約を想定しており、印刷・印紙・郵送・保管などのコスト削減や作業工数の削減を見込んでいます。
iPC導入で契約手続きをワンストップで完結できることによるコスト削減の効果を実感しています。
営業部門の担当者が紙の契約書を直接相手方に取りに行き、押印、返送する負担が少なくなって、ストレスはずいぶん軽減されました。
税務調査において調査官の方に契約書の提示を求められたときには、電子契約のものはデータで提示することができ、円滑な対応に繋がりました。
印紙の貼り忘れや誤った額のものを貼っていたりすることも生じ得ますが、電子契約になってその作業が減りました。
導入の決め手
操作感などの使い心地が最も良く、コスト感もフィットしていたことから、クラウドサインに決めました
導入のプロセス
最初からクラウドサインの使用を強制せず、電子契約できる環境を用意し便利さを伝えて徐々に広まるように社内周知しました。内部統制を念頭に置きつつ分かりやすいガイドラインを策定し、無権代理にならない手順や相手方とのルールを整理して文書化し社内説明会も開いて周知しました。
活用方法
NTTデータ イントラマートの調達・購買クラウドサービス「intra-mart Procurement Cloud（iPC）」を導入し、そのシステム上でクラウドサインとAPI連携して電子契約を締結しています。iPCで契約情報を登録し社内稟議と決裁を行い、決裁後はボタンひとつで契約書データがクラウドサインに連携され、自社の承認者にメールが飛び、承認後には相手方にも送信されて締結が完了します。
社内の反応
今や紙契約の方がずっと手間のかかる面倒な作業になっていますから、電子契約にすれば楽に、簡単になるということをさらに社内に浸透させて、電子化率を上げていきたいと考えています。
今後の展望
iPC導入後に契約の電子化率がどれほど向上したのか確認し、電子契約にすれば楽に、簡単になるということをさらに社内に浸透させて、電子化率を上げていきたいです。
どのような企業におすすめですか？
電子契約にすることで印紙代、郵送代、保管にかかるコストが削減でき、作業工数の短縮も図れます。ペーパーレス化にも効果大ですし、クラウドサインはセキュリティの面でも万全です。いいことずくめのサービスなので、まだ紙契約しているなら、ぜひともクラウドサインを試してみてほしいです。
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導入の効果ご利用者の記入負担が最小限になり、契約業務全体の効率化が進んだ。
社会福祉法人FIG福祉会(301〜500名)
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「ふるなび」関連事業で、全国6000施設の申込書にクラウドサインをフル活用 スピード感が求められるセールス活動に電子契約が貢献した事例
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株式会社アイモバイル(101〜300名)
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導入の効果最短1日で契約締結可能になり、廃棄物収集依頼から業務開始までのリードタイム短縮を実現した。
広陽サービス株式会社(11〜30名)
コンサルティング業界, 製造業
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クラウドサイン レビューによる契約書チェックをスクリーニングとして利用 顧問弁護士へのレビュー依頼が減ったことでコスト減とナレッジ蓄積を実現
導入の効果契約書のリスクや抜け漏れをひと目で見つけられる安心感が得られた。
株式会社テイクアンドギヴ・ニーズ(1,001名以上)
コンサルティング業界, 旅行・観光・ホテル業界, 飲食業界
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学校法人の働き方改革にクラウドサイン レビュー、ひとり法務でも自信をもって対応
導入の効果契約書のレビューにかかる時間が短縮できた。
学校法人追手門学院(501〜1,000名)
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月400件の契約書を電子化 Salesforceとクラウドサインのシステム連携で管理・営業両者の負担を大幅軽減
導入の効果管理部門担当者が契約書の記載内容をチェックする手間がなくなった
リノベる株式会社(101〜300名)
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導入の効果年約8,100時間の業務削減効果があった
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九州旅客鉄道株式会社
保険業界, 不動産業界, 旅行・観光・ホテル業界, 飲食業界, 小売業界, 広告業界
1,001名以上
上場
福岡県
1. 旅客鉄道事業 2. 旅客自動車運送事業 3. 旅行業 4. 駐車場業 5. 広告業 6. 損害保険代理業その他の保険媒介代理業 7. 旅行用品、飲食料品、酒類、医薬品、化粧品、日用品雑貨等の小売業 8. 旅館業及び飲食店業 9. 不動産の売買、賃貸、仲介及び管理業
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