キヤノンシステムアンドサポートでは、工事請負契約の社内ルール変更により契約件数が大幅増加する見込みとなり、紙での契約書作成や訪問による押印・回収に多大な手間と時間、コストがかかっている課題を抱えていました。導入目的は業務効率化とミス削減です。決め手は、弁護士ドットコム運営による信頼性と国土交通省の認可、操作の簡単さでした。導入後、工事請負契約の9割を電子化し、API連携で転記ミスが解消、契約書作成時間は10分の1に短縮。年間2240時間の業務削減効果を達成し、契約件数が約2.5倍に増えても人員は従来通りで対応できています。

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導入事例の詳細

導入前の課題

紙での契約書作成は手間と時間がかかり、情報の転記ミスが発生していた

契約書の持参・回収に移動時間と交通費がかかり、地域によっては半日かかることもあった

契約件数増加に伴い印紙代や保管スペースのコストが増大していた

手作業での対応に限界があり、精神的プレッシャーもあった

導入の目的

社内ルール変更により工事請負契約件数が増加したため、業務効率化とコスト削減のため

建設業法による着工前の契約締結義務を確実に履行するため

紙契約書の保管スペース削減のため

導入後の効果

契約書作成業務を年間540時間削減し、営業スタッフの移動時間を年間1700時間削減した

契約書作成時間が10分の1に短縮され、転記ミスがなくなった

契約件数が2.5倍に増加したが人員は変わらず対応可能になった

作成者の転記ミスや契約遅れに対する精神的プレッシャーが軽減された

導入の決め手

弁護士ドットコム運営で国土交通省のお墨付きがある信頼性

他社サービスと比較して視覚的にわかりやすく操作・運用が簡単

導入のプロセス

営業スタッフが業務システムに受注内容を入力し、ファシリティ推進課が契約書を作成、営業担当が確認後クラウドサインで顧客に送信して締結するフローを構築した。社内勉強会やeラーニングで電子契約の認知・理解を促進し、協力会社向け説明資料も作成して電子化率を向上させた。クラウドサインと業務システムをAPI連携し、契約書作成の転記作業を自動化した。