シヤチハタクラウドの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜公益財団法人厚木市環境みどり公社
課題・目的
紙ベースの起案書回覧に多くの時間と手間がかかっていた
承認状況が把握できず、書類の所在確認に時間がかかっていた
書類の保管と期限管理に大変な手間がかかっていた
導入後の効果
承認・決裁のリードタイムが1週間から2日に大幅短縮。
書類の所在と承認状況が把握できるようになった。
紙の書類が回ってこなくなり、ファイリングや保管の手間がなくなった。
まとめ
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導入前の課題
紙ベースの起案書回覧に多くの時間と手間がかかっていた
承認状況が把握できず、書類の所在確認に時間がかかっていた
書類の保管と期限管理に大変な手間がかかっていた
情報共有は口頭やメールが中心で体系的な手段がなかった
スケジュール管理が個人任せで組織全体での把握ができていなかった
会議室の予約でダブルブッキングが発生していた
供覧物の回覧に1週間かかり、閲覧確認も難しかった
導入の目的
DXを推進し、旧態依然とした紙文化からの脱却を図る
導入後の効果
承認・決裁のリードタイムが1週間から2日に大幅短縮。
書類の所在と承認状況が把握できるようになった。
紙の書類が回ってこなくなり、ファイリングや保管の手間がなくなった。
回覧書類の約7割を削減でき、職場がすっきりした。
実印を押す回数が減り、効率化が図れた。
スケジュール管理が組織全体で共有可能になり、業務の把握・共有が向上した。
会議室のダブルブッキングが解消された。
供覧物の配信が1週間から即時に改善され、閲覧確認も可能になった。
名刺の共有化により、担当者退職時の連絡先消失問題が解消された。
導入の決め手
紙の延長で利用でき、従来の方法をそのまま移行できる点
決裁ルート設定の柔軟性、決裁人数上限、ファイル形式対応、通知方法、電子印鑑の有無、承認状況確認のしやすさ、書類保管方法、サーバー容量などで他社製品と比較し最高評価を得た
導入のプロセス
2025年2月に理事長がDX推進を指示し、4月にDX推進担当を3名任命。展示会で複数サービスを調査し、5社を比較検討して評価項目を点数化し、最も点数が高かったShachihata Cloudを採用。社内に合わせた簡単なマニュアルを作成し、全利用者に周知して説明会を実施。
活用方法
ワークフローでは起案書、予算執行の伺い書、日報、報告書などを処理。グループウェアではスケジューラで課ごとの予定共有、設備予約で会議室管理、掲示板で供覧物配信や情報周知、名刺共有で連絡先管理を実施。電子印鑑は領収書や請求書などの外部文書に使用。
社内の反応
職員はスムーズに新しいシステムを受け入れ、使いこなせている。役員の理解とトップダウンの後押しが大きく、導入が成功した。
今後の展望
契約書や入札関連書類の電子化による印紙代削減や事務手続き簡素化を期待。SDXなど他システムとの連携によるさらなる業務改善を進めたい。
どのような企業におすすめですか？
多くの自治体や公益法人など、紙ベースの押印回覧文化が根強く残る組織。
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導入の効果捺印の負担が大きく軽減された。
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新社屋移転を機に「紙とハンコ文化」から脱却。Shachihata Cloudで業務効率化を実現。
導入の効果紙の書類を持ち運ぶ必要がなくなった
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公益財団法人厚木市環境みどり公社
自治体
51〜100名
非上場
神奈川県
1. 地域の公衆衛生と環境保全に関する事業 2. 緑の保全と啓発に関する事業 3. 駐車場の管理運営に関する事業 4. その他この法人の目的を達成するために必要な事業
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